Die Begriffe, die in jedem Gespräch mit der Kanzlei fallen – kurz erklärt, mit dem Satz, der für Sie zählt, und dem Werkzeug, das dazu passt. Keine Paragrafensammlung, sondern das, was man wissen muss, um mitzureden.
Dazu steht hier noch nichts. Schreiben Sie uns den Begriff an support@steuerpapiere.de – wir nehmen ihn auf. Eine Beratung ist das nicht.
Wer Beschäftigte oder sich selbst beruflich ins EU-Ausland, nach Norwegen, Island, Liechtenstein, in die Schweiz oder nach Großbritannien schickt – auch für einen Tag, auch zu einer Messe oder einem Kundentermin –, braucht die A1-Bescheinigung als Nachweis, dass weiter die deutsche Sozialversicherung gilt. Ohne sie drohen bei Kontrollen vor Ort Bußgelder und Beiträge nach dortigem Recht, besonders in Frankreich, Österreich und der Schweiz. Beantragt wird sie elektronisch über das Lohnprogramm bei der Krankenkasse, für Selbständige bei der Rentenversicherung; sie kommt meist innerhalb weniger Tage.
Für Sie heißt das: Dienstreise ins Ausland geplant? Vorher der Lohnabrechnung Bescheid geben – Land, Zeitraum, Zweck. Die Reisekosten dazu rechnet der Reisekostenrechner.
Anschaffungen, die länger als ein Jahr genutzt werden, mindern den Gewinn nicht sofort, sondern verteilt über die Nutzungsdauer – das ist die Absetzung für Abnutzung (§ 7 EStG). Die Nutzungsdauer steht in den AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums: ein Büromöbel 13 Jahre, ein Pkw 6 Jahre; Computer, Software und Zubehör dürfen seit 2021 in einem Jahr abgeschrieben werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto werden sofort abgezogen; zwischen 250 € und 1.000 € netto ist alternativ ein Sammelposten über fünf Jahre möglich. Für bewegliche Wirtschaftsgüter, die zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 angeschafft werden, gibt es wieder die degressive Abschreibung mit bis zu 30 % im Jahr.
Für Sie heißt das: Für die Buchhaltung zählt das Lieferdatum, nicht das Zahlungsdatum. Heben Sie die Rechnung auf – sie belegt Anschaffungskosten und Beginn der Abschreibung für Jahre.
Das Verzeichnis aller abnutzbaren Wirtschaftsgüter des Betriebs mit Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, jährlicher Abschreibung und Restbuchwert – Pflicht auch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG). Es zeigt, welche Abschreibung noch läuft, welcher Buchwert bei einem Verkauf gegen den Erlös steht und was noch im Betrieb sein müsste. Geringwertige Wirtschaftsgüter über 250 € gehören hinein, Sammelposten ebenso.
Für Sie heißt das: Wird eine Maschine verschrottet, verkauft oder privat übernommen, muss das ins Verzeichnis – sonst wird jahrelang etwas abgeschrieben, das nicht mehr da ist, oder ein Verkaufserlös fehlt. Einmal im Jahr durchgehen. Grundlagen: Abschreibung.
Umsatzsteuer entsteht normalerweise mit der Leistung – bei Anzahlungen aber schon mit dem Geldeingang (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG). Wer eine Anzahlung vereinnahmt, versteuert sie in der Voranmeldung des Monats und stellt dem Kunden eine Anzahlungsrechnung mit Umsatzsteuer; der Kunde zieht die Vorsteuer erst nach Zahlung. In der Schlussrechnung werden die Anzahlungen mit ihrer Steuer offen abgesetzt – sonst wird die Steuer doppelt geschuldet (§ 14 Abs. 5 UStG). Bei der Einkommensteuer ist die Anzahlung beim Bilanzierer noch kein Gewinn, sondern eine erhaltene Anzahlung; bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist sie sofort Einnahme.
Für Sie heißt das: Auf jeder Schlussrechnung die erhaltenen Anzahlungen mit Datum, Nettobetrag und Steuer einzeln abziehen. Der E-Rechnungsschreiber ist für einfache Fälle gemacht; Abschlagsketten gehören in eine Rechnungssoftware.
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsanweisungen: zehn Jahre. Buchungsbelege – Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Verträge, soweit sie Buchungen belegen: acht Jahre (seit 2025, vorher zehn). Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen: sechs Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist – und sie läuft nicht ab, solange das Finanzamt die Steuer für dieses Jahr noch ändern darf (§ 147 Abs. 3 AO), etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung. Wer sicher gehen will, hält Belege zehn Jahre. Elektronisch empfangene Belege – E-Rechnungen, PDF-Rechnungen, Kontoauszüge aus dem Online-Banking – müssen elektronisch und unveränderbar aufbewahrt werden; ein Ausdruck reicht nicht.
Für Sie heißt das: Ein Beleg aus 2026 muss bis Ende 2034 vorhanden sein. Läuft eine Betriebsprüfung, endet keine Frist vorher. Wie man Dateien richtig aufbewahrt, erklärt der Leitfaden E-Rechnung verstehen, Station 3.
Kleine Sachgeschenke des Arbeitgebers zu einem persönlichen Anlass – Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes – bis 60 € einschließlich Umsatzsteuer sind kein Arbeitslohn (R 19.6 LStR): Blumen, ein Buch, eine Flasche Wein. Geld ist immer steuerpflichtig. Ebenfalls kein Lohn sind Getränke und Snacks, die im Betrieb bereitstehen, und Speisen bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz bis 60 €. Die 60 € sind eine Freigrenze: Ein Geschenk für 65 € ist komplett steuerpflichtig – dann hilft die Sachbezugsfreigrenze von 50 €, wenn sie im Monat noch frei ist, oder die Pauschalierung.
Für Sie heißt das: Geburtstagsgeschenk bis 60 €: steuerfrei, ohne Aufzeichnung. Gutschein zu Weihnachten ohne persönlichen Anlass: Sachbezug, 50 € im Monat. Zwei verschiedene Töpfe, die sich nicht addieren lassen. Siehe Sachbezüge.
Lieferungen in Länder außerhalb der EU – Schweiz, Großbritannien, USA – sind umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 1a, § 6 UStG), wenn die Ware nachweislich das Zollgebiet der EU verlässt. Der Nachweis ist der elektronische Ausgangsvermerk aus dem Zollsystem ATLAS; bei Kleinsendungen bis 1.000 € genügen Frachtpapiere. Anders als in der EU spielt die USt-IdNr. des Kunden keine Rolle, auch Privatkunden erhalten steuerfrei. Der Kunde zahlt stattdessen die Einfuhrabgaben seines Landes.
Für Sie heißt das: Ohne Ausgangsvermerk wird die Lieferung in der Prüfung steuerpflichtig – 19 % aus dem Betrag, die der Kunde längst nicht mehr zahlt. Wer exportiert, braucht eine EORI-Nummer und meist einen Spediteur für die Zollanmeldung. Lieferketten über mehrere Firmen: Reihengeschäft-Rechner.
Betriebe mit mindestens 20 Arbeitsplätzen müssen 5 % davon mit schwerbehinderten Menschen besetzen; für jeden unbesetzten Pflichtplatz zahlen sie eine monatliche Ausgleichsabgabe zwischen 140 € und 720 €, gestaffelt nach der erreichten Quote (§ 160 SGB IX). Die Anzeige an die Agentur für Arbeit und die Zahlung an das Integrationsamt sind bis zum 31. März für das Vorjahr fällig; die Lohnabrechnung erstellt die Anzeige. Aufträge an Werkstätten für behinderte Menschen können angerechnet werden.
Für Sie heißt das: Ab dem zwanzigsten Arbeitsplatz zählt jeder Monat. Die Abgabe ist Betriebsausgabe, aber Beschäftigung ist günstiger – dafür gibt es Zuschüsse des Integrationsamtes.
Auszubildende sind in allen Zweigen sozialversicherungspflichtig, aber ohne Geringfügigkeitsgrenze und mit einer Besonderheit: Bis zu einer Vergütung von 325 € im Monat trägt der Arbeitgeber die Beiträge allein (Geringverdienergrenze). Die Vergütung muss die gesetzliche Mindestausbildungsvergütung erreichen, die jährlich steigt und je Ausbildungsjahr höher ist (§ 17 BBiG) – den aktuellen Betrag nennt die Kammer. Die Umlagen U1 und U2 gelten auch für Azubis; Lohnsteuer fällt bei der üblichen Vergütung kaum an.
Für Sie heißt das: Der Ausbildungsvertrag wird bei der Kammer eingetragen, die Anmeldung zur Sozialversicherung läuft wie bei jedem Mitarbeiter über die Lohnabrechnung. Ein Auszubildender kostet mit Arbeitgeberanteilen rund 20 % mehr als die Vergütung.
Wer als Unternehmer oder Vermieter eine Bauleistung bezahlt – Neubau, Umbau, Instandsetzung von Gebäuden –, muss 15 % der Rechnung einbehalten und ans Finanzamt des Bauunternehmers abführen (§ 48 EStG), es sei denn, der Bauunternehmer legt eine gültige Freistellungsbescheinigung vor. Sie ist beim Bundeszentralamt für Steuern online prüfbar. Bagatellgrenze: 5.000 € je Bauunternehmer und Jahr, bei ausschließlich steuerfreien Vermietungsumsätzen 15.000 €. Unterbleibt der Abzug, haftet der Auftraggeber für die Steuer. Private Vermieter mit höchstens zwei Wohnungen sind ausgenommen.
Für Sie heißt das: Vor der ersten Zahlung an einen Handwerker die Freistellungsbescheinigung anfordern und zur Rechnung legen. Wer als Bauunternehmer selbst Rechnungen stellt, beantragt die Bescheinigung beim Finanzamt – sonst behalten Kunden 15 % ein.
