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Überblick
Dieser Leitfaden führt Sie in vier Stationen von der Einrichtung bis zum neuen Alltag – für Betriebe, deren Kanzlei mit DATEV Unternehmen online arbeitet. Was eine E-Rechnung ist, wen die Pflicht wann trifft und wie ein guter Prozess grundsätzlich aussieht, erklärt der Leitfaden E-Rechnung verstehen.
Das Wichtigste in drei Sätzen
- Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – das ist Gesetz, keine Idee Ihrer Kanzlei.
- Der hier beschriebene Weg führt über DATEV Unternehmen online (richtet Ihre Kanzlei ein) und die DATEV E-Rechnungsplattform – die richten Sie selbst ein, weil Sie sich dort persönlich ausweisen müssen; die Kanzlei kann das nicht für Sie tun, allenfalls gegen Honorar dabei helfen. Danach landen Ihre Eingangsrechnungen automatisch, geprüft und rechtssicher archiviert in Ihrem digitalen Belegarchiv.
- Einmal eingerichtet (etwa eine Stunde Aufwand, verteilt auf einige Tage), läuft der Prozess von allein – und Ihre Kanzlei bucht auf dieser Grundlage.
So sieht das Ziel aus
Am Ende dieses Leitfadens kommen Ihre Rechnungen auf diesem Weg zu Ihnen und zu Ihrer Kanzlei:
Die vier Stationen
| Station | Worum es geht | Ihr Aufwand |
|---|---|---|
| 1 DATEV Unternehmen online | Was die Software kann und was sie Ihnen bringt | 5 Minuten lesen |
| 2 Zugang einrichten | SmartLogin-App registrieren, erste Anmeldung | 15 Minuten, sobald der Registrierungsbrief da ist |
| 3 Ihre E-Rechnungsadresse | E-Rechnungsplattform, Postfach, Verbindung, Lieferanten informieren | 20 Minuten |
| 4 Der neue Alltag | Wie der Rechnungseingang künftig läuft, was Sie regelmäßig tun | 5 Minuten lesen |
| Ziel Checkliste, Fragen, Hilfe | Abhaken, nachschlagen, Hilfe finden | laufend |
So nutzen Sie diesen Leitfaden
- Lesen Sie die Stationen der Reihe nach – links (auf dem Handy oben) sehen Sie immer, wo Sie stehen.
- Jede Station endet mit dem Kasten „Das tun Sie jetzt“. Nur das ist Ihre Aufgabe; alles andere ist Hintergrund.
- Sie können jederzeit unterbrechen. Der Link auf eine Station bleibt gültig, zum Beispiel #station-2.
- Wo es DATEV-Hilfe-Videos oder -Dokumente gibt, sind sie verlinkt. Sie öffnen sich in einem neuen Fenster.
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DATEV Unternehmen online
Ihr digitaler Aktenschrank – und gleichzeitig die Leitung zu Ihrer Kanzlei. Alles, was früher im Pendelordner lag, liegt künftig hier: sicher, sortiert und für beide Seiten jederzeit erreichbar.
Was das ist
DATEV Unternehmen online ist eine Anwendung im Internetbrowser, betrieben im DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg. DATEV ist eine Genossenschaft, deren Mitglieder Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sind – kein Konzern, der mit Ihren Daten Geld verdient. Wir als Kanzlei richten Ihren Bestand ein, vergeben die Zugriffsrechte und arbeiten mit denselben Daten wie Sie. Es gibt nichts zu installieren; Sie melden sich an und arbeiten.
Die kurze Werbe-Version für alle, die noch überlegen: Warum Unternehmen online?.
Was Sie darin finden
| Bereich | Wofür |
|---|---|
| Belege (Belege online) | Das Herzstück: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Verträge. Hier kommen Ihre E-Rechnungen automatisch an, und hier wird über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist GoBD-konform archiviert. |
| Bank (Bank online) | Ihre Kontoumsätze; auf Wunsch bezahlen Sie Rechnungen direkt aus dem Beleg heraus – Betrag, IBAN und Verwendungszweck sind schon ausgefüllt. |
| Kasse (Kasse online) | Kassenbuch, wenn Sie Bargeschäfte haben. |
| Auswertungen | BWA, Summen- und Saldenliste, Lohnauswertungen – von Ihrer Kanzlei bereitgestellt, jederzeit abrufbar, als PDF für die Bank herunterladbar. |
| Upload (Upload online, Upload Mail, App Upload mobil) | Die Wege, auf denen Papier- und PDF-Belege ins Archiv kommen: per Drag & Drop, per E-Mail-Weiterleitung oder per Foto mit dem Smartphone. |
| Belegfreigabe (optional) | Wenn in Ihrem Betrieb mehrere Personen Rechnungen prüfen und freigeben, bilden Sie das hier ab. |
Was Sie davon haben
- Kein Pendelordner mehr. Ihre Originale bleiben bei Ihnen; Ihre Kanzlei sieht sie trotzdem sofort. Nichts geht auf dem Postweg verloren, nichts wartet vier Wochen in der Kanzlei.
