E-Rechnung öffnen & prüfen

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Programme automatisch lesen können. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Ausprägungen üblich: XRechnung (eine reine XML-Datei) und ZUGFeRD (ein PDF, in dem die XML-Daten eingebettet sind). Eine gewöhnliche PDF-Rechnung, ein Scan oder eine Word-Datei sind keine E-Rechnungen, auch wenn sie per E-Mail kommen.

XRechnung ist eine reine Datendatei (XML) ohne Bild. Man öffnet sie mit einem Programm – oder mit diesem Werkzeug. Rechnungen an deutsche Behörden müssen als XRechnung gestellt werden. ZUGFeRD (international: Factur-X) ist ein PDF, das man ganz normal anschauen kann, und das zusätzlich die XML-Daten enthält. Zwischen Unternehmen sind beide Formate gleichwertig, solange sie der EN 16931 entsprechen. ZUGFeRD kennt Profile: MINIMUM und BASIC WL sind keine vollständigen Rechnungen; BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG sind es.

Ziehen Sie die Datei oben auf die Ablagefläche oder wählen Sie sie über „Datei auswählen“. Sie sehen dann Rechnungssteller, Empfänger, Positionen, Beträge, Steuern und Zahlungsdaten in lesbarer Form. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware (zum Beispiel DATEV Unternehmen online) E-Rechnungen verarbeitet, öffnet sie XML-Rechnungen ebenfalls und zeigt sie an.

Eine XRechnung ist für Programme gemacht, nicht für Menschen: Öffnet man sie im Texteditor oder Browser, sieht man nur spitze Klammern. Das ist kein Fehler der Datei. Dieses Werkzeug übersetzt die Daten in eine normale Rechnungsansicht. Meldet das Werkzeug dagegen „XML nicht lesbar“, ist die Datei beschädigt oder unvollständig – dann hilft nur eine neue Datei vom Absender.

Nur wenn im PDF eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten steckt (ZUGFeRD/Factur-X). Von außen sieht man das nicht. Ziehen Sie das PDF einfach auf diese Seite: Das Werkzeug sucht die eingebettete XML. Findet es keine, ist es eine gewöhnliche PDF-Rechnung – umsatzsteuerlich eine „sonstige Rechnung“, die zwischen Unternehmen nur noch in den Übergangsfristen erlaubt ist.

Die Datei ist so aufgebaut, wie der Standard es verlangt, und erfüllt die Geschäftsregeln der EN 16931 sowie des erkannten Profils. Eine Buchhaltungssoftware oder ein Behördenportal wird sie annehmen. „Technisch gültig“ sagt aber nichts darüber, ob der Inhalt stimmt: ob die Leistung erbracht wurde, der Preis vereinbart war, der Steuersatz richtig ist oder ob die Bankverbindung wirklich dem Aussteller gehört. Das prüfen Sie wie bisher selbst.

Nein. Die Datei wird ausschließlich in Ihrem Browser verarbeitet – auch die Prüfregeln laufen dort. Es gibt keinen Server, an den etwas gesendet wird, keine Speicherung, keine Cookies und kein Tracking. Schließen Sie die Seite, ist alles weg. Einzige Ausnahme: Der Prüfbericht, den Sie selbst speichern.

Die offiziellen, unveränderten Regelwerke: die XML-Schemas von UBL 2.1 und UN/CEFACT CII, die Geschäftsregeln der EN 16931 in der aktuellen Fassung des CEN, die XRechnung-Regeln der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die Profilregeln von ZUGFeRD/Factur-X und die Regeln von Peppol BIS Billing. Das Werkzeug ordnet die Meldungen nur ein und erklärt sie – es erfindet keine Regeln und lässt keine weg. Welche Versionen gerade hinterlegt sind, steht im Abschnitt „Was wird geprüft?“.

Bitten Sie den Rechnungsaussteller um eine korrigierte E-Rechnung und nennen Sie ihm den Fehler – der gespeicherte Prüfbericht hilft dessen Softwareanbieter. Ändern Sie die Datei nicht selbst: Eine Korrektur muss vom Aussteller kommen. Bei Fehlern in den Beträgen oder bei fehlender Steuernummer sollten Sie vor der Zahlung und vor dem Vorsteuerabzug auf die Korrektur warten. Warnungen und Hinweise machen die Rechnung nicht ungültig.

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können – unabhängig von der Größe, auch Kleinunternehmer und Vermieter mit Umsatzsteuerpflicht. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt von Ihrem Umsatz ab; die Übergangsfristen erklärt der Leitfaden „E-Rechnung verstehen“.

Ja, ohne Anmeldung und ohne Begrenzung der Anzahl. Es gibt keine Bezahlversion, die gründlicher prüft: Sie sehen dieselben offiziellen Regeln und denselben Prüfbericht wie jeder andere. Die Rechnungsdatei verlässt Ihren Browser dabei nicht.