Sozialversicherungsbeiträge werden nur bis zu einer Einkommensgrenze berechnet; was darüber liegt, bleibt beitragsfrei. 2026 liegt die Grenze für Renten- und Arbeitslosenversicherung bei 8.450 € im Monat (101.400 € im Jahr), für Kranken- und Pflegeversicherung bei 5.812,50 € im Monat (69.750 €), einheitlich in Ost und West. Davon zu unterscheiden ist die Versicherungspflichtgrenze von 77.400 € im Jahr: Wer darüber verdient, darf in die private Krankenversicherung wechseln. Die Grenzen steigen jedes Jahr mit den Löhnen.
Für Sie heißt das: Bei 9.000 € brutto zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht mehr Rentenbeitrag als bei 8.450 € – der geldwerte Vorteil eines Dienstwagens kostet dann keine Sozialversicherung mehr. Was ein Gehalt den Betrieb kostet: Brutto-Netto-Rechner.
Die Sozialversicherungsbeiträge eines Monats sind am drittletzten Bankarbeitstag dieses Monats fällig (§ 23 Abs. 1 SGB IV) – nicht am Monatsende und nicht mit der Lohnzahlung. Zwei Arbeitstage vorher, um 0 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstags, muss der Beitragsnachweis elektronisch bei jeder Krankenkasse vorliegen. Bankarbeitstage sind Montag bis Freitag ohne gesetzliche Feiertage; der 24. und der 31. Dezember zählen nicht. Steht der Lohn noch nicht fest, wird der Nachweis geschätzt und im Folgemonat berichtigt.
Für Sie heißt das: Am sechstletzten Bankarbeitstag müssen die Löhne abgerechnet sein. Wer eine Kanzlei abrechnen lässt, liefert Stunden und Änderungen entsprechend früher. Alle Termine des Jahres: Steuertermine.
Die gesetzliche Unfallversicherung für Arbeitsunfälle, Wegeunfälle und Berufskrankheiten trägt allein der Arbeitgeber; zuständig ist die Berufsgenossenschaft der Branche (Bau, Handel, Verwaltung, Gesundheit). Jeder Betrieb mit Beschäftigten meldet sich innerhalb einer Woche an. Der Beitrag wird im Folgejahr berechnet: Entgeltsumme mal Gefahrklasse der Tätigkeit mal Beitragsfuß; dafür ist der elektronische Lohnnachweis bis zum 16. Februar abzugeben. Unternehmer selbst sind je nach Berufsgenossenschaft pflicht- oder freiwillig versichert.
Für Sie heißt das: Den Lohnnachweis macht die Lohnabrechnung; die Beitragsrechnung kommt im Frühjahr und ist Betriebsausgabe. Unfall im Betrieb: Anzeige an die Berufsgenossenschaft innerhalb von drei Tagen, wenn der Mitarbeiter länger als drei Tage ausfällt.
Beschäftigte haben Anspruch darauf, Gehalt in eine Betriebsrente umzuwandeln – meist über eine Direktversicherung oder Pensionskasse (§ 1a BetrAVG). Beiträge bis 8 % der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung sind steuerfrei (2026: 8.112 € im Jahr), bis 4 % auch sozialversicherungsfrei (4.056 €). Weil der Arbeitgeber dadurch Sozialabgaben spart, muss er 15 % des umgewandelten Betrags zuschießen, soweit er Beiträge spart. Die spätere Rente ist voll steuer- und bei gesetzlich Versicherten beitragspflichtig. Der Arbeitgeber haftet für die Zusage, auch wenn ein Versicherer sie durchführt.
Für Sie heißt das: Fragt ein Mitarbeiter nach Entgeltumwandlung, dürfen Sie nicht Nein sagen – wohl aber den Anbieter vorgeben. Der Zuschuss von 15 % ist Pflicht, seit 2022 auch bei Altverträgen.
Wer den Betrieb verkauft oder endgültig aufgibt, versteuert die stillen Reserven: Verkaufspreis oder Verkehrswert aller Wirtschaftsgüter abzüglich Buchwert – auch Firmenwagen, Gebäude und Kundenstamm (§ 16 EStG). Der Aufgabegewinn wird begünstigt: Wer 55 Jahre alt oder berufsunfähig ist, erhält einmal im Leben einen Freibetrag von 45.000 €, der ab 136.000 € Gewinn abschmilzt, und auf Antrag den ermäßigten Steuersatz (56 % des Durchschnittssatzes, mindestens 14 %, § 34 Abs. 3 EStG). Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist vorher zur Bilanz überzugehen; Gewerbesteuer fällt beim Einzelunternehmer auf den Aufgabegewinn nicht an.
Für Sie heißt das: Übergabe an Kinder, Verkauf an einen Mitarbeiter, Auslaufenlassen – jeder Weg hat andere Steuerfolgen, und alle brauchen ein bis zwei Jahre Vorlauf. Der Freibetrag gilt nur einmal, also nicht für den kleinen Nebenbetrieb verschenken.
Alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG), mindern den Gewinn – vorausgesetzt, es gibt einen Beleg. Manche sind nur eingeschränkt abziehbar: Bewirtung zu 70 %, Geschenke an Geschäftspartner nur bis 50 € je Person und Jahr, das häusliche Arbeitszimmer nur unter Bedingungen. Gar nicht abziehbar sind Geldbußen, die Gewerbesteuer und private Anteile, etwa am Auto oder am Telefon. Wo sich Privates und Betriebliches mischen, wird geschätzt und aufgeteilt.
Für Sie heißt das: Betriebliches vom Geschäftskonto, Privates vom Privatkonto – das spart bei jeder Prüfung Diskussionen. Und: kein Beleg, keine Betriebsausgabe.
Das Finanzamt darf die Buchführung vor Ort oder digital prüfen (§§ 193 ff. AO). Die Prüfungsanordnung nennt Steuerarten und Jahre – meist die letzten drei – und kommt in der Regel zwei bis vier Wochen vorher. Der Prüfer hat Anspruch auf die Daten in maschinell auswertbarer Form (Datenzugriff nach den GoBD) und auf Auskünfte; Sie müssen mitwirken. Nach der Prüfung gibt es eine Schlussbesprechung und geänderte Bescheide. Kleinbetriebe werden seltener geprüft, Bargeldbranchen häufiger. Daneben gibt es die Umsatzsteuer-Sonderprüfung und die Lohnsteuer-Außenprüfung mit demselben Ablauf.
Für Sie heißt das: Der Prüfer spricht mit der Kanzlei, nicht mit Ihnen allein – lassen Sie die Prüfung dort stattfinden. Die Vorbereitung ist einfach, wenn die Belege vollständig digital vorliegen. Aufbewahrungsfristen laufen während einer Prüfung nicht ab.
Sommerfest, Weihnachtsfeier, Betriebsausflug: Bis zu zweimal im Jahr bleiben je Teilnehmer 110 € steuer- und beitragsfrei – ein Freibetrag, der Rest ist Arbeitslohn (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). In die 110 € zählen alle Kosten der Feier einschließlich Umsatzsteuer, Saalmiete, Musik und Geschenke, geteilt durch die Teilnehmer; Begleitpersonen werden ihrem Mitarbeiter zugerechnet. Voraussetzung: Die Veranstaltung steht allen Beschäftigten des Betriebs oder der Abteilung offen. Den übersteigenden Teil darf der Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuern, dann bleibt er beitragsfrei.
Für Sie heißt das: Teilnehmerliste führen und alle Rechnungen sammeln – die Prüfung fragt nach den Kosten pro Kopf. Eine Feier nur für die Geschäftsleitung ist keine Betriebsveranstaltung, sondern voll steuerpflichtig.
Ein Gegenstand gehört zum Betrieb, wenn er zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird (notwendiges Betriebsvermögen). Zwischen 10 % und 50 % darf man wählen (gewillkürtes Betriebsvermögen), unter 10 % bleibt er privat (R 4.2 EStR). Im Betriebsvermögen sind alle Kosten Betriebsausgabe und die Privatnutzung wird versteuert; dafür ist ein späterer Verkaufsgewinn steuerpflichtig. Im Privatvermögen gibt es für die betriebliche Nutzung nur den anteiligen Kostenabzug, beim Auto 0,30 € je Kilometer. Grundstücke werden nach Nutzung aufgeteilt; ein Arbeitszimmer im eigenen Haus wird erst ab mehr als einem Fünftel des Wertes oder 20.500 € Betriebsvermögen – mit Folgen beim Verkauf.
Für Sie heißt das: Vor dem Kauf entscheiden, nicht danach: Auto, Laptop, Fotoausrüstung – die Zuordnung prägt Jahre. Für den Wagen rechnet es der Firmenwagen-Rechner aus.
Wer Geschäftspartner bewirtet, darf 70 % der angemessenen Kosten als Betriebsausgabe abziehen, die Vorsteuer aber zu 100 % (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Dafür muss der Beleg mehr enthalten als eine normale Rechnung: Ort, Tag, die Namen aller Teilnehmer einschließlich des Gastgebers, den konkreten Anlass („Besprechung Auftrag Halle 3“, nicht „Geschäftsessen“) und die Höhe einschließlich Trinkgeld. Die Rechnung selbst muss maschinell aus einer elektronischen Kasse stammen und ab 250 € den Namen des Bewirtenden tragen.
Für Sie heißt das: Der Vordruck auf der Rückseite der Gaststättenrechnung ist genau dafür da – vor Ort ausfüllen, Trinkgeld notieren, unterschreiben. Die Bewirtung eigener Mitarbeiter ist zu 100 % abziehbar, gehört aber nicht auf diesen Beleg.
