Reisekostenrechner

Im Inland 28 € für jeden vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit, 14 € für den An- und den Abreisetag einer mehrtägigen Reise und 14 € für eine eintägige Reise mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a EStG). Die Beträge gelten unverändert seit 2020. Für das Ausland legt das Bundesfinanzministerium jährlich eigene Sätze je Land fest; die tragen Sie im Rechner selbst ein.

Weil die Pauschale den Mehraufwand für Essen abgelten soll – und wer eine Mahlzeit gestellt bekommt, hat diesen Aufwand nicht. Die Kürzung ist gesetzlich festgelegt: 20 % der vollen Tagespauschale für ein Frühstück (5,60 €), je 40 % für Mittag- und Abendessen (11,20 €), höchstens bis auf null. Das gilt für jede Mahlzeit, die der Betrieb bezahlt oder ein Geschäftspartner spendiert, auch das im Hotelpreis enthaltene Frühstück. Kreuzen Sie deshalb die Mahlzeiten je Tag an.

Wer länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte arbeitet – etwa auf einer Baustelle oder beim Kunden –, bekommt ab dem vierten Monat keine Verpflegungspauschale mehr (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Fahrtkosten und Übernachtung bleiben erstattbar. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen, gleich aus welchem Grund. Für solche Reisen setzen Sie im Rechner den Haken „Dreimonatsfrist abgelaufen“.

Für jeden gefahrenen Kilometer 0,30 € beim Pkw, 0,20 € bei Motorrad, Roller oder E-Bike mit Motor – hin und zurück, ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten. Das ist nicht die Entfernungspauschale für den Weg zur Arbeit, die nur die einfache Strecke zählt. Wer mit Bahn, Flugzeug, Taxi oder Bus fährt, rechnet den Beleg ab. Fahrten mit einem Firmenwagen gehören nicht in die Reisekostenabrechnung.

Grundsätzlich der Beleg. Die Pauschale von 20 € je Nacht im Inland darf nur der Arbeitgeber steuerfrei erstatten, wenn kein Beleg vorliegt – etwa bei Übernachtung bei Freunden. Als Werbungskosten in der Steuererklärung oder als Betriebsausgabe des Unternehmers zählen ausschließlich belegte Kosten. Ist auf der Hotelrechnung ein Frühstück enthalten, wird nicht die Rechnung gekürzt, sondern die Verpflegungspauschale des Tages.

Ob und wie viel der Betrieb erstattet, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder eine Reisekostenrichtlinie – das Steuerrecht sagt nur, bis zu welcher Höhe die Erstattung steuer- und beitragsfrei bleibt. Erstattet der Betrieb weniger als die Pauschalen, kann die beschäftigte Person die Differenz als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen. Erstattet er mehr, ist der Mehrbetrag steuerpflichtiger Arbeitslohn; für Verpflegung darf er ihn bis zur Höhe der Pauschale mit 25 % pauschal versteuern.

Nein. Der Rechner arbeitet vollständig in Ihrem Browser; es gibt keinen Server, an den Reisen oder Namen gesendet werden. Mit „Zwischenspeichern“ legen Sie eine Datei auf Ihrem Gerät an und laden sie später wieder – zum Beispiel, um am Monatsende alle Reisen in einer Abrechnung zu sammeln. Die fertige PDF geht dorthin, wohin Sie sie schicken.

Ja, vollständig. Keine Anmeldung, keine Testphase, keine Begrenzung der Reisen je Abrechnung und kein Feld für eine E-Mail-Adresse. Auch die fertige PDF kostet nichts und trägt keine Werbung; sie sieht aus wie eine Abrechnung und nicht wie ein Prospekt.