- Effizienzgewinn. Jeder Beleg wird einmal angefasst statt dreimal: Er kommt an, Sie bearbeiten ihn, fertig. Kein Sortieren, kein Lochen, kein Weg zur Kanzlei.
- Zukunftssicher. E-Rechnung, digitale Kontoauszüge, elektronische Aufbewahrung – was das Gesetz heute und in den nächsten Jahren verlangt, ist hier schon eingebaut.
- Rundum-sorglos. Empfang, Prüfung, Bezahlung, Archiv und die Übergabe an die Kanzlei in einem System, betrieben und gewartet von DATEV. Sie kümmern sich um Ihr Geschäft, nicht um Software.
- Suchen statt blättern. Jede Rechnung ist in Sekunden gefunden – nach Lieferant, Betrag, Datum.
- Rechtssicher ohne Zutun. Archivierung, Unveränderbarkeit, Aufbewahrungsfrist: alles automatisch erfüllt.
- Bezahlen aus dem Beleg. Keine IBAN mehr abtippen, keine Zahlendreher.
Was es kostet
Die Registrierung auf der DATEV E-Rechnungsplattform und der Empfang von E-Rechnungen sind kostenlos. DATEV Unternehmen online kostet ab etwa 15 € im Monat (netto): Grundpreis 10,50 € für bis zu zehn Nutzer, Belege online 3,50 €, Bank online 1,30 € – damit haben Sie bereits Belegarchiv, Upload-Wege, Bezahlen aus dem Beleg und Auswertungen. Mehr Speicher kostet 1 € je Gigabyte, Zusatzmodule wie Auftragswesen next 5 €. Kaum ein kleiner Betrieb liegt über 40 € im Monat. Die Beträge stammen aus der DATEV-Preisliste 2026; die Kanzlei bestellt für Sie und gibt die DATEV-Kosten weiter – den genauen Betrag nennt sie Ihnen vorab.
Wer braucht einen Zugang?
Jede Person, die sich anmelden soll, bekommt ein eigenes Zugangsmedium. Überlegen Sie kurz:
- Wer sichtet und bezahlt bei Ihnen die Eingangsrechnungen? (meist Inhaberin oder Inhaber, oft zusätzlich Büro oder Buchhaltung)
- Wer fotografiert unterwegs Quittungen? (braucht die App, aber nicht zwingend Vollzugriff)
- Wer soll Auswertungen sehen dürfen – und wer ausdrücklich nicht?
Das tun Sie jetzt
- Nennen Sie Ihrer Kanzlei die Personen, die einen Zugang bekommen sollen – mit Name, E-Mail-Adresse und Postanschrift (der Registrierungsbrief kommt per Post an die Person).
- Sagen Sie dazu, wer welche Rechte braucht (alles, nur Belege, nur Belege hochladen).
- Die Kanzlei bestellt Unternehmen online und die Zugänge bei DATEV. Der Registrierungsbrief kommt in der Regel innerhalb weniger Tage.
Zum Nachlesen und Anschauen
- WebsiteDigital zusammenarbeiten mit Ihrem SteuerberaterDATEV eG – Überblick über DATEV Unternehmen online aus Sicht des Unternehmens
- WebsiteDATEV Unternehmen online – ProduktseiteDATEV eG
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Zugang einrichten
Sie melden sich mit Ihrem Smartphone an – so sicher wie Online-Banking, aber ohne Kartenleser. Die Einrichtung dauert einmalig eine Viertelstunde, danach sind es zwei Handgriffe.
Was Sie brauchen
- Den Registrierungsbrief von DATEV (kommt per Post, sobald Ihre Kanzlei den Zugang bestellt hat). Darin: ein QR-Code, Ihr 8-stelliger Registrierungscode, Ihre SmartLogin-ID und eine PUK für den Notfall. Bewahren Sie den Brief auf.
- Ein Smartphone oder Tablet (iPhone/iPad oder Android) für die App DATEV SmartLogin.
- Einen Computer mit aktuellem Browser – empfohlen sind Google Chrome oder Microsoft Edge.
- Zugriff auf die E-Mail-Adresse, die Sie der Kanzlei genannt haben (DATEV schickt eine Bestätigungs-Mail).
Kein Smartphone?
Dann gibt es die DATEV SmartCard beziehungsweise den USB-Stick DATEV mIDentity als Alternative. Sagen Sie Ihrer Kanzlei Bescheid, sie bestellt das entsprechend. Alles Weitere in diesem Leitfaden gilt genauso.
