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Überblick
Rechnungen zwischen Unternehmen werden in Deutschland elektronisch. Dieser Leitfaden erklärt in sechs Stationen, was das heißt – ohne Fachchinesisch: vom „Warum“ über das Format bis zu Aufbewahrung, Prozess und Ihren eigenen Rechnungen.
Das Wichtigste in drei Sätzen
- Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – das ist Gesetz, keine Idee Ihrer Kanzlei.
- Eine E-Rechnung ist keine PDF und keine Excel-Tabelle, sondern ein Datensatz in einem vorgeschriebenen Format (XRechnung oder ZUGFeRD). Sie muss geprüft und als Datei aufbewahrt werden – acht Jahre nach dem Gesetz, sicher sind Sie erst nach zehn (Station 3).
- Ab 2027 beziehungsweise 2028 müssen Sie selbst E-Rechnungen schreiben. Wer den Prozess einmal richtig aufsetzt – eine Rechnungsadresse, ein Archiv, eine durchgängige Software –, hat danach weniger Arbeit als heute.
So sieht das Ziel aus
Am Ende dieses Leitfadens kommen Ihre Rechnungen auf diesem Weg zu Ihnen und zu Ihrer Kanzlei – ohne Ausdrucken, Abtippen oder Weiterleiten:
Die sechs Stationen
| Station | Worum es geht | Ihr Aufwand |
|---|---|---|
| 1 Warum das Ganze? | Gesetzliche Pflicht, Fristen, wer betroffen ist | 5 Minuten lesen |
| 2 Was ist eine E-Rechnung? | Formate, warum eine PDF nicht reicht | 5 Minuten lesen |
| 3 Aufbewahren | Was die GoBD verlangen, was reicht und was nicht | 5 Minuten lesen |
| 4 Der optimale Prozess | Rechnungsadresse, Eingang, Bezahlen, Archiv – ohne Medienbruch | 5 Minuten lesen |
| 5 Ihre eigenen Rechnungen | Welche Software, welches Format, welcher Versandweg | 5 Minuten lesen |
| Ziel Checkliste, Fragen, Hilfe | Abhaken, nachschlagen, Hilfe finden | laufend |
So nutzen Sie diesen Leitfaden
- Lesen Sie die Stationen der Reihe nach – links (auf dem Handy oben) sehen Sie immer, wo Sie stehen.
- Jede Station endet mit dem Kasten „Das tun Sie jetzt“. Nur das ist Ihre Aufgabe; alles andere ist Hintergrund.
- Sie können jederzeit unterbrechen. Der Link auf eine Station bleibt gültig, zum Beispiel #station-4.
- Arbeitet Ihre Kanzlei mit DATEV? Dann geht es nach diesem Leitfaden weiter mit E-Rechnung mit DATEV Unternehmen online – Einrichtung Schritt für Schritt.
Station 1 von 6
Warum das Ganze?
Weil der Gesetzgeber es so beschlossen hat. Die Pflicht gilt für alle Unternehmen in Deutschland, sie kommt in Stufen, und sie wird nicht verschoben.
Der Zeitplan
- 1. Januar 2025Empfangen ist Pflicht
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ohne Ausnahme, ohne Übergangsfrist. Diese Pflicht gilt bereits.
- bis 31. Dezember 2026Übergangszeit für Aussteller
Papier- und PDF-Rechnungen dürfen noch ausgestellt werden (PDF nur, wenn der Empfänger einverstanden ist).
- 1. Januar 2027Ausstellen wird Pflicht (Stufe 1)
Wer 2026 mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss anderen Unternehmen E-Rechnungen stellen.
- 1. Januar 2028Ausstellen wird Pflicht für alle
Alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Einzige dauerhafte Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Rechtsgrundlage: § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG, konkretisiert durch die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Wirtschaftsverbände haben 2026 eine Verschiebung gefordert; beschlossen ist sie nicht – es gilt der gesetzliche Zeitplan. Ausblick: Ab 2030 ist EU-weit ein elektronisches Meldesystem geplant, bei dem Rechnungsdaten über Plattformen an die Finanzverwaltung gemeldet werden – die E-Rechnung ist die Vorstufe dazu.
Betrifft mich das?