Kaufleute im Handelsregister – also jede GmbH, UG und der eingetragene Kaufmann – müssen Bücher führen und bilanzieren (§ 238 HGB). Alle anderen Gewerbetreibenden werden bilanzierungspflichtig, wenn der Umsatz 800.000 € oder der Gewinn 80.000 € im Jahr übersteigt (§ 141 AO); das Finanzamt teilt das mit, und die Pflicht beginnt im Jahr nach der Mitteilung. Freiberufler bilanzieren nie zwangsweise. Wer nicht bilanzieren muss, macht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung – einfacher, weil nur Zahlungen zählen.
Für Sie heißt das: Die Grenze ist kein Ziel, das man vermeiden müsste: Eine Bilanz kostet mehr, zeigt aber auch mehr. Nicht freiwillig hin und her wechseln – der Übergang erzeugt einen einmaligen Übergangsgewinn oder -verlust. Siehe EÜR oder Bilanz.
Die Betriebswirtschaftliche Auswertung ist der Monatsbericht aus der Buchhaltung: Umsatz, Materialaufwand, Personalkosten, Raumkosten, sonstige Kosten, vorläufiges Ergebnis – für den Monat und das laufende Jahr, oft im Vergleich zum Vorjahr. Sie ist vorläufig: Abschreibungen sind meist pauschal, Rückstellungen fehlen, Privatanteile werden erst zum Abschluss gebucht. Die Summen- und Saldenliste zeigt dahinter jedes Konto mit seinem Stand; die Offene-Posten-Liste, welche Rechnungen Kunden noch schulden.
Für Sie heißt das: Eine BWA, die drei Monate hinterherhinkt, ist wertlos – sie lebt davon, dass Belege zeitnah hochgeladen sind. Bei DATEV liegt sie unter Auswertungen in Unternehmen online. Die Zahl, die zählt: das Ergebnis vor Steuern, nicht der Kontostand.
Ein Monat mehr Zeit für jede Umsatzsteuer-Voranmeldung (§§ 46 bis 48 UStDV): Die Voranmeldung für Januar ist dann am 10. März fällig statt am 10. Februar. Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres, fällig bis zum 10. Februar und verrechnet mit der letzten Voranmeldung des Jahres. Vierteljahreszahler bekommen die Verlängerung ohne Sondervorauszahlung. Der Antrag wird einmal elektronisch gestellt und gilt weiter, bis er widerrufen wird.
Für Sie heißt das: Für die Lohnsteuer gibt es keine Dauerfristverlängerung. Wie sich die Termine verschieben, zeigt Steuertermine mit einem Haken.
Statt jedes Jahr denselben Betrag (linear) darf für bewegliche Wirtschaftsgüter, die zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 angeschafft werden, ein fester Prozentsatz vom jeweiligen Restbuchwert abgeschrieben werden: 30 %, höchstens das Dreifache der linearen Abschreibung (§ 7 Abs. 2 EStG). Das verlagert Abschreibung in die ersten Jahre; ein Wechsel zur linearen Methode ist später möglich, umgekehrt nicht. Für reine Elektrofahrzeuge gibt es im selben Zeitraum eine eigene Staffel mit 75 % im ersten Jahr (§ 7 Abs. 2a EStG).
Für Sie heißt das: Bei einer Maschine für 60.000 € sind es im ersten Jahr 18.000 € statt 6.000 € – Steuer wird verschoben, nicht gespart. Sinnvoll, wenn der Steuersatz jetzt hoch ist. Die Wahl trifft die Kanzlei beim Abschluss, nicht der Händler.
Händler, die gebrauchte Gegenstände von Privatleuten oder Kleinunternehmern ohne Vorsteuer einkaufen – Autohändler, Antiquitäten, Second-Hand, Handy-Ankauf – versteuern nicht den Verkaufspreis, sondern nur die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis (§ 25a UStG). Die Umsatzsteuer steckt in der Marge und darf in der Rechnung nicht ausgewiesen werden; stattdessen steht dort „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“. Der Käufer bekommt keinen Vorsteuerabzug. Für Kleinware darf die Differenz für alle Verkäufe eines Zeitraums zusammen gebildet werden.
Für Sie heißt das: Wer Neuware und Gebrauchtware handelt, muss beide Kreise sauber trennen – und darf beim Gebrauchtverkauf nie „inkl. 19 % USt“ schreiben, sonst schuldet er die Steuer zusätzlich.
Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software auslesen kann – in Deutschland XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Eine PDF allein oder ein Scan ist keine E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie im Geschäft mit anderen Unternehmen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Rechnungen an Privatkunden; Kleinunternehmer dürfen weiter gewöhnliche Rechnungen ausstellen.
Für Sie heißt das: Ein E-Mail-Postfach reicht zum Empfangen, aber die Datei muss als Datei aufbewahrt werden. Alles Weitere: Leitfaden E-Rechnung verstehen; erstellen, prüfen und bezahlen im E-Rechnungs-Cockpit.
Fehlt ein Beleg – verloren, nie erhalten, Parkuhr, Trinkgeld –, ersetzt ihn ein selbst geschriebener Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck, Empfänger, dem Grund für das Fehlen und Ihrer Unterschrift. Das Finanzamt erkennt ihn als Betriebsausgabe an, wenn der Vorgang glaubhaft und die Höhe üblich ist. Vorsteuer gibt es aus einem Eigenbeleg nie, denn dafür braucht es eine ordnungsgemäße Rechnung.
Für Sie heißt das: Ausnahme, nicht Regel. Wer bei jedem zehnten Beleg einen Eigenbeleg schreibt, bekommt Fragen – und verliert bei jedem die Vorsteuer.
Seit 2023 gibt es für gesetzlich Versicherte keinen gelben Schein mehr: Die Arztpraxis meldet die Krankschreibung an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft sie dort elektronisch ab – über das Lohnprogramm oder die Kanzlei, die die Löhne macht. Der Beschäftigte muss sich weiterhin unverzüglich krankmelden und mitteilen, wie lange es voraussichtlich dauert; erst dann darf der Arbeitgeber abrufen. Privatversicherte, Minijobber in Privathaushalten und Erkrankungen im Ausland laufen weiter auf Papier.
Für Sie heißt das: Ohne die Meldung des Mitarbeiters („krank bis voraussichtlich Freitag“) kann die Lohnabrechnung nichts abrufen – und die Erstattung aus der Umlage U1 hängt daran. Krankmeldungen also immer an die Lohnabrechnung weitergeben.
ELStAM sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale – Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuer, Freibeträge –, die der Arbeitgeber mit Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum beim Bundeszentralamt für Steuern abruft; die Lohnsteuerkarte aus Papier gibt es seit 2013 nicht mehr. Die Steuerklassen I bis VI bestimmen nur, wie viel Lohnsteuer monatlich einbehalten wird; die endgültige Steuer ergibt sich aus der Jahreserklärung. Ehepaare wählen zwischen IV/IV, III/V und IV/IV mit Faktor.
Für Sie heißt das: Ohne Steuer-ID landet eine neue Kraft in Steuerklasse VI mit dem höchsten Abzug. Die ID fragt der Personalfragebogen ab; was je Steuerklasse netto bleibt, zeigt der Brutto-Netto-Rechner.
Zwei verschiedene Dinge. Die Entfernungspauschale gilt für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: je Arbeitstag und Entfernungskilometer – also nur die einfache Strecke – 0,30 €, ab dem 21. Kilometer 0,38 €, unabhängig vom Verkehrsmittel; ab 2026 gilt der Satz von 0,38 € bereits ab dem ersten Kilometer. Die Kilometerpauschale gilt für Dienstreisen: 0,30 € für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer mit dem eigenen Pkw, hin und zurück, ohne Nachweis der Kosten.
Für Sie heißt das: Wer zur Baustelle, zum Kunden oder zur Fortbildung fährt, rechnet eine Dienstreise ab, keinen Arbeitsweg – Reisekostenrechner.
Der Arbeitgeber darf den Weg zur Arbeit bezuschussen. Ein Jobticket oder Deutschlandticket für den öffentlichen Nahverkehr ist steuer- und beitragsfrei, wenn es zusätzlich zum Gehalt gewährt wird (§ 3 Nr. 15 EStG) – der Mitarbeiter muss es allerdings auf seine Entfernungspauschale anrechnen; alternativ versteuert der Arbeitgeber es mit 25 % pauschal, dann bleibt die Pauschale unberührt. Für den Weg mit dem eigenen Auto kann der Arbeitgeber einen Zuschuss bis zur Höhe der Entfernungspauschale mit 15 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 EStG); er ist dann beitragsfrei, mindert aber die Werbungskosten des Mitarbeiters.
Für Sie heißt das: Ein Deutschlandticket vom Betrieb ist netto mehr wert als derselbe Betrag als Gehalt. Voraussetzung ist immer „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ – keine Gehaltsumwandlung. Was ein Gehalt kostet: Brutto-Netto-Rechner.
Darf ein Firmenwagen privat genutzt werden, ist das ein geldwerter Vorteil. Pauschal: 1 % des Bruttolistenpreises je Monat, dazu 0,03 % je Entfernungskilometer für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Reine Elektroautos werden nur mit einem Viertel angesetzt (0,25 %), wenn der Listenpreis 70.000 € nicht übersteigt – für Anschaffungen ab dem 1. Juli 2025 gilt die Grenze von 100.000 €; Plug-in-Hybride mit der Hälfte unter Bedingungen. Alternativ ein Fahrtenbuch: lückenlos, zeitnah, unveränderbar, mit Datum, Ziel, Zweck und Kilometerstand jeder Fahrt.
Für Sie heißt das: Ein nachträglich in Excel getipptes Fahrtenbuch wird verworfen – dann gilt rückwirkend die 1-%-Regel. Entweder ein elektronisches Fahrtenbuch oder gar keins. Ob sich der Wagen lohnt und welche Methode passt, zeigt der Firmenwagen-Rechner.