Schritt 1: SmartLogin-App registrieren (einmalig)
- App installierenSuchen Sie im App Store (Apple) oder bei Google Play nach „DATEV SmartLogin“ und installieren Sie die kostenlose App.
- Registrierung startenÖffnen Sie die App, tippen Sie auf „Jetzt registrieren“ und bestätigen Sie die Sicherheitshinweise.
- QR-Code aus dem Brief scannenHalten Sie die Kamera auf den QR-Code im Registrierungsbrief. Liegt der Brief noch nicht vor, wählen Sie „Alternative Eingabe“ – Ihre Kanzlei kann Ihnen SmartLogin-ID und Registrierungscode auch aus der DATEV-Administration durchgeben.
- Registrierungscode eingebenTippen Sie den 8-stelligen Code aus dem Brief ein.
- PIN vergebenWählen Sie eine persönliche PIN nach den Vorgaben der App. Diese PIN fragt die App künftig bei jedem Öffnen ab – oder Sie aktivieren anschließend Face ID beziehungsweise Fingerabdruck.
- E-Mail bestätigenDATEV schickt Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach dem Klick ist die Registrierung abgeschlossen.
Schritt 2: Bei Unternehmen online anmelden (jedes Mal)
- Seite aufrufenÖffnen Sie am Computer duo.datev.de. Legen Sie sich die Adresse als Lesezeichen an.
- SmartLogin wählenWählen Sie als Anmeldeverfahren „DATEV SmartLogin“. Auf dem Bildschirm erscheint ein QR-Code.
- QR-Code scannenÖffnen Sie die SmartLogin-App auf dem Smartphone, entsperren Sie sie und scannen Sie den QR-Code vom Bildschirm. Unternehmen online startet.
Mit der App können Sie sich auch direkt am Smartphone oder Tablet anmelden – für unterwegs praktisch, für die tägliche Arbeit ist der große Bildschirm angenehmer.
Schritt 3: Sich zurechtfinden
Nach der Anmeldung sehen Sie die Startseite mit Ihren Anwendungen. Für den Anfang genügen drei Orte:
- Belege – hier liegen Ihre Rechnungen. Neue, noch nicht bearbeitete Belege finden Sie im Posteingang beziehungsweise unter den Eingangsrechnungen. Ein Klick öffnet den Beleg samt Rechnungsbild.
- Bank – Ihre Umsätze und, wenn eingerichtet, das Bezahlen aus dem Beleg.
- Auswertungen – alles, was die Kanzlei für Sie bereitstellt.
DATEV bietet für genau diesen ersten Rundgang eine Klick-Tour an, die Sie durch die echte Oberfläche führt: start-duo.datev.de. Zehn Minuten, und Sie kennen die wichtigsten Wege.
Probieren Sie beim ersten Besuch aus, einen beliebigen Beleg hochzuladen (Belege → Hochladen, oder mit der App DATEV Upload mobil fotografieren). Es kann nichts kaputtgehen: Ein falsch hochgeladener Beleg lässt sich wieder entfernen, solange er nicht gebucht ist.
Wenn es hakt
- Brief nicht angekommen oder Code abgelaufen: Rufen Sie Ihre Kanzlei an. Sie sieht Ihre Registrierungsdaten in der DATEV SmartLogin-Administration und kann einen neuen Code auslösen.
- Anmeldung bleibt hängen: Browser-Verlauf und Cookies löschen, Seite neu laden, anderen Browser (Chrome/Edge) versuchen.
- Gar nichts geht: Prüfen Sie auf datev-status.de, ob DATEV eine Störung meldet.
- Neues Smartphone: Die App muss auf dem neuen Gerät neu registriert werden. Melden Sie sich vorher bei Ihrer Kanzlei, dann geht das ohne Wartezeit.
Das tun Sie jetzt
- SmartLogin-App registrieren, sobald der Brief da ist.
- Einmal auf duo.datev.de anmelden und einen Test-Beleg hochladen.
- App DATEV Upload mobil installieren, wenn Sie Quittungen unterwegs erfassen wollen (Anmeldung ebenfalls per SmartLogin).
