Jedes Mal, wenn Sie DUO öffnen.

So geht's

1. Am Computer duo.datev.de aufrufen (Chrome oder Edge; als Lesezeichen speichern).
2. Anmeldeverfahren „DATEV SmartLogin“ wählen. Ein QR-Code erscheint.
3. App DATEV SmartLogin auf dem Smartphone öffnen, mit PIN oder Gesicht entsperren, QR-Code scannen. DUO startet.

Mit DATEV SmartCard oder mIDentity-Stick: Stick einstecken, Verfahren „SmartCard“ wählen, PIN eingeben.

Einmalig nach dem Registrierungsbrief – und jedes Mal, wenn das Smartphone gewechselt wird.

So geht's

1. App „DATEV SmartLogin“ installieren (App Store oder Google Play), „Jetzt registrieren“.
2. QR-Code aus dem Registrierungsbrief scannen oder SmartLogin-ID eintippen, dann den 8-stelligen Registrierungscode.
3. PIN vergeben, Bestätigungs-E-Mail von DATEV anklicken. Fertig.

Neues Smartphone: Die App muss auf dem neuen Gerät neu registriert werden. Der Registrierungscode aus Ihrem Brief gilt weiterhin. Haben Sie den Brief nicht mehr, lesen wir Ihnen den Code aus der SmartLogin-Administration aus – kurze E-Mail genügt.

Wenn Büro, Buchhaltung oder ein Familienmitglied künftig Belege hochladen, zahlen oder Auswertungen sehen soll.

So geht's

1. Senden Sie uns per E-Mail: Name, E-Mail-Adresse, Postanschrift der Person (Registrierungsbrief kommt per Post) und was sie können soll: nur hochladen, hochladen und bezahlen, alles inklusive Auswertungen.
2. Wir bestellen das Zugangsmedium und vergeben die Rechte. Nach wenigen Tagen kommt der Brief.
3. Die Person registriert die SmartLogin-App wie oben beschrieben.

Jede Person bekommt ihren eigenen Zugang. Bitte teilen Sie keine Zugänge – DUO protokolliert, wer was getan hat, und das ist Teil der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung.

Am Tag, an dem jemand geht – nicht am Monatsende. Sofort, wenn ein Smartphone mit der SmartLogin-App verloren geht.

So geht's

1. Smartphone verloren oder gestohlen: SmartLogin sofort sperren. Dazu die PUK aus dem Registrierungsbrief verwenden oder uns anrufen – wir sperren den Zugang in der Administration.
2. Mitarbeiter scheidet aus: Kurze E-Mail an uns mit Name und Datum. Wir entziehen die Rechte und kündigen das Zugangsmedium.

Der QR-Code wird nicht angenommen, die Seite hängt, die App meldet einen Fehler.

Der Reihe nach

1. datev-status.de prüfen: Liegt eine Störung vor, hilft nur Warten.
2. Browser-Cache und Cookies löschen, Seite neu laden. Anderen Browser probieren (Chrome, Edge).
3. Smartphone: Internetverbindung prüfen, App schließen und neu öffnen, Uhrzeit des Geräts auf „automatisch“ stellen (falsche Uhrzeit bricht die Anmeldung).
4. App-Update im Store prüfen.
5. Erscheint „Keine Berechtigung“ nach erfolgreichem Scan: Ihre Rechte sind noch nicht freigeschaltet – kurze E-Mail an uns.

Bei jedem Upload fragt DUO nach dem Belegtyp. So ordnen Sie richtig zu:

Nicht hochladen: Kontoauszüge (kommen über Bank online), Lieferscheine ohne Rechnung, Mahnungen (die Rechnung selbst zählt), Angebote, Auftragsbestätigungen. Im Zweifel: hochladen als „Sonstiges“ – lieber ein Beleg zu viel als einer zu wenig.

Für PDF-Rechnungen aus E-Mails und für gescannte Papierbelege.

So geht's

1. In DUO: Anwendungen → Belege → Hochladen (je nach Ansicht auch „Belege hochladen“ oder das Upload-Symbol).
2. Dateien in das Fenster ziehen oder über „Datei auswählen“ holen. Mehrere Dateien auf einmal sind möglich – jede Datei wird ein Beleg.
3. Belegtyp wählen (Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse, Sonstiges) und Hochladen bestätigen.