Schnellcheck – drei Fragen
Wofür die Pflicht gilt – und wofür nicht
Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind (B2B-Inland). Nicht erfasst sind:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise
- Rechnungen von oder an Unternehmen im Ausland
- bestimmte steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel Wohnraumvermietung, Heilbehandlungen)
- das Ausstellen durch Kleinunternehmer – empfangen müssen Kleinunternehmer aber trotzdem können
Was passiert, wenn Sie nichts tun
- Ihre Lieferanten dürfen Ihnen schon heute E-Rechnungen schicken. Sie können keine Papierrechnung mehr verlangen. Eine E-Rechnung, die Sie nicht öffnen, prüfen und archivieren können, ist trotzdem Ihre Rechnung.
- Der Vorsteuerabzug hängt an der ordnungsgemäßen Rechnung. Nach Ablauf der Übergangsfristen ist eine Papier- oder PDF-Rechnung im B2B-Inland keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Der Vorsteuerabzug ist dann gefährdet.
- E-Rechnungen müssen unverändert aufbewahrt werden – acht Jahre nach dem Gesetz, sicher erst nach zehn – und zwar der Datensatz selbst, nicht ein Ausdruck. Ein E-Mail-Postfach ist dafür kein Archiv.
Das tun Sie jetzt
Nichts einrichten – nur weiterlesen. Station 2 erklärt in fünf Minuten, was eine E-Rechnung technisch ist. Danach wissen Sie, was bei Ihnen ankommt – und was nicht.
Zum Nachlesen
- WebsiteFragen und Antworten zur E-RechnungBundesministerium der Finanzen – die offizielle Sicht der Finanzverwaltung, verständlich formuliert
- WebsiteHäufige Fragen zur E-RechnungDATEV eG
Station 2 von 6
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine Rechnung, die per E-Mail kommt. Sie ist ein Datensatz, den Programme lesen können – und genau das macht sie für Menschen ohne Software unlesbar.
Der Unterschied in einem Satz
Eine PDF ist ein Bild von einer Rechnung. Eine E-Rechnung ist die Rechnung selbst als strukturierte Daten (XML): Jeder Wert – Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer, Leistung – steht in einem festen Feld nach der europäischen Norm EN 16931. Dadurch kann Software die Rechnung ohne Abtippen verarbeiten, prüfen und buchen.
Die drei Fälle, die Ihnen begegnen
- Was Sie sehen
- Eine Datei mit der Endung .xml. Wenn Sie sie doppelt anklicken, erscheint Programmcode – kein Rechnungsbild.
- Woher sie kommt
- Standard der öffentlichen Verwaltung, zunehmend auch bei größeren Unternehmen und Softwarelösungen.
- Was das heißt
- Ohne ein Programm, das die Datei anzeigt, können Sie die Rechnung nicht einmal lesen. Buchhaltungssoftware und E-Rechnungspostfächer zeigen sie wie gewohnt an; für einzelne Dateien gibt es das Werkzeug E-Rechnung öffnen & prüfen.
- Was Sie sehen
- Eine ganz normale PDF-Rechnung. Der Unterschied steckt im Inneren: In der PDF ist die XML-Datei eingebettet („hybrides Format“).
- Woher sie kommt
- Das in Deutschland verbreitetste Format im Geschäftsverkehr, weil es für Menschen und Programme gleichzeitig lesbar ist.
- Was das heißt
- Das eingebettete XML ist das rechtlich maßgebliche Original. Weicht das Bild vom Datensatz ab, gilt der Datensatz. Nicht jedes ZUGFeRD-Profil erfüllt die Anforderungen (die Profile MINIMUM und BASIC WL nicht) – gute Software prüft das beim Eingang automatisch.
- Was Sie sehen
- Papierrechnung, einfache PDF ohne eingebettete Daten, eingescannte oder fotografierte Rechnung, Word-Datei.
- Bis wann erlaubt
- Als Aussteller bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 bei Vorjahresumsatz bis 800.000 €. Als Empfänger dürfen Sie solche Rechnungen weiterhin annehmen, solange der Aussteller sie ausstellen darf.
- Was das heißt
- Diese Rechnungen kommen weiterhin, werden aber weniger. Auch sie gehören ins Archiv (Station 3) – als Scan, Foto oder PDF.