Hilfe von DATEV
- TourErste Schritte in DATEV Unternehmen online – Klick-TourDATEV eG – geführter Rundgang vom Zugangsmedium bis zum ersten Beleg, in der echten Oberfläche
- VideoDATEV SmartLogin: Einfache und sichere AnmeldungDATEV eG auf YouTube – Registrierung und Anmeldung in drei Minuten
- HilfeErste Schritte DATEV SmartLoginDATEV Hilfe-Center, Dokument 1080654 – Schritt für Schritt mit Bildern
- HilfeDATEV SmartLogin zur Nutzung mit DATEV Unternehmen onlineDATEV Hilfe-Center, Dokument 1080852
- VideoDATEV Upload mobil: Dokumente digitalisieren und übertragenDATEV eG auf YouTube – Belege mit dem Smartphone fotografieren und hochladen
- HilfeDATEV Upload mobil: Dokumente digitalisieren und übertragenDATEV Hilfe-Center, Dokument 1071586
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Ihre E-Rechnungsadresse
So wie Sie eine Postanschrift und eine E-Mail-Adresse haben, bekommen Sie jetzt eine Adresse für E-Rechnungen. Sie entsteht auf der DATEV E-Rechnungsplattform und wird mit Ihrem Belegarchiv verbunden.
Wie die Teile zusammenspielen
Die DATEV E-Rechnungsplattform ist Ihr Briefkasten im Internet. Darin steckt das E-Rechnungspostfach: Es nimmt E-Rechnungen entgegen – über die Rechnungsnetzwerke TRAFFIQX und Peppol oder per E-Mail –, prüft sie auf Viren und Formatfehler und reicht sie an Belege online in Unternehmen online weiter. Mit der Aktivierung des Postfachs erhalten Sie drei Adressen, unter denen Lieferanten Sie erreichen:
- eine TRAFFIQX-ID (Netzwerk, in dem alle DATEV-Nutzer erreichbar sind),
- eine Peppol-ID (europaweites Rechnungsnetzwerk, das viele Softwarelösungen und Behörden nutzen),
- eine E-Mail-Adresse des Postfachs – an die Sie Ihre Rechnungs-Mailadresse automatisch weiterleiten lassen (Schritt 4).
Nur für den Rechnungseingang
Das E-Rechnungspostfach ist für den Rechnungseingang unverzichtbar – es gibt dafür keine gleichwertige Alternative. Für Ihre eigenen Rechnungen brauchen Sie es nicht: Der Rechnungsausgang läuft über Ihr branchenspezifisches Rechnungsprogramm, unabhängig von DATEV (Station 4, Ausblick).
Registrierung und Empfang sind kostenlos. Kosten entstehen nur, wenn Sie über die Plattform selbst Rechnungen versenden wollen (dazu mehr in Station 4).
Einrichtung in fünf Schritten
- Auf der E-Rechnungsplattform registrierenÖffnen Sie e-rechnungsplattform.apps.datev.de/register und melden Sie sich mit Ihrem DATEV SmartLogin an (für die spätere Verbindung mit Unternehmen online ist er ohnehin erforderlich). Erfassen Sie Ihre Unternehmensdaten vollständig: Firmenname, Anschrift, Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr.
- E-Rechnungspostfach aktivierenAktivieren Sie in der Plattform das E-Rechnungspostfach. Damit werden Ihre TRAFFIQX-ID, Ihre Peppol-ID und die Postfach-E-Mail-Adresse erzeugt. Sie finden alle drei jederzeit unter Einstellungen → Unternehmensdaten → E-Rechnungspostfach.
- Verbindung zu Unternehmen online einstellenIn den Programmverbindungen des Postfachs hinterlegen Sie Ihren Bestand in Belege online. Dazu brauchen Sie die Beraternummer Ihrer Kanzlei und Ihre Mandantennummer – beide stehen auf jeder Auswertung, und Sie können sie jederzeit bei Ihrer Kanzlei erfragen. Wie die Verbindung eingestellt wird, zeigt Schritt für Schritt das DATEV-Video Erste Schritte im DATEV E-Rechnungspostfach und das Hilfe-Dokument Programmverbindungen einstellen (beide auch unten verlinkt).
- Weiterleitung einrichten und Lieferanten informierenRichten Sie in Ihrem E-Mail-Programm oder bei Ihrem Mail-Anbieter ein, dass alles, was an Ihre Rechnungsadresse (etwa rechnung@ihr-betrieb.de) kommt, automatisch an die E-Mail-Adresse des Postfachs weitergeleitet wird. Dann teilen Sie Ihren Lieferanten die Peppol-ID, die TRAFFIQX-ID und als E-Mail-Adresse rechnung@ihr-betrieb.de mit – nicht die Postfach-Adresse. Warum der Umweg? Die Postfach-Adresse ist lang und kryptisch, und das Postfach zieht nur die Anhänge heraus und löscht die E-Mail. Über Ihre eigene Adresse sehen Sie jede Rechnung einmal mit Absender und Begleittext, können suchen und aufbewahren – und erst dann wandert sie ins Archiv. Unten steht eine fertige Vorlage.