Formate: PDF oder Bilddateien (JPG, PNG, TIF). Eine mehrseitige Rechnung bitte als eine Datei – beim Scannen also „mehrseitiges PDF“ wählen, nicht jede Seite einzeln.

Der schnellste Weg für PDF-Rechnungen, die per E-Mail kommen: weiterleiten, fertig. Einmalig einrichten, dann täglich nutzen.

Einmalig einrichten

1. In DUO: Anwendungen → Belege → Konfiguration (Zahnrad) → Upload Mail → Konfigurieren → Jetzt einrichten.
2. Ihre eigene E-Mail-Adresse als Absender eintragen und „Bestätigungs-E-Mail senden“. In Ihrem Postfach den Link „Absenderadresse bestätigen“ anklicken (Anmeldung mit SmartLogin nötig).
3. DUO schickt Ihnen daraufhin Ihre Ziel-Adresse für den Belegtyp Rechnungseingang – eine lange Adresse, die auf datev.de endet. Speichern Sie sie als Kontakt „DATEV Rechnungseingang“ (DATEV liefert dafür eine Kontaktkarte mit).
4. Für weitere Belegtypen (Rechnungsausgang, Sonstiges) und weitere Absender (Ihre Kollegen) wiederholen Sie die Konfiguration.

Täglich nutzen

1. E-Mail mit der Rechnung im Anhang an Ihre Ziel-Adresse weiterleiten. Nur der Anhang wird zum Beleg; der E-Mail-Text spielt keine Rolle.
2. Rechnung, die als Link statt Anhang kommt (Portale, Telefonanbieter): PDF herunterladen und per Upload online hochladen – oder als Anhang an die Ziel-Adresse senden.

Tankquittungen, Bewirtungsbelege, Kassenbons, Parktickets – alles, was auf Papier unterwegs anfällt.

So geht's

1. App „DATEV Upload mobil“ installieren, Anmeldung per SmartLogin.
2. In den Einstellungen (Zahnrad) den Standardfilter auf „Schwarz-Weiß“ stellen – kleinere Dateien, besser lesbar.
3. Plus-Symbol → Foto aufnehmen. Beleg flach auf dunklen Untergrund legen; die App erkennt den Rand und löst selbst aus. Bei mehrseitigen Belegen weitere Seiten hinzufügen, bevor Sie senden.
4. Ziel wählen (Belegtyp, bei Bedarf Zielvorlage) und senden. Der Beleg liegt Sekunden später in DUO.

Bewirtungsbelege: Bitte vorher ausfüllen (Anlass, Teilnehmer, Unterschrift) und dann fotografieren – der ausgefüllte Beleg ist der steuerlich gültige.

Sobald die DATEV E-Rechnungsplattform mit Ihrem Bestand verbunden ist, landen E-Rechnungen von selbst im Rechnungseingang. Sie müssen nichts tun.

Wenn ein Lieferant nach Ihrer Adresse fragt

1. Auf e-rechnungsplattform.apps.datev.de anmelden.
2. Einstellungen → Unternehmensdaten → E-Rechnungspostfach: Dort stehen Ihre Peppol-ID, Ihre TRAFFIQX-ID und die E-Mail-Adresse des Postfachs.
3. Am besten die Peppol-ID weitergeben; wer nur E-Mail kann, bekommt die Postfach-Adresse.

Wenn eine E-Rechnung nicht ankommt

1. Auf der E-Rechnungsplattform in den Posteingang des Postfachs schauen: Liegt die Rechnung dort, aber nicht in DUO, ist die Programmverbindung nicht aktiv – kurze E-Mail an uns.
2. Liegt sie auch dort nicht: Der Lieferant hat an eine falsche Adresse gesendet oder die Rechnung wurde wegen Formatfehlern abgewiesen. Beides sehen Sie im Rechnungsjournal des Postfachs.

Die Bank will die Rechnung für den Firmenwagen, der Lieferant fragt nach einer Rechnungsnummer, der Betriebsprüfer will alles aus 2024.

So geht's

1. Anwendungen → Belege → Belegübersicht.
2. Filter setzen: Belegtyp, Zeitraum, Status. Oder das Suchfeld nutzen: DUO durchsucht auch den Text der Belege – Lieferantenname, Betrag, Rechnungsnummer.
3. Beleg öffnen. Über das Menü lässt er sich als PDF herunterladen oder drucken.