Zahlt ein Kunde endgültig nicht – Insolvenz, Bestreiten, erfolglose Vollstreckung –, darf die Umsatzsteuer aus der Rechnung berichtigt werden (§ 17 UStG): Sie kommt in der nächsten Voranmeldung zurück, der Kunde müsste seine Vorsteuer zurückzahlen. Beim Bilanzierer wird die Forderung abgeschrieben, zweifelhafte Forderungen werden schon vorher wertberichtigt; bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung war die Einnahme nie da, es gibt also nichts abzuziehen. Ein bloßer Zahlungsverzug reicht nicht – uneinbringlich heißt, dass mit der Zahlung auf absehbare Zeit nicht zu rechnen ist.
Für Sie heißt das: Insolvenzeröffnung des Kunden: sofort der Kanzlei melden, die Umsatzsteuer gibt es zurück. Wer Forderungen ohne Mahnung einfach ausbucht, hat in der Prüfung ein Problem – Mahnungen und Schriftverkehr sind der Nachweis.
Kosten für Fortbildung im ausgeübten Beruf – Seminare, Meisterkurs, Fachliteratur, Fahrten, Übernachtung – sind Betriebsausgaben oder Werbungskosten in voller Höhe. Eine erste Ausbildung oder ein Erststudium außerhalb eines Ausbildungsverhältnisses zählt dagegen als Sonderausgabe bis 6.000 € im Jahr (§ 10 Abs. 1 Nr. 7 EStG) und wirkt nur, wenn im selben Jahr Einkommen da ist. Übernimmt der Arbeitgeber eine Fortbildung im überwiegend betrieblichen Interesse, ist das für den Mitarbeiter kein Arbeitslohn. Bei Sprachkursen und allgemeinen Kursen fragt das Finanzamt nach dem beruflichen Bezug.
Für Sie heißt das: Teilnahmebescheinigung und Programm zur Rechnung legen – sie belegen den Bezug. Die Reisekosten dazu: Reisekostenrechner.
Freie Berufe (§ 18 EStG) sind die Katalogberufe – Ärzte, Anwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure, Journalisten, Künstler – und ähnliche Tätigkeiten mit wissenschaftlicher, künstlerischer oder schriftstellerischer Prägung, ausgeübt aufgrund eigener Fachkenntnis. Alle anderen Selbständigen sind Gewerbetreibende (§ 15 EStG). Der Unterschied: Gewerbetreibende zahlen Gewerbesteuer (weitgehend auf die Einkommensteuer anrechenbar), melden ein Gewerbe an, sind Mitglied der IHK oder Handwerkskammer und ab bestimmten Größen bilanzierungspflichtig. Freiberufler dürfen immer die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nutzen. Eine GmbH ist immer gewerblich, egal was sie tut.
Für Sie heißt das: Bei einer Gemeinschaftspraxis oder GbR färbt schon ein kleiner gewerblicher Anteil – etwa Produktverkauf – auf alles ab (§ 15 Abs. 3 EStG). Einzelunternehmer können trennen, wenn beides sauber getrennt geführt wird. Vorher mit der Kanzlei klären.
Ein Freibetrag bleibt immer steuerfrei, nur der übersteigende Teil wird besteuert: bei der Betriebsveranstaltung 110 € je Teilnehmer. Eine Freigrenze kippt: Wird sie auch nur um einen Cent überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig – Sachbezüge 50 € im Monat, Geschenke an Geschäftspartner 50 € im Jahr, Aufmerksamkeiten 60 €. Denselben Unterschied gibt es beim Solidaritätszuschlag (Freigrenze mit Gleitzone) und beim Grundfreibetrag (Freibetrag).
Für Sie heißt das: Bei einer Freigrenze lieber knapp darunter bleiben als knapp darüber: Ein Gutschein über 50,01 € ist komplett lohnsteuerpflichtig, einer über 50 € nicht.
Ein Minijob liegt vor, wenn das regelmäßige Entgelt 603 € im Monat nicht übersteigt (2026; die Grenze folgt dem Mindestlohn und entspricht zehn Wochenstunden). Die beschäftigte Person zahlt keine Steuer und – nach schriftlichem Antrag auf Befreiung – keine Rentenversicherung; der Betrieb zahlt Pauschalabgaben von rund 31 % an die Minijob-Zentrale. Zwischen 603,01 € und 2.000 € liegt der Übergangsbereich (Midijob) mit ermäßigten Arbeitnehmerbeiträgen. Mehrere Minijobs werden zusammengerechnet; neben einer Hauptbeschäftigung ist nur ein Minijob abgabenfrei.
Für Sie heißt das: Ein Minijob mit 603 € kostet den Betrieb rund 790 € (Brutto-Netto-Rechner). Den Befreiungsantrag erzeugt der Personalfragebogen – er wirkt nur unterschrieben.
Bis 50 € je Empfänger und Jahr sind Geschenke an Kunden und Geschäftspartner Betriebsausgabe (seit 2024; vorher 35 €), darüber gar nicht – auch nicht anteilig. Bei Vorsteuerabzug gilt die Grenze netto. Die Geschenke müssen getrennt aufgezeichnet werden, mit Namen des Empfängers. Damit der Beschenkte das Geschenk nicht versteuern muss, kann der Schenker die Steuer pauschal mit 30 % übernehmen (§ 37b EStG) – dann einheitlich für alle Geschenke des Jahres. Streuartikel bis 10 € zählen nicht als Geschenk.
Für Sie heißt das: Präsentkorb 49 €: abziehbar. Präsentkorb 51 €: nichts. Die Grenze gilt für alle Geschenke an dieselbe Person im Jahr zusammen.
Der Geschäftsführer einer GmbH ist steuerlich Arbeitnehmer seiner Gesellschaft – auch wenn ihm die GmbH gehört: Sein Gehalt unterliegt der Lohnsteuer, Firmenwagen und Sachbezüge werden wie bei jedem Angestellten versteuert. Sozialversicherungspflichtig ist er dagegen nur, wenn er nicht beherrscht: Wer mindestens 50 % der Anteile hält oder eine Sperrminorität hat, ist kein abhängig Beschäftigter und zahlt keine Beiträge – muss sich also selbst um Kranken- und Altersvorsorge kümmern. Den Status stellt die Deutsche Rentenversicherung im Statusfeststellungsverfahren fest, am besten gleich zu Beginn.
Für Sie heißt das: Ein schriftlicher Anstellungsvertrag mit Gehalt, Urlaub, Firmenwagen und Nebenleistungen ist Pflicht – ohne ihn droht die verdeckte Gewinnausschüttung. Was der Dienstwagen kostet: Firmenwagen-Rechner.
Wer ein Gewerbe beginnt, meldet es beim Gewerbeamt der Gemeinde an; das Amt informiert Finanzamt, IHK oder Handwerkskammer und Berufsgenossenschaft. Freiberufler melden sich direkt beim Finanzamt. Innerhalb eines Monats muss jeder Gründer den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch über ELSTER abgeben (§ 138 AO): erwarteter Umsatz und Gewinn, Kleinunternehmer ja oder nein, Ist- oder Sollversteuerung, Mitarbeiter. Danach kommen Steuernummer und auf Antrag die USt-IdNr. Kosten vor der Gründung – Beratung, Notar, Ausstattung – sind Betriebsausgaben, wenn die Belege auf den Gründer lauten.
Für Sie heißt das: Die Angaben im Fragebogen prägen die ersten Jahre: Ein zu hoch geschätzter Gewinn bedeutet hohe Vorauszahlungen, das Kreuz beim Kleinunternehmer bindet fünf Jahre. Mit der Kanzlei ausfüllen, nicht allein. Ob Kleinunternehmer passt: Schnell-Check.
Jeder Gewerbebetrieb zahlt Gewerbesteuer an die Gemeinde; Freiberufler und Land- und Forstwirte nicht. Grundlage ist der Gewinn mit Hinzurechnungen und Kürzungen, davon 3,5 % (Steuermesszahl), multipliziert mit dem Hebesatz der Gemeinde (mindestens 200 %, in Städten oft über 400 %). Einzelunternehmen und Personengesellschaften haben einen Freibetrag von 24.500 €; die gezahlte Gewerbesteuer wird bei ihnen weitgehend auf die Einkommensteuer angerechnet (§ 35 EStG). Kapitalgesellschaften zahlen ohne Freibetrag und ohne Anrechnung.
Für Sie heißt das: Für Einzelunternehmer ist die Gewerbesteuer bis zu einem Hebesatz von etwa 400 % fast ein Nullsummenspiel. Vorauszahlungen am 15. Februar, Mai, August und November – Steuertermine.
Beschließen die Gesellschafter einer GmbH, Gewinn auszuschütten, behält die GmbH 25 % Kapitalertragsteuer plus Solidaritätszuschlag ein und führt sie ans Finanzamt ab (§ 43 EStG); der Gesellschafter bekommt den Rest. Für Privatpersonen ist die Steuer damit meist abgegolten (Abgeltungsteuer). Wer mindestens 25 % hält oder mindestens 1 % und beruflich für die GmbH tätig ist, kann stattdessen das Teileinkünfteverfahren wählen: 60 % der Ausschüttung mit dem persönlichen Steuersatz. Die Ausschüttung braucht einen Gesellschafterbeschluss und eine Kapitalertragsteuer-Anmeldung.
Für Sie heißt das: Gehalt oder Ausschüttung – beides ist möglich, aber die Kombination will gerechnet sein. Ausschüttungen ohne Beschluss und Anmeldung werden schnell zur verdeckten Gewinnausschüttung.