- TestenSchicken Sie sich selbst eine PDF-Rechnung an rechnung@ihr-betrieb.de – oder bitten Sie einen Lieferanten, dem Sie vertrauen, um eine erste E-Rechnung. Sehen Sie den Beleg wenige Minuten später in Belege online, stimmt die ganze Kette: Ihre Adresse, die Weiterleitung, das Postfach, die Verbindung.
Gut zu wissen: Die Plattform sehen Sie danach nie wieder
Ist alles eingerichtet, müssen Sie die E-Rechnungsplattform nicht mehr besuchen. Unternehmen online holt die Rechnungen dort selbst ab; Sie arbeiten nur noch in Belege online. Die Anmeldung an der Plattform brauchen Sie nur noch, wenn sich Ihre Unternehmensdaten ändern.
Wichtig für den Übergang
Bis alle Lieferanten umgestellt haben, kommen Rechnungen weiter auf drei Wegen: als E-Rechnung an Ihre neue Adresse (automatisch im Archiv), als E-Rechnung oder PDF an Ihre alte Adresse (automatische Weiterleitung an die Postfach-Adresse, Station 4) und auf Papier (fotografieren oder scannen). Alle drei gehören in Belege online. Es darf keinen vierten Weg „Ablage im Schreibtisch“ mehr geben.
Vorlage: Nachricht an Ihre Lieferanten
Tragen Sie Ihre Daten ein, der Text passt sich an. Als E-Mail-Adresse gehört Ihre eigene Rechnungsadresse hinein, nicht die Postfach-Adresse von DATEV. Dann kopieren und per E-Mail an Ihre Lieferanten senden. Nichts davon wird gespeichert oder übertragen – die Felder leben nur in diesem Fenster.
Sehr geehrte Damen und Herren, wir haben unseren Rechnungseingang auf die elektronische Rechnung (E-Rechnung nach EN 16931) umgestellt. Bitte senden Sie Ihre Rechnungen an [FIRMA] ab sofort ausschließlich auf einem dieser Wege: – über das Peppol-Netzwerk an die Peppol-ID: [PEPPOL] – über das TRAFFIQX-Netzwerk an die TRAFFIQX-ID: [TRAFFIQX] – alternativ per E-Mail als XRechnung oder ZUGFeRD an: [MAIL] Rechnungen auf Papier bitten wir ab sofort nicht mehr zu versenden. Sollten Sie noch keine E-Rechnungen erstellen können, senden Sie Ihre PDF-Rechnung bitte ebenfalls an die genannte E-Mail-Adresse. Vielen Dank und freundliche Grüße [FIRMA]
Das tun Sie jetzt
- Berater- und Mandantennummer bei Ihrer Kanzlei erfragen, falls Sie keine Auswertung zur Hand haben.
- Registrieren, Unternehmensdaten erfassen, Postfach aktivieren, Verbindung zu Unternehmen online einstellen – Schritt für Schritt mit dem DATEV-Video. Das machen Sie selbst; die Kanzlei kann sich nicht für Sie ausweisen.
- Weiterleitung von rechnung@ihr-betrieb.de an die Postfach-Adresse einrichten und mit einer Test-Rechnung an sich selbst prüfen.
- Ihre Peppol-ID, TRAFFIQX-ID und Rechnungsadresse Ihren Geschäftspartnern mitteilen – auch Ihrem Steuerberater. Die zehn Lieferanten mit den meisten Rechnungen zuerst, der Rest nach und nach.
Hilfe von DATEV
- HilfeDATEV E-Rechnungsplattform bestellen und einrichtenDATEV Hilfe-Center, Dokument 1028948 – Registrierung Schritt für Schritt
- VideoDATEV E-Rechnungsplattform: E-Rechnungspostfach aktivierenDATEV eG auf YouTube
- VideoErste Schritte im DATEV E-RechnungspostfachDATEV eG auf YouTube – inklusive Verbindung mit DATEV Unternehmen online
- HilfeDATEV E-Rechnungspostfach – Programmverbindungen zu DATEV Unternehmen online einstellenDATEV Hilfe-Center, Dokument 1037662
- WebsiteDATEV E-Rechnungsplattform – Überblick, Leistungen, PreiseDATEV eG
- WebsiteAnmeldung an der E-Rechnungsplattformfür alle späteren Besuche – als Lesezeichen speichern
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Der neue Alltag
Das Ziel ist erreicht, wenn Sie an eine Eingangsrechnung nur noch einmal Hand anlegen: um sie zu bearbeiten und zu bezahlen. Alles andere passiert vorher oder nachher von allein.