Drei Regeln, die für jede E-Rechnung gelten
- Prüfen. Die Finanzverwaltung erwartet, dass Sie eingehende E-Rechnungen technisch prüfen (validieren). Eine Datei mit Formatfehler ist keine E-Rechnung. Buchhaltungssoftware und E-Rechnungspostfächer prüfen das beim Eingang; für einzelne Dateien gibt es das Prüfwerkzeug dieser Seite: E-Rechnung öffnen & prüfen.
- Aufbewahren. Unverändert und im Originalformat – also die XML-Daten, nicht nur ein Ausdruck. Das Gesetz sagt acht Jahre; weil die Frist erst mit dem Jahresende beginnt und nicht abläuft, solange das Finanzamt das Jahr noch ändern darf, sind Sie erst nach zehn Jahren auf der sicheren Seite. Wie das geht, steht in Station 3.
- Nicht abwehren. Seit 2025 brauchen Lieferanten für eine E-Rechnung an Sie keine Zustimmung mehr. Wer „bitte weiter auf Papier“ sagt, hat trotzdem eine gültige E-Rechnung im Postfach.
Eine E-Rechnung bekommen und nicht lesen können?
Ziehen Sie die Datei in das kostenlose Werkzeug E-Rechnung öffnen & prüfen: Es zeigt Aussteller, Positionen und Beträge lesbar an und prüft die Rechnung nach denselben offiziellen Regeln, die Behörden und Buchhaltungsprogramme anwenden – ohne Anmeldung, die Datei bleibt auf Ihrem Gerät.
Reicht nicht ein E-Mail-Postfach?
Rechtlich genügt für die Empfangspflicht ein E-Mail-Postfach. Praktisch bleiben dann alle Arbeiten bei Ihnen: XML-Dateien mit einem Anzeigeprogramm öffnen, prüfen, zehn Jahre unverändert sichern, Viren abwehren, jede Rechnung einzeln an die Kanzlei weiterreichen. Ein E-Rechnungspostfach mit angeschlossenem Belegarchiv erledigt das alles auf einmal – wie, zeigt Station 4.
Das tun Sie jetzt
Schauen Sie in Ihrem E-Mail-Postfach nach: Haben Sie in den letzten Monaten Rechnungen mit einer .xml-Datei im Anhang bekommen? Dann sind Sie mittendrin. Weiter zu Station 3: Wo diese Dateien hingehören.
Zum Nachlesen
- WebsiteE-Rechnungen richtig prüfenDATEV eG – was die Prüfpflicht des Empfängers bedeutet
- WebsiteBMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025Bundesministerium der Finanzen – für alle, die es ganz genau wissen wollen (PDF)
Station 3 von 6
Aufbewahren – GoBD-konform
Eine E-Rechnung ist erst erledigt, wenn sie sicher liegt: zehn Jahre, unverändert, jederzeit auffindbar. Das ist keine Formalie – ohne ordnungsgemäße Aufbewahrung ist der Vorsteuerabzug angreifbar.
Was das Gesetz verlangt
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG, § 147 AO) – in der Praxis sollten Sie mit zehn rechnen, siehe unten. Für E-Rechnungen heißt das: Der strukturierte Datensatz selbst – die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF als Ganzes – bleibt in dem Format, in dem er angekommen ist. Die GoBD, die Grundsätze der Finanzverwaltung für elektronische Unterlagen, verlangen dabei:
- Unveränderbarkeit. Nach der Ablage darf niemand etwas ändern oder löschen, ohne dass es nachvollziehbar bleibt.
- Vollständigkeit und Ordnung. Jede Rechnung ist da, jede ist wiederzufinden – nach Lieferant, Datum, Betrag.
- Lesbarkeit über die ganze Frist. Die Datei muss maschinell auswertbar bleiben; ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
- Verfahrensdokumentation. Eine kurze Beschreibung, wie Rechnungen bei Ihnen ankommen, geprüft und abgelegt werden.
Acht Jahre schreibt das Gesetz – planen Sie zehn ein
Die acht Jahre beginnen nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Und sie enden nicht, solange das Finanzamt die Steuer für dieses Jahr noch ändern darf – etwa weil eine Betriebsprüfung läuft oder die Erklärung spät abgegeben wurde (§ 147 Abs. 3 AO). Wer nach genau acht Jahren löscht, löscht deshalb oft zu früh. Sicher sind Sie erst nach zehn Jahren – und ein Belegarchiv kostet für die zwei Jahre mehr nichts.