Belege bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist in DUO. Sie brauchen sie also nicht zusätzlich auf dem eigenen Rechner zu speichern.

Die gleiche Rechnung ist zweimal da, ein privater Beleg ist hineingerutscht, der Belegtyp ist falsch.

So geht's

1. Beleg in der Belegübersicht öffnen. Solange wir ihn noch nicht verarbeitet haben, können Sie ihn über das Menü löschen oder den Belegtyp ändern.
2. Ist der Beleg bereits von uns bearbeitet (das erkennen Sie am Status), lassen Sie ihn stehen und schreiben uns eine kurze Notiz – wir korrigieren das beim Buchen.

Ein Duplikat ist kein Drama; wir sehen es beim Buchen. Ein fehlender Beleg ist das Problem.

Nach jedem Scan oder Foto.

Solange für Ihren Betrieb keine Verfahrensdokumentation zum „ersetzenden Scannen“ vorliegt, bewahren Sie Papierbelege weiter auf – allerdings ohne Sortieraufwand: eine Kiste pro Jahr genügt, denn das Archiv, in dem gesucht wird, ist DUO. Wenn Sie das Papier loswerden wollen, erstellen wir mit Ihnen die Verfahrensdokumentation; danach dürfen Sie gescannte Papierbelege vernichten (ausgenommen wenige Originale wie notarielle Urkunden und Zollbelege).

E-Rechnungen und PDF-Rechnungen haben kein Papieroriginal – hier gibt es nichts aufzubewahren außer der Datei in DUO.

Einmalig pro Bankkonto. Danach nur, wenn die Bank das Verfahren ändert oder Sie das Konto wechseln.

Vorher

Sie brauchen die Zugangsdaten Ihres Online-Bankings (Anmeldename, PIN) und Ihr TAN-Verfahren (App, SMS, Generator). Bei einem neuen Bankzugang vergeben Sie zuerst bei der Bank Ihre eigene PIN, bevor Sie ihn in DUO einrichten.

So geht's

1. Anwendungen → Stammdaten → Unternehmensangaben → Bank: Bankverbindung anlegen (IBAN, Kontoinhaber), falls sie noch fehlt.
2. Bankverbindung markieren, Registerkarte HBCI-Zugang → Neu/Hinzufügen.
3. Den Hinweis zum Partner finAPI bestätigen – über diesen Dienst läuft die PIN/TAN-Verbindung.
4. Zugangsdaten des Online-Bankings eingeben und „Initialisierung durchführen“. Je nach Bank bestätigen Sie mit einer TAN.
5. Bietet Ihre Bank zwei Schnittstellen an (Access to Account und FinTS), richten Sie beide nacheinander ein – sonst fehlen später entweder Umsätze oder Lastschriften.

Anschließend melden Sie uns kurz, dass das Konto angebunden ist. Wir schließen es auf unserer Seite an die Buchführung an.

Jederzeit – zum Beispiel, um zu sehen, ob ein Kunde bezahlt hat.

So geht's

1. Anwendungen → Bank → Kontoumsätze.
2. Konto und Zeitraum wählen. Die Umsätze werden beim Öffnen aktualisiert; bei manchen Banken ist dafür eine TAN nötig.

Kontoauszüge müssen Sie nicht mehr hochladen oder ausdrucken. Die Umsätze aus DUO sind unsere Buchungsgrundlage.

Immer, wenn eine Eingangsrechnung fällig ist.

So geht's

1. Anwendungen → Belege: Rechnung öffnen, „Bezahlen“ wählen.
2. DUO liest Empfänger, IBAN, Betrag, Rechnungsnummer und Verwendungszweck aus dem Beleg. IBAN und Betrag prüfen – gerade bei neuen Lieferanten.
3. „Sofort bezahlen“ sendet die Überweisung an Ihre Bank; Sie geben mit Ihrer TAN frei. „Später bezahlen“ legt die Zahlung in die Liste Bank → Zahlungen, wo Sie sie zum Fälligkeitstag freigeben.

Die Zahlung wird automatisch mit dem Beleg verknüpft – wir sehen beim Buchen, dass und wann bezahlt wurde.