So läuft eine Rechnung künftig
Die vier Wege ins Archiv
| So kommt die Rechnung | Das tun Sie |
|---|---|
| E-Rechnung an Ihre neue Adresse (Peppol, TRAFFIQX oder rechnung@ihr-betrieb.de) | Nichts. Sie liegt automatisch in Belege online. |
| E-Rechnung oder PDF an Ihre bisherige E-Mail-Adresse | Einfach an rechnung@ihr-betrieb.de weiterleiten. Von dort geht sie automatisch ins E-Rechnungspostfach und nach Unternehmen online – dann ist sie da, wo sie hingehört. Nicht an die Upload-Mail-Adresse: Die nimmt keine XRechnung-XML an. Und: dem Lieferanten die neue Adresse schicken, dann entfällt das künftig. |
| Papierrechnung, Quittung, Kassenbon | Mit der App DATEV Upload mobil fotografieren – oder scannen und per Upload online hochladen. Das Papier können Sie danach in einer Kiste sammeln; bei ordnungsgemäßem Scannen (Verfahrensdokumentation, wir helfen dabei) darf es sogar vernichtet werden. |
| Ihre eigenen Ausgangsrechnungen | Ebenfalls hochladen (Bereich Rechnungsausgang) – oder Ihre Rechnungssoftware überträgt sie automatisch. Klären Sie mit Ihrer Kanzlei, welche Anbindung Ihr Programm bietet. |
Ihre neue Routine
- Posteingang aufrufen: Einmal pro Woche in Belege online den Posteingang öffnen. Rechnungen, die Sie noch nicht angesehen haben, stehen fett – wie ungelesene E-Mails; nach dem Öffnen nicht mehr.
- Bearbeiten und prüfen: Rechnung öffnen – die Daten (Lieferant, Betrag, IBAN, Fälligkeit) sind schon ausgelesen. Stimmt die Leistung? Stimmt der Betrag? Dann setzen Sie das Häkchen, ob daraus eine Überweisung erstellt werden soll. Ist die Rechnung falsch, fordern Sie beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung an – eine E-Rechnung lässt sich nicht „handschriftlich korrigieren“.
- Bezahlen: Direkt aus dem Beleg über Bank online, oder wie bisher über Ihr Online-Banking. Im ersten Fall entfällt jedes Abtippen.
- Papier nachreichen: Was in der Woche an Quittungen angefallen ist, fotografieren.
Mehr ist es nicht. Rechnen Sie mit 15 bis 30 Minuten pro Woche, je nach Belegmenge – es ist weniger Zeit, als Sie heute mit Sortieren, Lochen und dem Weg zur Kanzlei verbringen.
Drei Dinge, die nicht mehr gehen
- Ausdrucken und abheften als Ersatz. Der Ausdruck einer E-Rechnung ist eine Kopie ohne Beweiswert. Das Original ist der Datensatz in Belege online.
- Belege löschen. Was einmal im Archiv ist, bleibt dort. Falsch Hochgeladenes markiert die Kanzlei gemeinsam mit Ihnen als ungültig.
- Belege sammeln und später hochladen. Belege müssen zeitnah revisionssicher abgelegt werden – das verlangen die GoBD. Und was bei der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung noch nicht da ist, fehlt darin; der Vorsteuerabzug verschiebt sich.
Was sich ändert – und was bleibt
Vielleicht denken Sie: „Jetzt mache ich die Arbeit, und die Kanzlei macht weniger.“ Das stimmt nicht – aber die Arbeitsteilung verschiebt sich, und das sollte man offen sagen.
Sie
- bringen Belege nicht mehr in Ordnern, sondern digital ins Archiv – das ist die Tätigkeit, die früher „Sortieren und Abheften“ hieß, nur einmal statt dreimal
- sichten, bearbeiten und bezahlen Rechnungen
- teilen Lieferanten Ihre E-Rechnungsadresse mit
- haben jederzeit Zugriff auf jeden Beleg und jede Auswertung
Ihr Steuerberater
- prüft jede Rechnung auf die steuerlichen Anforderungen (Pflichtangaben, Steuersatz, Vorsteuerabzug)
- kontiert und bucht, erstellt Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Abschlüsse und Steuererklärungen
- richtet Zugänge und Rechte in Unternehmen online ein und hält sie am Laufen
- berät Sie – mit aktuellen Zahlen, weil die Belege zeitnah da sind
Ausblick: Ihre eigenen Rechnungen
Dieser Leitfaden behandelt den Rechnungseingang – und dafür gibt es zum DATEV E-Rechnungspostfach mit Unternehmen online keine wirkliche Alternative. Diesen Weg empfehlen wir jedem Betrieb, ohne Einschränkung.