Was nicht reicht – und was reicht
| Ablage | Reicht das? | Warum |
|---|---|---|
| E-Mail-Postfach | Nein | E-Mails lassen sich löschen und verschieben, es gibt keine Ordnung und keinen Schutz vor Veränderung. |
| Download-Ordner, Netzlaufwerk, Cloud-Ordner | Nein | Dateien sind änderbar und löschbar; nichts belegt, dass die Rechnung so angekommen ist. |
| Ausdruck im Aktenordner | Nein | Der Ausdruck ist eine Kopie. Das Original ist der Datensatz – und der fehlt dann. |
| Archivsystem oder Dokumentenmanagement mit Revisionssicherheit | Ja | Unveränderbar, protokolliert, durchsuchbar. |
| Buchhaltungssoftware mit Belegarchiv | Ja | Die Rechnung liegt dort, wo sie gebucht wird. |
| DATEV Unternehmen online (Belege online) | Ja | Aufbewahrung automatisch erfüllt – und Ihre Kanzlei hat die Rechnung gleich zum Buchen. |
Der häufigste Fehler
Die E-Rechnung wird ausgedruckt, abgeheftet und die E-Mail gelöscht. Damit ist das Original weg. Was im Ordner liegt, ist rechtlich nur ein Abbild – die Rechnung selbst existiert nicht mehr.
ZUGFeRD: die PDF als Ganzes aufbewahren
Bei ZUGFeRD steckt die XML in der PDF. Aufbewahrt wird die ganze PDF-Datei, unverändert. Wer die PDF „neu speichert“, bearbeitet oder mit einem Stempel versieht, kann die eingebettete XML verlieren – dann ist es keine E-Rechnung mehr. Das passiert auch unbemerkt: Wer die Rechnung ans Handy weiterleitet, über WhatsApp oder einen Messenger teilt oder in einer Vorschau-App „speichert“, bekommt oft eine verkleinerte, neu erzeugte PDF zurück – ohne die XML. Archiviert wird deshalb immer die Datei, so wie sie angekommen ist, nicht eine Kopie vom Telefon. Ob die Daten noch drin sind, zeigt das Werkzeug E-Rechnung öffnen & prüfen.
Wessen Archiv ist das? Ihres.
Die Aufbewahrung ist Pflicht des Unternehmens – nicht des Steuerberaters. Das war nie anders, auch wenn die Belege in der Kanzleisoftware liegen. DATEV Unternehmen online ist deshalb als Ihr Bestand angelegt: Sie verfügen darüber, Sie räumen der Kanzlei den Zugriff ein. Wechseln Sie einmal den Steuerberater, nehmen Sie den Bestand mit allen Belegen mit und knüpfen ihn an die neue Kanzlei an. Sie sind nicht auf die Kanzlei angewiesen, um an Ihre eigenen Rechnungen zu kommen.
Das tun Sie jetzt
Legen Sie fest, wo Ihre Rechnungen künftig liegen – ein Ort, nicht drei. Haben Sie kein Archivsystem, sprechen Sie mit Ihrer Kanzlei: Sie kann Ihnen ein Belegarchiv wie DATEV Unternehmen online einrichten, in dem die Aufbewahrung von selbst erfüllt ist. Station 4 zeigt, wie der ganze Weg aussieht.
Zum Nachlesen
- WebsiteGoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer UnterlagenBundesministerium der Finanzen – das maßgebliche Schreiben
- WebsiteFragen und Antworten zur E-RechnungBundesministerium der Finanzen – auch zur Aufbewahrung
Station 4 von 6
Der optimale Prozess
Vom Posteingang bis zur Buchung ohne Umwege: eine Adresse für Rechnungen, ein Ort für die Ablage, eine Software, die den ganzen Weg kann. So sieht der Prozess aus, den wir jedem Betrieb empfehlen.
Schritt 1: Eine eigene E-Mail-Adresse nur für Rechnungen
Richten Sie eine Adresse wie rechnung@ihr-betrieb.de ein – zum Empfangen und zum Versenden. Alles, was dort ankommt, ist eine Rechnung; nichts geht zwischen Newslettern und Terminabsprachen unter. Diese Adresse bekommen alle Lieferanten, und von dieser Adresse gehen Ihre eigenen Rechnungen hinaus.