Wenn Kunden Ihnen ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt haben.

So geht's

1. Anwendungen → Bank → Zahlungen → Neue Zahlung → Lastschrift.
2. Zahlungspflichtigen, Mandatsreferenz und Betrag erfassen, mit TAN freigeben.

Voraussetzung ist, dass Ihr Bankzugang in DUO Lastschriften unterstützt (bei der Einrichtung beide Schnittstellen aktivieren) und Ihre Bank Sie zur Lastschrift zugelassen hat.

Nicht nötig – wir ordnen beim Buchen zu. Wer es trotzdem tun möchte, hilft uns und sieht selbst sofort, welche Umsätze ohne Beleg sind.

Zuordnen

1. Bank → Kontoumsätze: Umsatz öffnen. Registerkarte „Zugeordnete Belege“ zeigt, was schon verknüpft ist (bei Zahlung aus dem Beleg automatisch).
2. Registerkarte „Zuordnungsvorschlag“ zeigt passende Belege; per Klick übernehmen. Wird nichts vorgeschlagen, zeigt die Quickinfo den Grund (zum Beispiel Betrag weicht ab).
3. Registerkarte „Manuelle Belegsuche“: filtern, oder den fehlenden Beleg direkt hochladen und verknüpfen.

Regeln für wiederkehrende Umsätze (Miete, Leasing, Versicherung)

1. Bank → Kontoumsätze → Regel anlegen.
2. Eindeutigen Namen vergeben, Bankverbindung wählen, Bedingungen (WENN: Empfänger, Verwendungszweck, Betrag) und Aktion (DANN) festlegen.
3. Die Regel greift auf ungeprüfte Umsätze, rückwirkend für 95 Tage. Ändern über „Regeln verwalten“.

Die Bank hat das TAN-Verfahren umgestellt, Sie haben eine neue Banking-App, die PIN wurde geändert, der Abruf meldet einen Fehler.

So geht's

1. Zuerst im Online-Banking der Bank prüfen, dass Anmeldung und TAN dort funktionieren. Wenn nicht: Ihre Bank ist zuständig, nicht DUO.
2. Anwendungen → Bank → Bankverbindungen → HBCI-Zugang → Bearbeiten → Erneut initialisieren.
3. Hinweis bestätigen, Schnittstelle(n) neu einrichten, mit TAN bestätigen.

Einmalig – für jede Bargeldkasse eine eigene.

So geht's

1. Anwendungen → Kasse → Neue Kasse: Bezeichnung (zum Beispiel „Ladenkasse“), Wirtschaftsjahr, Anfangsbestand (gezählt!) erfassen.
2. Nach dem Anlegen kurz an uns melden, damit wir die Kasse in der Buchführung zuordnen.

Täglich, am Ende des Geschäftstags. Nicht am Wochenende für die ganze Woche.

So geht's

1. Anwendungen → Kasse → Kasse öffnen → Neue Kassenbewegung.
2. Datum, Einnahme oder Ausgabe, Betrag, Text (was, von wem, an wen) erfassen. Tageseinnahmen als eine Summe pro Tag (Z-Bon oder Kassenbericht als Beleg).
3. Den Beleg dazu hochladen (Belegtyp „Kasse“) – per Foto mit Upload mobil oder direkt aus der Kassenbewegung.
4. Auch Geld, das Sie privat entnehmen oder einlegen, und Geld, das zur Bank gebracht wird, ist eine Kassenbewegung.

DUO berechnet den Bestand laufend und lässt keinen negativen Bestand zu. Zeigt DUO am Abend einen anderen Bestand als die Kasse, fehlt eine Bewegung – suchen Sie sie am selben Tag, nicht am Monatsende.

Nach Monatsende, sobald alle Bewegungen erfasst sind – spätestens vor unserem Buchungstermin.

So geht's

1. Bestand in DUO mit dem gezählten Bargeld vergleichen.
2. Kasse → Festschreiben für den Monat ausführen. Danach sind die Bewegungen unveränderbar – so verlangt es das Gesetz.

Fehler nach dem Festschreiben werden durch eine neue Kassenbewegung (Storno und Neuerfassung) korrigiert, nie durch Ändern.

Anfang Januar, bevor Sie die erste Bewegung des neuen Jahres erfassen.