Der Rechnungsausgang ist davon völlig losgelöst: ein entgegengesetzter, unabhängiger Prozess. Man könnte denken, wer den Eingang bei DATEV hat, macht den Ausgang gleich mit – man ist ja ohnehin dort. Das ist ein Irrtum: Es bringt kaum Vorteile. Für Ihre eigenen Rechnungen an Unternehmen gilt die Ausstellungspflicht ab 2027 beziehungsweise 2028 (Leitfaden „E-Rechnung verstehen“, Station 1), und dafür gilt:
- Ein branchenspezifisches Rechnungsprogramm ist immer die bessere Lösung. Es kennt Ihre Kunden, Artikel, Angebote und Aufträge und erzeugt daraus die Rechnung. Fragen Sie den Hersteller, ob es XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931 erzeugt – fast alle aktuellen Programme können das.
- Die DATEV E-Rechnungsplattform für den Versand empfehlen wir nicht. Sie ist für den Empfang gebaut; Rechnungen schreiben können andere besser.
- DATEV Auftragswesen next nur, wenn Sie wenige und einfache Rechnungen schreiben – dann ist die direkte Verbindung mit Unternehmen online bequem. Sobald Angebote, Teilrechnungen oder Lager ins Spiel kommen, reicht es nicht.
- Für seltene, einfache Fälle, in denen sich kein Programm lohnt: das kostenlose Werkzeug E-Rechnung erstellen erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD im Browser, geprüft nach den offiziellen Regeln. Es ist kein Rechnungsprogramm und kein Archiv.
Ihre Ausgangsrechnungen laden Sie in Unternehmen online in den Bereich Rechnungsausgang hoch – oder Ihr Programm überträgt sie automatisch. Welche Lösung zu Ihnen passt, klären Sie mit Ihrer Kanzlei rechtzeitig vor Ihrem Stichtag.
Das tun Sie jetzt
- Legen Sie fest, wer in Ihrem Betrieb auf Unternehmen online zugreifen darf. Die Rechte lassen sich einschränken – ein Angestellter, der Belege hochlädt, muss nicht die Auswertungen sehen.
- Machen Sie sich mit Unternehmen online vertraut und überwachen Sie in den ersten Wochen, ob die neuen Prozesse funktionieren: Kommen die Rechnungen an? Liegen sie im richtigen Bereich?
- Fordern Sie jetzt konsequent E-Rechnungen an, wo Sie noch Papier bekommen. Die schlimmste Zeit ist die Übergangszeit, in der beides ankommt.
- Schaffen Sie den Pendelordner ab. Ab dem Monat, den Sie mit der Kanzlei festlegen, kommt nichts mehr auf Papier in die Kanzlei. Was noch auf Papier kommt, scannen Sie und laden es in Unternehmen online hoch.
Fangen Sie an, radikal zu digitalisieren. Digitalisierung ist keine Option mehr, sondern Pflicht – ob es Ihnen gefällt oder nicht, und wir können es auch nicht ändern. Ohne ordnungsgemäße E-Rechnung gibt es keinen Vorsteuerabzug.
Hilfe von DATEV
- WebsiteEmpfangene E-Rechnungen im Unternehmen verarbeitenDATEV eG – der gesamte Eingangsprozess mit E-Rechnungspostfach und Unternehmen online
- VideoDATEV Upload mobil: Dokumente digitalisieren und übertragenDATEV eG auf YouTube
- WebsiteE-Rechnung mit DATEVDATEV eG – Einstiegsseite zu allen Themen rund um die E-Rechnung
Ziel
Checkliste, Fragen, Hilfe
Zum Abhaken, zum Nachschlagen und für den Fall, dass Sie Hilfe brauchen.
Ihre Checkliste
Vorbereitung (Station 1)
Zugang (Station 2)
E-Rechnungsadresse (Station 3)
Alltag (Station 4)
Häufige Fragen
Ich bin Kleinunternehmer. Betrifft mich das überhaupt?
Ja, beim Empfang: Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen sind Sie dauerhaft befreit – Sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, müssen aber nicht.
Meine Lieferanten schicken noch ganz normale PDF-Rechnungen. Was mache ich damit?
Annehmen und in Belege online bringen – am einfachsten, indem Ihre Rechnungsadresse automatisch an die E-Mail-Adresse des E-Rechnungspostfachs weiterleitet; von Hand über die Upload-Mail-Adresse (nur PDF) oder Upload online. Bis Ende 2026 dürfen alle Aussteller noch so verfahren, kleinere bis Ende 2027. Schicken Sie dem Lieferanten trotzdem Ihre neue E-Rechnungsadresse – je früher er umstellt, desto weniger Handarbeit bleibt bei Ihnen.
Reicht es, wenn ich die E-Rechnung ausdrucke und abhefte?
Nein. Aufbewahrt werden muss der strukturierte Datensatz (XML) selbst, unverändert – acht Jahre nach dem Gesetz, sicher erst nach zehn. Ein Ausdruck ist nur eine Kopie. In Belege online ist die Aufbewahrung automatisch erfüllt.