Von dieser Adresse aus wird automatisch weitergeleitet – an die Adresse, unter der Ihr Belegarchiv E-Rechnungen entgegennimmt. Bei DATEV ist das die E-Mail-Adresse des E-Rechnungspostfachs (Leitfaden E-Rechnung mit DATEV, Station 3): Sie nimmt jeden Absender an und versteht XML-Dateien. Die Weiterleitung richten Sie einmal in Outlook oder bei Ihrem Mail-Anbieter ein, danach läuft sie von allein.
Warum nicht direkt – und warum nicht „Upload per Mail“
Nicht die DATEV-Upload-Mail-Adresse. Sie nimmt nur E-Mails von freigeschalteten Absendern an und keine XML-Dateien. Eine automatische Weiterleitung ist bei den meisten Mail-Anbietern aber eine Umleitung: Als Absender steht weiter der Lieferant drin, nicht Ihre Rechnungsadresse – und die Mail kommt nie an. Die Upload-Mail-Adresse taugt fürs Weiterleiten von Hand, nicht für den Prozess.
Nicht die Postfach-Adresse direkt an die Lieferanten. Das ginge – aber die Adresse ist lang und kryptisch, und das Postfach zieht nur die Anhänge heraus und löscht die E-Mail danach. Der Umweg über rechnung@ihr-betrieb.de lässt Sie jede Rechnung einmal in Ihrem eigenen Postfach sehen, mit Absender und Begleittext, dort suchen und aufbewahren – und erst dann geht sie ins Archiv. Das ist flexibler und kostet nichts. Wir empfehlen den Umweg ausdrücklich.
Schritt 2: Eingang an einem Ort, automatisch geprüft
Jede eingehende Datei landet an einem Ort und wird beim Eingang technisch geprüft: Ist es überhaupt eine E-Rechnung? Ist sie gültig? Sind alle Daten lesbar? Software erledigt das im Hintergrund; für einzelne Dateien gibt es das Werkzeug E-Rechnung öffnen & prüfen.
Schritt 3: Freigeben und bezahlen – aus dem Beleg
Weil die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, müssen Sie keine IBAN und keinen Betrag mehr abtippen. Gute Software für den Rechnungseingang erzeugt die Überweisung direkt aus dem Beleg – auch als Sammelüberweisung für alle freigegebenen Rechnungen der Woche, mit Zahlungsvorschlag und Übergabe ans Online-Banking (DATEV Unternehmen online kann das mit „Zahlungen“). Nur wer keine solche Software hat, braucht eine Notlösung: Das Werkzeug Sammelüberweisung aus E-Rechnungen erzeugt aus mehreren Rechnungsdateien eine Datei, die Ihr Online-Banking einliest.
Schritt 4: Archiv und Kanzlei – ohne Medienbruch
Die geprüfte, bezahlte Rechnung wandert ins Archiv (Station 3) und steht dort Ihrer Kanzlei zur Verfügung – ohne dass jemand sie ausdruckt, weiterleitet oder abtippt. Jeder Medienbruch – Ausdrucken, Scannen, Abtippen, Weiterleiten – kostet Zeit und erzeugt Fehler.
Warum eine durchgängige Software
Viele Betriebe haben für jeden Schritt ein eigenes Programm: Postfach, Anzeigeprogramm, Online-Banking, Ablage, Übergabe an die Kanzlei. Diese Insellösungen müssen über Schnittstellen verbunden werden – und genau dort gehen Daten verloren, dort entstehen doppelte Belege und Rückfragen. Selbst große Unternehmen kämpfen mit solchen Schnittstellen. Ein kleiner Betrieb hat es leichter: Es gibt Software, die den ganzen Weg abdeckt – Empfang, Prüfung, Freigabe, Bezahlung, Archiv und Zugriff der Kanzlei in einem System.
Beispiel: DATEV Unternehmen online
Arbeitet Ihre Kanzlei mit DATEV, ist DATEV Unternehmen online so ein durchgängiges System: E-Rechnungen kommen automatisch an, werden geprüft und angezeigt, aus dem Beleg bezahlt, GoBD-konform archiviert und liegen der Kanzlei zum Buchen vor – ohne Schnittstelle, ohne Medienbruch. Der Weg dorthin steht im Leitfaden E-Rechnung mit DATEV Unternehmen online, die Bedienung im Handbuch.
Das tun Sie jetzt
- Rechnungs-Mailadresse anlegen, automatische Weiterleitung ans E-Rechnungspostfach einrichten, den wichtigsten Lieferanten die Adresse mitteilen.