So geht's

1. Kasse öffnen → Wirtschaftsjahre bearbeiten.
2. Haken bei „Jahresübernahme“ setzen und das neue Wirtschaftsjahr anlegen. Der Endbestand des alten Jahres wird zum Anfangsbestand.

Wenn Sie nachträglich noch etwas im alten Jahr ändern, muss der Anfangsbestand des neuen Jahres von Hand korrigiert werden – deshalb erst das alte Jahr sauber abschließen.

Nach jedem Buchungslauf – wir stellen die Auswertungen automatisch bereit. Die Bank fragt nach Zahlen: hier sind sie.

So geht's

1. Anwendungen → Auswertungen Rechnungswesen.
2. Zeitraum und Auswertung wählen: BWA (Ergebnis des Monats und des Jahres), Summen- und Saldenliste (alle Konten), offene Posten (wer schuldet Ihnen was, was schulden Sie wem), Kontoblätter (jede Buchung im Detail).
3. Als PDF herunterladen oder drucken.

Die BWA ist so gut wie die Belege, die uns vorliegen. Fehlt ein Monat Belege, fehlt er auch hier.

Nach jeder Lohnabrechnung. Die Abrechnungen Ihrer Mitarbeiter liegen hier, ebenso Lohnjournal, Beitragsnachweise und Buchungsbeleg.

So geht's

1. Anwendungen → Auswertungen Personalwirtschaft.
2. Monat wählen, Dokument öffnen, herunterladen oder drucken.

Die Gehaltsabrechnungen an Ihre Mitarbeiter auszuhändigen ist Arbeitgebersache – auf Papier, per E-Mail oder über Arbeitnehmer online (Kapitel Lohn und Personal).

Wenn Zahlen in der BWA anders aussehen als erwartet.

Die BWA zeigt die laufende Buchführung: Sie enthält, was gebucht ist, aber noch keine Abgrenzungen, Rückstellungen, Bestandsveränderungen oder endgültigen Abschreibungen. Das Ergebnis ist vorläufig und in der Regel im Jahresverlauf zu optimistisch oder zu pessimistisch – je nachdem, ob Sie große Ausgaben am Anfang oder am Ende des Jahres haben. Für Bankgespräche ist sie trotzdem das richtige Dokument; die Bank weiß, was eine BWA ist.

Vor dem ersten Arbeitstag. In einigen Branchen (Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Spedition, Fleischwirtschaft u. a.) ist eine Sofortmeldung bei Arbeitsbeginn Pflicht – ohne Ihre Meldung an uns kann sie nicht erfolgen.

So geht's

1. Anwendungen → Personal → Mitarbeiter → Neuen Mitarbeiter anlegen.
2. Persönliche Daten, Eintrittsdatum, Tätigkeit, Arbeitszeit, Vergütung, Krankenkasse, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer erfassen. Am einfachsten lassen Sie den Mitarbeiter den Personalfragebogen online ausfüllen.
3. Mitarbeiter freigeben. Erst die Freigabe überträgt die Daten an uns.
4. Arbeitsvertrag als Beleg hochladen (Belegtyp Sonstiges) oder in der Personalakte des Mitarbeiters ablegen.

Für jeden neuen Mitarbeiter – er füllt seine Daten selbst ein, Sie prüfen und übernehmen.

So geht's

1. Mitarbeiter öffnen → Registerkarte Persönliches → Personalfragebogen bereitstellen → Bereitstellen.
2. Im Fenster „Personalfragebogen konfigurieren“ die Kästchen für Sozialversicherungsnummer und Steueridentifikationsnummer aktivieren. Der Mitarbeiter erhält einen Link und füllt den Bogen am Handy oder PC aus.
3. Wenn der Bogen zurück ist: Persönliches → Weitere Funktionen → Personalfragebogen einsehen → Prüfen und übernehmen. Zeilen mit „Bestehende/geänderte Daten übernehmen“ aktivieren, „Daten übernehmen“.
4. Anschließend den Mitarbeiter freigeben.

Sobald Sie davon erfahren – spätestens zum Meldeschluss des Monats, ab dem die Änderung gilt.

So geht's

1. Anwendungen → Personal → Mitarbeiter öffnen, Registerkarte mit den betreffenden Daten wählen, ändern.
2. Bei Gehalt, Arbeitszeit und Tätigkeit immer das Datum „gültig ab“ angeben.
3. Änderung freigeben.