Kleine Betriebe ermitteln den Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG): Was zufließt und abfließt, zählt – keine Inventur, keine Forderungen, keine Rückstellungen. Bilanzieren müssen im Handelsregister eingetragene Kaufleute und alle Kapitalgesellschaften – und Gewerbetreibende, deren Umsatz 800.000 € oder deren Gewinn 80.000 € im Jahr übersteigt (§ 141 AO, Grenzen seit 2024). Freiberufler dürfen immer die EÜR wählen. Die EÜR wird elektronisch mit der Anlage EÜR übermittelt.
Für Sie heißt das: Der Wechsel zur Bilanz kommt nicht automatisch, sondern nach Mitteilung des Finanzamts – ab dem Jahr danach. Bis dahin lohnt es sich, Bestände und Forderungen wenigstens zu kennen.
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – das Regelwerk des Bundesfinanzministeriums für die digitale Buchführung. Kern: Belege müssen vollständig, richtig, zeitnah (unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen, Kasse täglich), geordnet und unveränderbar erfasst und im Ursprungsformat aufbewahrt werden; jede Änderung muss nachvollziehbar bleiben. Wer digital arbeitet, braucht eine Verfahrensdokumentation: Wie kommt ein Beleg ins System, wer darf was, wie wird archiviert.
Für Sie heißt das: Ein Ordner auf dem Rechner ist kein GoBD-Archiv, denn dort kann jeder Dateien löschen. E-Rechnungen gehören in ein System, das Unveränderbarkeit protokolliert – Leitfaden E-Rechnung verstehen, Station 3.
Der Einkommensteuertarif steigt mit dem Einkommen: 2026 bleiben 12.348 € steuerfrei, danach beginnt der Satz bei 14 % und erreicht bei 69.879 € zu versteuerndem Einkommen 42 %, ab 277.826 € 45 % (§ 32a EStG). Der Grenzsteuersatz ist der Satz auf den nächsten Euro – der Wert, der bei jeder Entscheidung zählt: Was bringt eine Betriebsausgabe, was kostet eine Entnahme mehr? Der Durchschnittssteuersatz ist die Steuer geteilt durch das Einkommen und liegt deutlich darunter. Dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.
Für Sie heißt das: „Ich bin in der 42-%-Zone“ heißt nicht, dass 42 % des Einkommens weg sind – nur vom letzten Euro. Wer seinen Grenzsteuersatz für eine Rechnung braucht, findet ihn im Firmenwagen-Rechner unter „Ihr Einkommen“.
Die Gemeindesteuer auf Grundbesitz – seit 2025 nach der Reform neu berechnet: Das Finanzamt stellt Grundsteuerwert und Messbetrag fest, die Gemeinde wendet ihren Hebesatz an und schickt den Bescheid. Gezahlt wird vierteljährlich am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November, auf Antrag einmal jährlich zum 1. Juli. Bei vermieteten Gebäuden darf sie auf die Mieter umgelegt werden, beim Betriebsgebäude ist sie Betriebsausgabe. Einspruch gegen den Grundsteuerwert richtet sich gegen das Finanzamt, gegen den Hebesatz gibt es keinen.
Für Sie heißt das: Der Bescheid kommt einmal und gilt dann jedes Jahr – kein neuer Bescheid, aber derselbe Termin. Bei Umbau, Abriss oder Verkauf ist eine Änderungsanzeige fällig. Termine: Steuertermine.
Das Wort hat zwei Bedeutungen, und die Verwechslung ist teuer. Im Umsatzsteuerrecht ist eine Gutschrift eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt – etwa der Auftraggeber für den Subunternehmer oder der Verlag für den Autor –, nach vorheriger Vereinbarung (§ 14 Abs. 2 UStG). Was im Alltag „Gutschrift“ heißt, die Korrektur einer zu hohen Rechnung, ist umsatzsteuerlich eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur. Trägt eine Korrektur das Wort „Gutschrift“, kann das Finanzamt sie als eigenständige Rechnung lesen – mit unberechtigt ausgewiesener Steuer nach § 14c UStG.
Für Sie heißt das: Korrekturen als „Stornorechnung“ oder „Rechnungskorrektur“ bezeichnen und auf die Ursprungsrechnung verweisen. Das E-Rechnungs-Cockpit erzeugt beides richtig.
Privatkunden bekommen 20 % des Arbeitslohns von Handwerkern im eigenen Haushalt direkt von der Einkommensteuer abgezogen, bis 1.200 € im Jahr, und 20 % der Kosten haushaltsnaher Dienstleistungen – Reinigung, Gartenpflege, Pflege – bis 4.000 € (§ 35a EStG). Bedingungen: eine Rechnung, die Arbeitskosten und Material getrennt ausweist, und Zahlung per Überweisung, nie bar. Materialkosten zählen nicht. Für Betriebe ist das keine eigene Steuer, aber ein Verkaufsargument – und eine Pflicht zur richtigen Rechnung.
Für Sie heißt das: Wer Privatkunden hat, weist Lohn- und Fahrtkosten auf jeder Rechnung getrennt aus („davon Arbeitskosten … €“). Ein Kunde, der die Rechnung nicht absetzen kann, fragt nach – oder geht zur Konkurrenz. Pflichtangaben: Rechnung.
Ein abgeschlossener Raum, der fast ausschließlich beruflich genutzt wird, ist steuerlich absetzbar, wenn er der Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit ist – dann entweder mit den tatsächlichen Kosten (anteilige Miete, Nebenkosten, Abschreibung) oder mit der Jahrespauschale von 1.260 € (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG). Ist er nicht der Mittelpunkt, gibt es kein Arbeitszimmer, sondern nur die Homeoffice-Pauschale von 6 € je Tag, höchstens 1.260 € im Jahr. Die Arbeitsecke im Wohnzimmer ist nie ein Arbeitszimmer. Gehört das Haus dem Unternehmer, kann das Arbeitszimmer Betriebsvermögen werden.
Für Sie heißt das: Für Selbständige, die überwiegend zu Hause arbeiten, bringt die Kostenrechnung oft mehr als die Pauschale – Miete und Nebenkosten anteilig nach Fläche. Wer beim Kunden oder im Laden arbeitet, hat nur die Homeoffice-Pauschale.
Für jeden Tag, an dem Sie überwiegend zu Hause arbeiten und keine erste Tätigkeitsstätte aufsuchen, gibt es 6 €, höchstens 1.260 € im Jahr (210 Tage) – seit 2023 dauerhaft, auch wenn im Betrieb ein Arbeitsplatz zur Verfügung stünde und auch am Küchentisch. Die Pauschale gehört zu den Werbungskosten und wirkt nur, wenn diese den Pauschbetrag von 1.230 € übersteigen. Wer ein echtes häusliches Arbeitszimmer als Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit hat, kann stattdessen die tatsächlichen Kosten oder eine Jahrespauschale von 1.260 € ansetzen.
Für Sie heißt das: Führen Sie eine einfache Liste der Homeoffice-Tage. Der Arbeitgeber muss nichts bescheinigen, das Finanzamt darf aber fragen.
Liefern Sie Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, ist die Lieferung umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 1b, § 6a UStG), wenn der Kunde eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet, die Ware nachweislich in den anderen Staat gelangt und Sie die Lieferung in der Zusammenfassenden Meldung melden – bis zum 25. des Folgemonats oder Folgequartals. Ohne diese Meldung entfällt die Steuerfreiheit. Die USt-IdNr. des Kunden prüfen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern (qualifizierte Bestätigung, Nachweis aufbewahren). Der Kunde versteuert den Erwerb in seinem Land.
Für Sie heißt das: Auf die Rechnung gehören Ihre und die USt-IdNr. des Kunden und der Hinweis „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“. Der E-Rechnungsschreiber kennt diesen Fall.
Kaufen Sie als Unternehmer Ware bei einem Lieferanten in einem anderen EU-Staat und nennen Ihre USt-IdNr., stellt er steuerfrei in Rechnung. Dafür versteuern Sie den Einkauf in Deutschland selbst: Sie melden in der Voranmeldung die Umsatzsteuer auf den Kaufpreis (Erwerbsteuer, § 1a UStG) und ziehen sie im selben Zug als Vorsteuer wieder ab – bei vollem Vorsteuerabzug ein Nullsummenspiel, aber meldepflichtig. Der Lieferant meldet die Lieferung in seiner Zusammenfassenden Meldung; die Finanzämter gleichen beides ab. Ohne USt-IdNr. berechnet der Lieferant seine heimische Umsatzsteuer, die Sie hier nicht abziehen können.
Für Sie heißt das: Beim Einkauf in der EU immer die eigene USt-IdNr. angeben – sonst zahlen Sie ausländische Umsatzsteuer, die verloren ist. Der Spiegelfall: innergemeinschaftliche Lieferung.
Wer bilanziert, muss zum Bilanzstichtag alle Vermögensgegenstände körperlich aufnehmen – zählen, messen, wiegen – und in einem Inventar festhalten (§ 240 HGB): Waren, Material, halbfertige Arbeiten, Kassenbestand. Erlaubt sind die Stichtagsinventur (bis zehn Tage vor oder nach dem Stichtag), die permanente Inventur über die Warenwirtschaft und die verlegte Inventur bis drei Monate vorher. Bewertet wird zu Anschaffungskosten oder, wenn niedriger, zum Marktwert. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung entfällt die Inventur.
Für Sie heißt das: Ein Warenbestand von 50.000 €, der nicht gezählt wurde, ist in der Betriebsprüfung ein Schätzungsgrund. Zähllisten mit Datum und Unterschrift aufheben – sie sind Teil der Buchführung.