Kann ich eine E-Rechnung ablehnen und stattdessen Papier verlangen?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 braucht ein Lieferant für eine E-Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen keine Zustimmung mehr. Was Sie ablehnen dürfen und sollten: Rechnungen, die inhaltlich falsch sind – dann fordern Sie eine korrigierte Rechnung an.
Was ist, wenn eine eingehende E-Rechnung technisch fehlerhaft ist?
Das Bundesfinanzministerium unterscheidet drei Fälle: Bei einem Formatfehler liegt gar keine E-Rechnung vor – der Aussteller muss neu ausstellen. Bei einem Geschäftsregelfehler (die Datei verstößt gegen die Norm) und bei inhaltlichen Fehlern ist eine Korrektur nötig. Das DATEV E-Rechnungspostfach prüft jede Rechnung automatisch und weist Formatfehler aus; Sie sehen also, wenn Sie beim Lieferanten nachhaken müssen.
Muss ich ab 2027 selbst E-Rechnungen schreiben?
Wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag: ja, ab dem 1. Januar 2027 für alle Rechnungen an Unternehmen in Deutschland. Darunter: ab dem 1. Januar 2028. Ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer. Den Schnellcheck finden Sie im Leitfaden „E-Rechnung verstehen“, die Lösungswege in Station 4.
Was ist mit Dauerrechnungen, zum Beispiel Miete oder Leasing?
Für Dauerrechnungen, die vor 2027 als Papier- oder PDF-Rechnung erteilt wurden, muss keine neue E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern. Legen Sie die vorhandene Dauerrechnung einmal in Belege online ab.
Und Rechnungen aus dem Ausland?
Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Rechnungen aus dem Ausland kommen weiter so, wie der Lieferant sie erstellt. Auch sie gehören ins Archiv in Belege online.
Ich habe kein Smartphone oder möchte es nicht dafür nutzen.
Dann bekommen Sie eine DATEV SmartCard oder den USB-Stick DATEV mIDentity mit Kartenleser-Funktion. Die Anmeldung läuft dann mit PIN am Computer. Sagen Sie Ihrer Kanzlei Bescheid, sie bestellt es.
Wie sicher sind meine Daten?
Die Daten liegen im DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg, zertifiziert und ausschließlich in Deutschland. Die Übertragung ist verschlüsselt, die Anmeldung zweistufig (Smartphone plus PIN oder Karte plus PIN). Über die Rechnungsnetzwerke TRAFFIQX und Peppol werden Absender identifiziert – gefälschte Rechnungen per E-Mail, ein wachsendes Betrugsfeld, laufen daran vorbei. DATEV ist eine Genossenschaft, deren Mitglieder Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sind.
Was kostet das Ganze?
Registrierung auf der E-Rechnungsplattform und Empfang von E-Rechnungen: kostenlos. DATEV Unternehmen online: ab etwa 15 € im Monat netto (Grundpreis 10,50 € für bis zu zehn Nutzer, Belege online 3,50 €, Bank online 1,30 €), einzelne Zusatzmodule kosten extra; kaum ein kleiner Betrieb liegt über 40 €. Den genauen Betrag nennt Ihnen Ihre Kanzlei vorab.
Muss ich das alles allein einrichten?
Unternehmen online und die Zugänge bestellt Ihre Kanzlei. Die E-Rechnungsplattform mit Postfach und Verbindung richten Sie selbst ein – das geht nicht anders, weil Sie sich dort persönlich ausweisen müssen. Mit diesem Leitfaden und den DATEV-Videos schaffen Sie das in einer halben Stunde. Wenn Sie es nicht allein möchten, kann Ihre Kanzlei gegen Honorar dabei helfen.
Wenn Sie Hilfe brauchen
Wer wofür zuständig ist
- Ihre Kanzlei
- Zugänge und Rechte in Unternehmen online, Buchführung, Lohn – und alles Steuerliche. Nicht: die E-Rechnungsplattform – die gehört Ihnen.
- DATEV
- Bedienung und Störungen der Software: Hilfe-Center, Service-Assistent, datev-status.de.
- Diese Seite
- Technische Fehler oder Anregungen zu diesem Leitfaden: support@steuerpapiere.de. Dort erfolgt keine Beratung.
Für technische Fragen zur Plattform hat DATEV außerdem einen digitalen Service-Assistenten zur E-Rechnung: isa.datev.de/page/bot-e-rechnung. Störungen bei DATEV sehen Sie auf datev-status.de.
Zum Schluss
Wenn alle Haken gesetzt sind, ist Ihr Rechnungseingang für 2027 und 2028 fertig – und Sie haben nebenbei ein Belegarchiv, in dem Sie jede Rechnung in Sekunden finden. Drucken Sie sich diese Seite mit Ihrer Checkliste aus oder speichern Sie den Link.