Kann eine Änderung in Personal nicht erfasst werden oder ist etwas unklar (Sonderzahlung, Dienstwagen, Abfindung): E-Mail an uns mit Name, Änderung, Datum. Bitte keine Änderungen nur am Telefon – was nicht geschrieben steht, geht im Abrechnungslauf unter.

Jeden Monat bis zum Meldeschluss – nur für Mitarbeiter mit veränderlichen Bezügen oder Fehlzeiten. Bei festem Gehalt ohne Besonderheiten ist nichts zu tun.

So geht's

1. Anwendungen → Personal → Monatsdaten erfassen, Monat wählen.
2. Je Mitarbeiter in den Registerkarten Stunden, Beträge, Tage oder Statistik die Werte eintragen (Arbeitsstunden, Überstunden, Zuschläge, Urlaubstage, Krankheitstage, Sonderzahlungen).
3. Alle erfasst? Für das Lohnprogramm freigeben.

Bei Eintritt jedes Mitarbeiters und bei jeder Geburt. Die Zahl der Kinder unter 25 bestimmt den Beitrag zur Pflegeversicherung; ohne Angabe zahlt der Mitarbeiter den Zuschlag für Kinderlose.

So geht's

1. Anwendungen → Personal → Mitarbeiter → Kinderdaten (PUEG).
2. Kind hinzufügen (Name, Geburtsdatum) oder das Kästchen „Mitarbeiter hat keine Kinder“ aktivieren.
3. Nachweis (Geburtsurkunde oder Kindergeldbescheid) in der Personalakte ablegen, Daten freigeben.

Wenn sich ein gesetzlich versicherter Mitarbeiter krankmeldet. Den gelben Schein gibt es nicht mehr – der Arbeitgeber holt die Bescheinigung elektronisch bei der Krankenkasse ab.

So geht's

1. Anwendungen → Personal → Mitarbeiter öffnen → Registerkarte eAU.
2. Beginn der Arbeitsunfähigkeit eintragen und „Attest anfordern“.
3. Die Antwort der Krankenkasse erscheint in der Übersicht eAU (Krankmeldungen der letzten drei Monate aller Mitarbeiter) und unter Hinweise beim Mitarbeiter. Die Krankheitstage tragen Sie zusätzlich in die Monatsdaten ein.

Privat Versicherte und Minijobber mit privater Krankenversicherung geben weiterhin eine Bescheinigung auf Papier ab.

Nach der Abrechnung, zum vereinbarten Zahltag. Wir stellen die Zahlungsaufträge aus der Lohnabrechnung in DUO bereit.

So geht's

1. Anwendungen → Bank → Zahlungen: Die Zahlungsaufträge aus der Lohnabrechnung (Nettolöhne, Sozialversicherung, Lohnsteuer) auswählen.
2. Prüfen, „Überweisung“ wählen, an die Bank senden und mit TAN freigeben – wie jede andere Zahlung aus DUO.

Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer haben feste Fälligkeiten (Beiträge: drittletzter Bankarbeitstag des Monats). Wer zu spät zahlt, zahlt Säumniszuschläge. Geben Sie die Zahlungen daher frei, sobald sie in DUO stehen.

Sobald das Austrittsdatum feststeht – nicht erst nach dem letzten Arbeitstag.

So geht's

1. In Personal beim Mitarbeiter das Austrittsdatum und den Grund erfassen, freigeben. Alternativ E-Mail an uns.
2. Resturlaub, offene Überstunden und Sonderzahlungen für die letzte Abrechnung in die Monatsdaten eintragen.
3. Hatte der Mitarbeiter einen DUO-Zugang: sperren lassen (Kapitel Zugang). Hatte er Arbeitnehmer online: Der Zugang bleibt ihm für seine Dokumente erhalten, Sie müssen nichts tun.

Die Abmeldung bei der Krankenkasse und die Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit erledigen wir mit der letzten Abrechnung.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Gehaltsabrechnung nicht mehr auf Papier geben wollen. Freiwillig – ohne Arbeitnehmer online drucken oder mailen Sie die Abrechnungen aus den Auswertungen.