Betriebe mit einem Gewinn bis 200.000 € dürfen für geplante Anschaffungen beweglicher Wirtschaftsgüter schon vorher bis zu 50 % der voraussichtlichen Kosten vom Gewinn abziehen (§ 7g EStG) – die Steuer sinkt, bevor investiert wird. Die Investition muss innerhalb der drei folgenden Jahre erfolgen und das Wirtschaftsgut fast ausschließlich betrieblich genutzt werden; sonst wird der Abzug rückwirkend gestrichen, mit Zinsen. Dazu kommt eine Sonderabschreibung von 40 % in den ersten Jahren nach der Anschaffung.
Für Sie heißt das: Ein Instrument für Betriebe, die wirklich investieren wollen – kein Trick, um Steuern nur zu verschieben. Besprechen Sie geplante Anschaffungen vor dem Jahresende mit Ihrer Kanzlei.
Bei der Soll-Versteuerung – dem Regelfall – entsteht die Umsatzsteuer mit der Leistung: Sie führen sie ab, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat. Bei der Ist-Versteuerung entsteht sie erst, wenn das Geld eingeht (§ 20 UStG). Beantragen dürfen sie Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € (seit 2024), Freiberufler ohne Buchführungspflicht immer. Die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen bleibt in beiden Fällen sofort abziehbar.
Für Sie heißt das: Für Betriebe mit langen Zahlungszielen ein echter Liquiditätsvorteil. Der Antrag ist formlos; die Zustimmung des Finanzamts gilt bis auf Widerruf.
GmbH und UG müssen ihren Jahresabschluss – Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang – innerhalb von zwölf Monaten nach dem Bilanzstichtag beim Unternehmensregister einreichen (§ 325 HGB). Kleinstgesellschaften bis 450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatz und zehn Beschäftigten hinterlegen nur die Bilanz, kleine Gesellschaften veröffentlichen Bilanz und Anhang ohne Gewinn- und Verlustrechnung. Wer zu spät ist, bekommt vom Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeld von mindestens 2.500 €, das sich wiederholt. Der Abschluss muss vorher von den Gesellschaftern festgestellt werden.
Für Sie heißt das: Für das Geschäftsjahr 2026 ist der 31. Dezember 2027 die Frist – und die Kanzlei braucht Monate davor die Unterlagen. Einzelunternehmer und GbR veröffentlichen nichts.
Anders als die Betriebsprüfung kommt die Nachschau unangekündigt: Ein Prüfer betritt während der Geschäftszeit den Betrieb und prüft die Kasse (§ 146b AO) oder einzelne Umsatzsteuersachverhalte (§ 27b UStG). Er darf einen Kassensturz verlangen, die Kassendaten einsehen und die Verfahrensdokumentation anfordern; vorher darf er als Testkäufer beobachten. Stimmt etwas nicht, kann die Nachschau ohne neue Anordnung in eine Betriebsprüfung übergehen. Der Prüfer muss sich ausweisen und darf keine Wohnräume betreten.
Für Sie heißt das: Aktuelles Kassenbuch, TSE-Zertifikat und Verfahrensdokumentation sollten jederzeit greifbar sein – nicht nur zum Jahresabschluss. Rufen Sie die Kanzlei an, sobald der Prüfer da ist; er darf warten. Wie die Kasse geführt wird: Kasse und TSE.
Wer Bargeld einnimmt, muss jede Einnahme einzeln aufzeichnen. Elektronische Kassen brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), müssen jeden Verkauf mit Beleg quittieren (Belegausgabepflicht) und seit 2025 dem Finanzamt über ELSTER gemeldet sein. Eine offene Ladenkasse ist erlaubt, verlangt aber einen täglichen Kassenbericht mit Zählprotokoll. Das Finanzamt darf unangekündigt zur Kassen-Nachschau kommen. Formfehler in der Kasse führen regelmäßig zu Hinzuschätzungen.
Für Sie heißt das: Kassenbuch nie in Excel – Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. Ein tägliches Zählprotokoll mit Unterschrift ist die beste Versicherung gegen Schätzungen.
Rechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben (§ 33 UStDV): Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz. Empfänger, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen. Der Vorsteuerabzug ist trotzdem möglich – die Steuer wird aus dem Bruttobetrag herausgerechnet. Kleinbetragsrechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Für Sie heißt das: Tankquittung, Baumarkt, Büromaterial – fast alles sind Kleinbetragsrechnungen. Ab 250,01 € braucht es die vollständige Rechnung mit Ihrem Namen und Ihrer Anschrift.
Wer im Vorjahr höchstens 25.000 € Umsatz hatte und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet, ist Kleinunternehmer (Grenzen seit 2025): keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen, keine Voranmeldungen, aber auch kein Vorsteuerabzug. Wird die 100.000-€-Grenze im Jahr überschritten, gilt ab diesem Umsatz die Regelbesteuerung. Auf die Rechnung gehört der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Ein Verzicht auf die Regelung bindet fünf Jahre. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, dürfen aber weiter gewöhnliche Rechnungen ausstellen.
Für Sie heißt das: Lohnend, wenn die Kunden Privatpersonen sind. Wer vor allem an Unternehmen liefert und investiert, fährt mit der Regelbesteuerung oft besser – das ist eine Rechnung für die Kanzlei.
Die Buchhaltung ordnet jeden Beleg einem Konto zu; die Kontenpläne von DATEV heißen SKR 03 (nach Abschlussgliederung, Konto 4000 ff. für Aufwand) und SKR 04 (nach Bilanz und GuV gegliedert, Konto 6000 ff. für Aufwand). Beide leisten dasselbe; welcher gilt, entscheidet die Kanzlei einmal beim Anlegen des Betriebs. Kontonummern tauchen in der BWA, in der Summen- und Saldenliste und auf Buchungsbelegen auf – etwa 4930 (SKR 03) beziehungsweise 6815 (SKR 04) für Bürobedarf.
Für Sie heißt das: Sie müssen keine Kontonummern kennen. Hilfreich ist nur, auf Belegen zu notieren, wofür etwas war, wenn es aus der Rechnung nicht hervorgeht – „Reparatur Firmenwagen“, „Weihnachtsfeier“.
Die Einkommensteuer der GmbH, UG und AG: 15 % des Gewinns plus Solidaritätszuschlag, dazu die Gewerbesteuer der Gemeinde – zusammen meist rund 30 % (§ 23 KStG). Ab 2028 sinkt der Satz in fünf Schritten um je einen Prozentpunkt auf 10 % im Jahr 2032. Der Gewinn bleibt so lange in der Gesellschaft; erst die Ausschüttung an die Gesellschafter löst bei diesen Kapitalertragsteuer aus. Das Gehalt des Geschäftsführers ist Betriebsausgabe der GmbH und mindert die Körperschaftsteuer.
Für Sie heißt das: Die niedrige Steuer der GmbH gilt nur, solange das Geld in der GmbH bleibt. Wer alles entnimmt, landet mit Ausschüttung und Kapitalertragsteuer ungefähr beim Einzelunternehmer. Vorauszahlungen: 10. März, Juni, September, Dezember.
Wer selbständige Künstler oder Publizisten beauftragt – Grafiker für das Logo, Fotograf, Texter, Webdesigner, Musiker für die Firmenfeier –, zahlt auf deren Honorare eine Abgabe an die Künstlersozialkasse, rund 5 % (der Satz wird jährlich festgesetzt). Sie finanziert die Sozialversicherung der Künstler, ähnlich einem Arbeitgeberanteil. Abgabepflichtig ist der Auftraggeber, sobald die Aufträge nicht nur gelegentlich sind; für Werbung in eigener Sache gilt eine Bagatellgrenze von 1.000 € im Jahr. Die Honorare werden jährlich bis zum 31. März gemeldet; die Rentenversicherung prüft die Abgabe bei der Betriebsprüfung mit.
Für Sie heißt das: Rechnungen von Agenturen in der Rechtsform GmbH sind abgabefrei, Rechnungen von Freiberuflern nicht. Wer Design, Texte oder Fotos regelmäßig einkauft, sollte das Konto „Fremdleistungen“ danach durchsehen – die Nachforderung reicht fünf Jahre zurück.
Eine Aushilfe, die von vornherein auf höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt ist und die Beschäftigung nicht berufsmäßig ausübt, ist sozialversicherungsfrei (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV) – anders als der Minijob ohne Verdienstgrenze. Berufsmäßig ist, wer davon lebt: Arbeitslose und Elternzeitler scheiden meist aus, Schüler, Studenten und Rentner sind typische Fälle. Die Lohnsteuer wird nach der Lohnsteuerkarte abgerechnet oder unter engen Voraussetzungen mit 25 % pauschal. Sofortmeldung, Anmeldung, Mindestlohn und Stundenaufzeichnung gelten trotzdem.
Für Sie heißt das: Vor dem ersten Tag schriftlich festhalten, dass die Beschäftigung befristet ist und wie viele Tage. Wird es länger, wird rückwirkend Sozialversicherung fällig. Die Einordnung prüft der Schnell-Check, die Stunden der Stundenzettel.
Beim Leasing bleibt der Gegenstand Eigentum des Leasinggebers; die Raten sind Betriebsausgabe, eine Abschreibung gibt es nicht. Eine Leasingsonderzahlung ist bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Jahr der Zahlung abziehbar, wenn die Laufzeit fünf Jahre nicht übersteigt; Bilanzierer verteilen sie über die Laufzeit. Für die Fahrtenbuchmethode beim Firmenwagen wird sie in jedem Fall auf die Laufzeit verteilt. Die Umsatzsteuer der Raten ist Vorsteuer. Problematisch wird Leasing nur, wenn es wirtschaftlich ein Kauf ist (sehr lange Laufzeit, Kaufoption weit unter Wert) – dann wird der Gegenstand doch dem Leasingnehmer zugerechnet.
Für Sie heißt das: Die Sonderzahlung im Dezember drückt den Gewinn des Jahres deutlich – erlaubt, wenn der Vertrag echt ist. Ob Kauf oder Leasing günstiger ist, entscheidet nicht die Steuer, sondern Zins, Restwert und Liquidität. Für den Wagen: Firmenwagen-Rechner.