- Festlegen, wer sichtet, freigibt und bezahlt – und an welchem Wochentag.
- Mit Ihrer Kanzlei klären, welches System bei Ihnen den ganzen Weg abdeckt.
Station 5 von 6
Ihre eigenen Rechnungen
Für den Rechnungsausgang gilt die Pflicht ab 2027 oder 2028 (Station 1). Die gute Nachricht: Hier dürfen Sie jedes Programm nutzen, das gültige E-Rechnungen erzeugt. Der Ausgang ist der eine Teil des Prozesses, der nicht in dieselbe Software gehören muss.
Zwei Prozesse, die nichts miteinander zu tun haben
Rechnungseingang und Rechnungsausgang laufen in entgegengesetzte Richtungen und sind völlig voneinander getrennt. Sie müssen nicht von einer Software abgedeckt werden – und werden es in der Praxis auch selten. Üblich ist: Rechnungsausgang im branchenspezifischen Programm, das Angebote, Aufträge und Kunden ohnehin kennt. Rechnungseingang in einer Software mit Schnittstelle zur Kanzlei beziehungsweise in Abstimmung mit dem Steuerberater, zum Beispiel DATEV Unternehmen online (Station 4).
Was Ihre Rechnung erfüllen muss
- Format: XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder höher (nicht MINIMUM, nicht BASIC WL).
- Inhalt: alle Pflichtangaben des § 14 UStG in den strukturierten Feldern – nicht nur im Rechnungsbild.
- Versand: E-Mail genügt, am besten von Ihrer Rechnungsadresse (Station 4). Netzwerke wie Peppol sind möglich, aber keine Pflicht.
- Aufbewahrung: ein Doppel als Datei, acht Jahre nach dem Gesetz, sicher zehn (Station 3).
Welcher Weg passt
| Lösung | Für wen | Was Sie wissen sollten |
|---|---|---|
| Ihre Branchensoftware oder Ihr Rechnungsprogramm | Betriebe mit vielen Rechnungen, Angeboten, Aufträgen, Teilrechnungen oder Lager | Beim Hersteller prüfen: erzeugt sie XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931, und seit welcher Version? Fast alle aktuellen Programme können das. |
| Einfacher Rechnungsschreiber Ihrer Kanzleisoftware (zum Beispiel DATEV Auftragswesen next) | Nur wer wenige, einfache Rechnungen schreibt | Direkt mit dem Belegarchiv verbunden, dafür begrenzt im Umfang. Ein branchenspezifisches Programm ist fast immer die bessere Lösung. |
| E-Rechnung erstellen auf steuerpapiere.de | Seltene Fälle, in denen sich ein Rechnungsprogramm nicht lohnt – die gelegentliche Rechnung, eine Dauerrechnung im Monat | Kostenlos, im Browser, XRechnung und ZUGFeRD, nach den offiziellen Regeln geprüft. Kein Rechnungsprogramm, kein Archiv. |
Der Trick mit der Kopie
Auch wenn Ihre Rechnungssoftware nicht mit dem Archiv verbunden ist, bleibt der Prozess durchgängig: Schicken Sie jede Ausgangsrechnung in Kopie (CC) an die Upload-Mail-Adresse Ihres Belegarchivs – für den Belegtyp Rechnungsausgang, nicht Rechnungseingang – oder laden Sie die Rechnungen einmal im Monat gesammelt hoch. Beides ist erlaubt, beides ist üblich, beides ist für Ihre Kanzlei völlig in Ordnung. Nur bei DATEV: Die Upload-Mail-Adresse nimmt PDF-Dateien an (also ZUGFeRD), keine XRechnung-XML – die laden Sie gesammelt hoch.
Ehrliche Einschätzung
Einfache Rechnungsschreiber – ob von DATEV oder anderen Anbietern – reichen für einfache Rechnungen in kleinem Umfang. Wer Angebote, Aufträge, Teil- und Schlussrechnungen, Lagerbestände oder Kundenhistorie braucht, kommt um eine branchenspezifische Lösung nicht herum. Entscheidend ist nur, dass sie gültige E-Rechnungen erzeugt.
Das tun Sie jetzt
- Fragen Sie den Hersteller Ihrer Software, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931 erzeugt.