So funktioniert es

1. Sie teilen uns mit, welche Mitarbeiter eingeladen werden sollen. Wir lösen die Einladung im Lohnprogramm aus.
2. Jeder Mitarbeiter erhält von DATEV einen Einladungsbrief mit Code (90 Tage gültig) und registriert sich selbst auf apps.datev.de/ano – mit E-Mail-Adresse und Authenticator-App auf dem eigenen Smartphone.
3. Ab der nächsten Abrechnung liegen die Dokumente automatisch im Portal des Mitarbeiters.

Wer hilft, wenn es hakt

• Registrierung, Anmeldung, Passwort vergessen, neues Handy: Das ist ein Konto zwischen dem Mitarbeiter und DATEV. Weder Sie noch wir haben darauf Zugriff. Der Mitarbeiter nutzt die Hilfe im Portal (Hilfe-Bot, Anleitung, Kontaktformular von DATEV für Registrierung und Anmeldung). Hilft das nicht, kann er sich über Sie neu einladen lassen – das lösen wir dann aus.
• Fragen zum Inhalt der Abrechnung: An Sie als Arbeitgeber; Sie leiten sie bei Bedarf an uns weiter.

Einmalig, nachdem wir Auftragswesen next für Sie bestellt haben. Sie brauchen Ihren DUO-Zugang und einen Bestand in Belege online.

So geht's

1. Anwendungen → Auftragswesen next → Einstellungen → E-Rechnung: „E-Rechnungen verwenden“ aktivieren und den Schritten folgen. Ohne diesen Schritt entstehen nur PDF-Rechnungen.
2. Stammdaten → Unternehmen: Ihre Firmendaten prüfen, eigene Bankverbindung erfassen und als Standard markieren – sie erscheint auf jeder Rechnung.
3. Stammdaten → Geschäftspartner: Kunden anlegen. Pflichtfelder sind gelb: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse (für den Versand). Die Leitweg-ID brauchen nur Behörden als Kunden; bei Unternehmen leer lassen. Zahlungsart und Zahlungsbedingung je Kunde festlegen.
4. Stammdaten → Artikel: Wer Waren verkauft, legt Artikel mit Nummer, Bezeichnung, Steuersatz und Preis an. Dienstleister erfassen die Leistung direkt in der Rechnung.

Bei jeder Rechnung. Angebote und Gutschriften funktionieren genauso.

So geht's

1. Auftragswesen next → Belege → Neuer Beleg → Rechnung.
2. Kunde wählen, Positionen erfassen (Artikel oder Freitext), Leistungsdatum oder -zeitraum eintragen, Textbausteine ergänzen.
3. Speichern, prüfen, Fertigstellen. Damit wird die Rechnung festgeschrieben und bekommt die nächste Rechnungsnummer; sie ist danach nicht mehr änderbar.
4. Versenden: als E-Rechnung über die DATEV E-Rechnungsplattform, per E-Mail an den Kunden oder als PDF drucken. Die Verarbeitung dauert einige Minuten.

Die fertige Rechnung wird automatisch nach Belege online übertragen. Sie müssen nichts hochladen.

Wenn eine fertiggestellte Rechnung falsch ist.

So geht's

1. Fertiggestellte Rechnungen werden nie geändert – nur storniert. In Auftragswesen next: Rechnung öffnen → Stornieren. Es entsteht ein Stornobeleg mit eigener Nummer.
2. Anschließend die Rechnung neu und richtig schreiben. Beide Belege (Storno und neue Rechnung) gehen an den Kunden.

Das gilt in jeder Software: Eine nachträglich „überschriebene“ Rechnung ist ein Verstoß gegen die GoBD – und bei einer Prüfung ein Grund, Ihre gesamte Rechnungsnummernfolge anzuzweifeln.

Vor der ersten Rechnung in einer neuen Software – und immer, wenn ein Kunde eine Rechnung beanstandet.

1. Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden
2. Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
3. Rechnungsdatum und fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
4. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
5. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Monat genügt) – wird am häufigsten vergessen
6. Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, und vereinbarte Minderungen (Skonto, Rabatt)
7. Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung beziehungsweise „Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“
8. Bei Bauleistungen an Unternehmer und anderen Fällen des § 13b UStG: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“

Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen) kommen mit weniger aus: Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistung, Bruttobetrag, Steuersatz. Sie müssen auch keine E-Rechnungen sein.