Der Arbeitgeber behält die Lohnsteuer seiner Beschäftigten ein und meldet sie elektronisch an: monatlich, wenn die Lohnsteuer des Vorjahres über 5.000 € lag, vierteljährlich zwischen 1.080 € und 5.000 €, sonst jährlich – jeweils bis zum 10. nach Ablauf des Zeitraums, zusammen mit Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Die Zahlung hat bei Überweisung drei Tage Schonfrist. Bis Ende Februar des Folgejahres übermittelt der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigungen an das Finanzamt.
Für Sie heißt das: Auch wenn die Kanzlei abrechnet, ist der Betrieb der Schuldner. Die Termine des Jahres mit Schonfristen: Steuertermine.
Für bestimmte Lohnbestandteile darf der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem festen Satz übernehmen, statt sie individuell abzurechnen: 25 % für Betriebsveranstaltungen über 110 €, Erholungsbeihilfen und Mahlzeiten, 15 % für Fahrtkostenzuschüsse, 30 % für Sachgeschenke an Mitarbeiter und Geschäftspartner (§ 37b EStG), 2 % für Minijobs, 25 % für kurzfristige Beschäftigungen (§§ 40, 40a EStG). Pauschal versteuerter Lohn ist meist sozialversicherungsfrei und erscheint nicht beim Mitarbeiter. Die Pauschalsteuer ist Betriebsausgabe.
Für Sie heißt das: Pauschalierung kostet den Betrieb Geld, spart aber Abgaben und Ärger auf beiden Seiten. Entscheiden Sie das mit der Lohnabrechnung vor der Auszahlung – nachträglich nur bis zur Lohnsteuer-Anmeldung des Monats.
Ein Kunde gerät in Verzug, wenn er nach Fälligkeit und Mahnung nicht zahlt – oder spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung, bei Verbrauchern nur mit einem entsprechenden Hinweis auf der Rechnung (§ 286 BGB). Ab dann dürfen Unternehmer Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verlangen, von Verbrauchern 5 Punkte, dazu gegenüber Unternehmern eine Pauschale von 40 € (§ 288 BGB). Eine Mahnung ist rechtlich keine Pflicht, aber üblich; der nächste Schritt ist der gerichtliche Mahnbescheid, online beantragt. Forderungen verjähren nach drei Jahren zum Jahresende.
Für Sie heißt das: Rechnung mit Zahlungsziel und dem Satz „Nach 30 Tagen befinden Sie sich in Verzug“ – dann läuft die Frist ohne Mahnung. Offene Rechnungen aus 2023 verjähren Ende 2026; vorher Mahnbescheid beantragen, sonst ist das Geld weg.
13,90 € je Stunde seit dem 1. Januar 2026, 14,60 € ab dem 1. Januar 2027 – für alle Beschäftigten ab 18 Jahren, auch Minijobber, mit wenigen Ausnahmen (Pflichtpraktika, Auszubildende, Langzeitarbeitslose in den ersten sechs Monaten). Für Minijobber und in Branchen mit Schwarzarbeitsrisiko – Bau, Gastronomie, Logistik, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft – müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit innerhalb von sieben Tagen aufgezeichnet sein (§ 17 MiLoG). Verstöße kosten Nachzahlung und Bußgeld.
Für Sie heißt das: Bei einem Minijob mit 603 € sind 2026 höchstens 43 Stunden im Monat drin. Die Aufzeichnung übernimmt der Stundenzettel.
Wird eine Steuer erst lange nach dem Steuerjahr festgesetzt, verzinst das Finanzamt den Unterschied (§ 233a AO): 0,15 % je Monat, also 1,8 % im Jahr, in beide Richtungen. Die Verzinsung beginnt 15 Monate nach Ende des Steuerjahres – für 2026 also ab dem 1. April 2028. Erstattungszinsen sind steuerpflichtige Einnahmen, Nachzahlungszinsen nicht abziehbar. Deutlich teurer sind Stundungszinsen (0,5 % je Monat) und Säumniszuschläge (1 % je Monat).
Für Sie heißt das: Wer die Steuererklärung spät abgibt und eine Nachzahlung erwartet, zahlt Zinsen – die Abgabefrist mit Berater ist lang, aber nicht kostenlos. Bei erwarteter Erstattung lohnt sich die frühe Abgabe.
Wer Waren an Privatkunden in anderen EU-Staaten verschickt oder ihnen digitale Leistungen verkauft, muss ab 10.000 € Umsatz im Jahr (alle EU-Staaten zusammen) die Umsatzsteuer des Ziellandes berechnen – mit dessen Steuersatz. Damit sich niemand in 26 Ländern registrieren muss, gibt es den One-Stop-Shop beim Bundeszentralamt für Steuern: eine vierteljährliche Meldung, eine Zahlung, verteilt wird zentral (§ 18j UStG). Unter der Schwelle gilt deutsche Umsatzsteuer; auf die Schwelle kann man verzichten.
Für Sie heißt das: Ein Onlineshop, der nach Österreich liefert, braucht ab 10.000 € Fernverkäufen im Jahr entweder den OSS oder eine Registrierung dort – und Preise mit 20 % statt 19 % im Warenkorb. Lieferungen an Unternehmer laufen weiter als innergemeinschaftliche Lieferung.
Einnahmen aus Photovoltaikanlagen bis 30 kWp je Wohn- oder Gewerbeeinheit (höchstens 100 kWp je Betreiber) sind seit 2022 einkommensteuerfrei (§ 3 Nr. 72 EStG) – ohne Antrag, dafür auch ohne Abzug der Kosten. Beim Kauf gilt der Nullsteuersatz: Anlage, Speicher und Montage werden ohne Umsatzsteuer berechnet (§ 12 Abs. 3 UStG), sodass sich die Frage nach dem Vorsteuerabzug erübrigt; für den Stromverkauf bleibt man Kleinunternehmer. Anlagen auf dem Betriebsgebäude über der Grenze sind normaler Betrieb mit Gewinnermittlung.
Für Sie heißt das: Eine Anlage auf dem Privathaus macht steuerlich keine Arbeit mehr – keine EÜR, keine Umsatzsteuer, kein Gewerbe. Nur im Marktstammdatenregister und beim Netzbetreiber anmelden.
Der Einzelunternehmer und der Gesellschafter einer Personengesellschaft haben kein Gehalt: Sie entnehmen Geld oder Sachen aus dem Betrieb (Privatentnahme) und schießen bei Bedarf zu (Privateinlage). Beides berührt den Gewinn nicht – der Gewinn wird unabhängig davon versteuert, auch wenn er im Betrieb bleibt. Sachentnahmen (Waren, Firmenwagen, Telefon) erhöhen allerdings den Gewinn um ihren Wert und lösen Umsatzsteuer aus. Privat bezahlte Betriebsausgaben sind Einlagen und mindern den Gewinn – wenn der Beleg in die Buchhaltung kommt. Das Kapitalkonto zeigt den Stand zwischen Unternehmer und Betrieb.
Für Sie heißt das: Entnahmen über dem Gewinn zehren das Kapital auf, ohne dass es weniger Steuer gibt – die Steuer auf 80.000 € Gewinn ist fällig, auch wenn 100.000 € entnommen wurden. Privatkonto und Geschäftskonto trennen, sonst wird jede Kaffeequittung zur Frage.
Eine Rechnung über 250 € muss enthalten: vollständigen Namen und Anschrift des Leistenden und des Empfängers, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag, bei Steuerbefreiung den Grund. Fehlt etwas, verliert der Empfänger den Vorsteuerabzug, bis die Rechnung berichtigt ist. Bei Gutschriften, Reverse-Charge und innergemeinschaftlichen Umsätzen kommen Pflichtvermerke hinzu.
Für Sie heißt das: Eingangsrechnungen vor der Zahlung prüfen – die falsche eigene Adresse ist der häufigste Fehler. E-Rechnung öffnen & prüfen und der Schreiber kennen alle Pflichtangaben.
Der Einzelunternehmer und die Gesellschafter einer GbR versteuern den Gewinn direkt mit ihrer Einkommensteuer und haften mit dem Privatvermögen; die GbR kann sich seit 2024 ins Gesellschaftsregister eintragen lassen. GmbH und UG (haftungsbeschränkt) sind eigene Steuersubjekte mit Körperschaftsteuer, haften nur mit dem Gesellschaftsvermögen und brauchen Notar, Handelsregister, Bilanz und Offenlegung; die GmbH braucht 25.000 € Stammkapital, davon die Hälfte eingezahlt, die UG kommt mit einem Euro aus und muss Rücklagen bilden. Freiberufler können statt der GbR die Partnerschaftsgesellschaft wählen.
Für Sie heißt das: Die GmbH lohnt sich steuerlich erst, wenn Gewinn in der Gesellschaft bleiben kann; sie kostet Verwaltung und macht jede Entnahme zu Gehalt oder Ausschüttung. Die Haftung ist das häufigere Argument – aber Banken verlangen ohnehin Bürgschaften.
Wer beruflich außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unterwegs ist, darf Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten steuerfrei erstattet bekommen oder als Werbungskosten ansetzen. Verpflegung läuft über Pauschalen: 28 € je vollem Kalendertag, 14 € für An- und Abreisetag und für eintägige Reisen über acht Stunden; gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale um 5,60 € (Frühstück) und 11,20 € (Mittag- oder Abendessen). Nach drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte endet die Verpflegungspauschale. Fahrten mit dem eigenen Pkw 0,30 € je Kilometer, Übernachtung und Nebenkosten nach Beleg.
Für Sie heißt das: Reisen sauber abrechnen, sonst wird aus der steuerfreien Erstattung Arbeitslohn. Der Reisekostenrechner rechnet und erzeugt die Abrechnung als PDF.