- Legen Sie fest, wie die Kopie ins Archiv kommt: automatisch, per CC oder monatlich gesammelt.
- Erzeugen Sie eine Testrechnung und ziehen Sie sie in das Werkzeug E-Rechnung öffnen & prüfen.
Ziel
Checkliste, Fragen, Hilfe
Zum Abhaken, zum Nachschlagen und für den Fall, dass Sie Hilfe brauchen.
Ihre Checkliste
Empfang (Stationen 1 bis 4)
Ausgang (Station 5)
Häufige Fragen
Ich bin Kleinunternehmer. Betrifft mich das überhaupt?
Ja, beim Empfang: Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen sind Sie dauerhaft befreit – Sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, müssen aber nicht.
Meine Lieferanten schicken noch ganz normale PDF-Rechnungen. Was mache ich damit?
Annehmen und ins Archiv legen wie bisher. Bis Ende 2026 dürfen alle Aussteller noch so verfahren, kleinere bis Ende 2027. Schicken Sie dem Lieferanten trotzdem Ihre Rechnungsadresse – je früher er umstellt, desto weniger Handarbeit bleibt bei Ihnen.
Reicht es, wenn ich die E-Rechnung ausdrucke und abhefte?
Nein. Aufbewahrt werden muss der strukturierte Datensatz (XML) selbst, unverändert – acht Jahre nach dem Gesetz, sicher erst nach zehn. Ein Ausdruck ist nur eine Kopie. Station 3 zeigt, was reicht.
Kann ich eine E-Rechnung ablehnen und stattdessen Papier verlangen?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 braucht ein Lieferant für eine E-Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen keine Zustimmung mehr. Was Sie ablehnen dürfen und sollten: Rechnungen, die inhaltlich falsch sind – dann fordern Sie eine korrigierte Rechnung an.
Was ist, wenn eine eingehende E-Rechnung technisch fehlerhaft ist?
Das Bundesfinanzministerium unterscheidet drei Fälle: Bei einem Formatfehler liegt gar keine E-Rechnung vor – der Aussteller muss neu ausstellen. Bei einem Geschäftsregelfehler (die Datei verstößt gegen die Norm) und bei inhaltlichen Fehlern ist eine Korrektur nötig. Welcher Fall vorliegt, zeigt Ihnen das Werkzeug E-Rechnung öffnen & prüfen – mit dem Prüfbericht können Sie beim Lieferanten nachhaken.
Muss ich ab 2027 selbst E-Rechnungen schreiben?
Wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag: ja, ab dem 1. Januar 2027 für alle Rechnungen an Unternehmen in Deutschland. Darunter: ab dem 1. Januar 2028. Ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer. Den Schnellcheck finden Sie in Station 1, die Wege in Station 5.
Was ist mit Dauerrechnungen, zum Beispiel Miete oder Leasing?
Für Dauerrechnungen, die vor 2027 als Papier- oder PDF-Rechnung erteilt wurden, muss keine neue E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern. Legen Sie die vorhandene Dauerrechnung einmal im Archiv ab.
Und Rechnungen aus dem Ausland?
Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Rechnungen aus dem Ausland kommen weiter so, wie der Lieferant sie erstellt. Auch sie gehören ins Archiv.
Brauche ich Peppol?
Nein. Peppol ist ein Rechnungsnetzwerk, über das viele Behörden und Softwarelösungen E-Rechnungen austauschen; für Behördenrechnungen ist es oft der einfachste Weg. Zwischen Unternehmen genügt die E-Mail. Wer ein E-Rechnungspostfach nutzt, bekommt eine Peppol-Adresse meist automatisch dazu.
Wenn Sie Hilfe brauchen
Wer wofür zuständig ist
- Ihre Kanzlei
- Alles Steuerliche, die Frage nach dem passenden System, die Verbindung zum Belegarchiv.
- Ihr Softwarehersteller
- Ob und wie Ihr Programm E-Rechnungen erzeugt und einliest.
- Diese Seite
- Technische Fehler oder Anregungen zu diesem Leitfaden: support@steuerpapiere.de. Dort erfolgt keine Beratung.
Zum Schluss
Wenn alle Haken gesetzt sind, ist Ihr Rechnungseingang für 2027 und 2028 fertig – und Ihr Rechnungsausgang gleich mit. Drucken Sie sich diese Seite mit Ihrer Checkliste aus oder speichern Sie den Link.