Bei bestimmten Leistungen schuldet nicht der Leistende, sondern der Empfänger die Umsatzsteuer: Bauleistungen an Unternehmer, die selbst Bauleistungen erbringen; Gebäudereinigung an Gebäudereiniger; Leistungen ausländischer Unternehmer; Lieferungen von Mobilfunkgeräten, Schrott und Edelmetallen über 5.000 €; Emissionszertifikate. Die Rechnung wird netto ausgestellt mit dem Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Der Empfänger meldet die Steuer an und zieht sie im selben Zug als Vorsteuer ab – ein Nullsummenspiel, wenn alles stimmt.
Für Sie heißt das: Bekommt ein Bauunternehmer vom Subunternehmer eine Rechnung mit 19 %, darf er die Steuer nicht als Vorsteuer ziehen – die Rechnung ist falsch. Der E-Rechnungsschreiber kennt den Fall § 13b.
Wer bilanziert, muss Aufwand dem Jahr zuordnen, zu dem er wirtschaftlich gehört – nicht dem Jahr der Zahlung. Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, die dem Grunde nach sicher, der Höhe nach ungewiss sind: die Kosten des Jahresabschlusses, Gewerbesteuer, nicht genommener Urlaub, drohende Prozesse, Gewährleistung (§ 249 HGB). Die Rechnungsabgrenzung verteilt Zahlungen, die ein Stück ins nächste Jahr reichen – Versicherung, Miete im Voraus, Kfz-Steuer; Beträge bis 800 € dürfen sofort abgezogen werden (§ 5 Abs. 5 EStG). In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es beides nicht, dort zählt die Zahlung.
Für Sie heißt das: Ein Bilanzgewinn ist deshalb nie identisch mit dem Kontostand. Wer am Jahresende noch offene Handwerkerrechnungen für das alte Jahr hat, nennt der Kanzlei die Beträge – sie mindern den Gewinn des alten Jahres.
Waren und Dienstleistungen an Beschäftigte sind Arbeitslohn – mit Ausnahmen. Sachbezüge bis 50 € im Monat bleiben steuer- und beitragsfrei (Freigrenze: ein Cent darüber, und alles ist steuerpflichtig); Gutscheine nur, wenn sie zusätzlich zum Lohn gewährt werden und den Regeln des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes entsprechen. Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen wie Geburtstag oder Hochzeit bis 60 €. Mahlzeiten werden mit amtlichen Sachbezugswerten angesetzt; Jobtickets und Diensträder sind begünstigt.
Für Sie heißt das: Ein 50-€-Gutschein jeden Monat ist beliebt – aber nicht als Gehaltsumwandlung. Was mit dem Lohn verrechnet wird, ist Lohn.
Zwei verschiedene Sanktionen. Der Säumniszuschlag entsteht, wenn eine Steuer zu spät gezahlt wird: 1 % des auf volle 50 € abgerundeten Betrags für jeden angefangenen Monat (§ 240 AO), automatisch, ohne Ermessen. Der Verspätungszuschlag trifft die verspätete Abgabe einer Erklärung oder Anmeldung: Bei Jahreserklärungen 0,25 % der festgesetzten Steuer je angefangenem Monat, mindestens 25 € pro Monat (§ 152 AO); bei Voranmeldungen nach Ermessen. Auch die Sozialversicherung erhebt Säumniszuschläge von 1 % je Monat.
Für Sie heißt das: Die Anmeldung pünktlich abgeben, auch wenn das Geld knapp ist – dann bleibt es beim Säumniszuschlag statt beidem. Termine: Steuertermine.
Wer eine Steuer bis zu drei Tage nach dem Fälligkeitstag überweist, zahlt keinen Säumniszuschlag (§ 240 Abs. 3 AO). Die Schonfrist gilt nur für Überweisungen, nicht für Scheckzahlungen, und nicht für die Sozialversicherung. Sie verschiebt nicht die Abgabefrist der Anmeldung – die muss pünktlich sein. Fällt das Ende der Schonfrist auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verlängert sie sich bis zum nächsten Werktag.
Für Sie heißt das: Ein Sicherheitsnetz, kein zweiter Termin. Wer regelmäßig die Schonfrist nutzt, fällt dem Finanzamt auf. Steuertermine zeigt beide Daten.
Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung – „2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen“. Steuerlich mindert er das Entgelt und damit die Umsatzsteuer auf beiden Seiten: Der Lieferant meldet weniger Umsatzsteuer, der Kunde weniger Vorsteuer (§ 17 UStG). Eine im Voraus vereinbarte Entgeltminderung gehört auf die Rechnung (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG); Prozentsatz und Frist genügen. Wird Skonto unberechtigt gezogen, ist das keine Steuerfrage, sondern eine offene Forderung.
Für Sie heißt das: 2 % für 20 Tage frühere Zahlung entsprechen einem Jahreszins von über 36 % – Skonto lohnt sich fast immer, selbst über den Kontokorrent. Der Skontoabzug gehört in der Buchhaltung auf ein eigenes Konto, nicht als geringere Rechnung.
In Branchen mit hohem Schwarzarbeitsrisiko – Bau, Gastronomie und Beherbergung, Speditionen und Logistik, Schausteller, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Prostitution, Wach- und Sicherheitsgewerbe – muss der Arbeitgeber jede neue Kraft spätestens bei Arbeitsbeginn bei der Rentenversicherung melden (§ 28a Abs. 4 SGB IV), zusätzlich zur normalen Anmeldung. Die Beschäftigten müssen ihren Ausweis mitführen. Fehlt die Sofortmeldung bei einer Kontrolle des Zolls, drohen Bußgelder bis 25.000 €.
Für Sie heißt das: Die Sofortmeldung braucht nur Name, Versicherungsnummer, Geburtsdatum, Betriebsnummer und Beginn – sie geht auch am Sonntagabend. Der Personalfragebogen liefert die Daten.
5,5 % der Einkommen- oder Körperschaftsteuer. Seit 2021 zahlen ihn bei der Einkommensteuer nur noch höhere Einkommen: Bis zu einer Einkommensteuer von 20.350 € (Zusammenveranlagung 40.700 €) fällt er 2026 nicht an, darüber steigt er in einer Gleitzone auf die vollen 5,5 %. Für Kapitalgesellschaften gibt es keine Freigrenze – die GmbH zahlt ihn auf jede Körperschaftsteuer, ebenso wird er auf die Kapitalertragsteuer bei Ausschüttungen und Zinsen voll erhoben. Auf die Gewerbesteuer gibt es keinen Solidaritätszuschlag.
Für Sie heißt das: Ein Einzelunternehmer mit 60.000 € Gewinn zahlt ihn nicht, eine GmbH mit 60.000 € Gewinn schon. Für die Frage „GmbH oder nicht“ ist das ein Baustein unter vielen.
Kleine und mittlere Betriebe mit einem Gewinn bis 200.000 € dürfen für bewegliche Wirtschaftsgüter, die mindestens 90 % betrieblich genutzt werden, zusätzlich zur normalen Abschreibung 40 % der Anschaffungskosten in den ersten fünf Jahren abschreiben – beliebig verteilt, auch alles im ersten Jahr (§ 7g Abs. 5 EStG). Sie lässt sich mit dem Investitionsabzugsbetrag kombinieren, der schon vor dem Kauf 50 % vom Gewinn abzieht. Ein Firmenwagen ohne Fahrtenbuch scheidet meist aus, weil die 90 % betriebliche Nutzung nicht nachweisbar sind.
Für Sie heißt das: Investition geplant? Vor dem Jahreswechsel mit der Kanzlei sprechen: Investitionsabzugsbetrag im alten Jahr, Sonderabschreibung im Kaufjahr – zusammen fast die gesamte Anschaffung als Aufwand, bevor die Maschine bezahlt ist. Siehe Investitionsabzugsbetrag.
Für jeden Beschäftigten meldet der Arbeitgeber elektronisch an die Krankenkasse: Anmeldung bei Beginn, Abmeldung bei Ende, Jahresmeldung mit dem Entgelt des Vorjahres bis zum 15. Februar, dazu Unterbrechungen (Elternzeit, längere Krankheit) und Änderungen. Grundlage sind die Betriebsnummer des Arbeitgebers von der Bundesagentur für Arbeit und die Versicherungsnummer des Beschäftigten. In bestimmten Branchen kommt die Sofortmeldung vor dem ersten Arbeitstag dazu. Die Lohnabrechnung erzeugt die Meldungen automatisch – wenn sie die Daten rechtzeitig hat.
Für Sie heißt das: Eintritt, Austritt, Krankheit über sechs Wochen, Elternzeit: sofort an die Lohnabrechnung, nicht erst am Monatsende. Was vor dem ersten Tag gebraucht wird, sammelt der Personalfragebogen.
Spenden an gemeinnützige Vereine, Kirchen und Stiftungen sind keine Betriebsausgaben, sondern Sonderausgaben des Unternehmers bis 20 % des Einkommens (§ 10b EStG) – Voraussetzung ist die Zuwendungsbestätigung, bis 300 € genügt der Kontoauszug. Bei der Gewerbesteuer und bei der GmbH werden sie ähnlich abgezogen. Sponsoring ist etwas anderes: Der Betrieb zahlt und bekommt Werbung – Bandenwerbung, Logo auf dem Trikot, Nennung im Programm. Dann ist es Betriebsausgabe in voller Höhe, und der Verein muss es als Werbeeinnahme versteuern, oft mit 19 % Umsatzsteuer.
Für Sie heißt das: Wer den Sportverein unterstützen will, sollte entscheiden: Spende (Bestätigung, Sonderausgabe) oder Sponsoring (Rechnung mit Umsatzsteuer, Betriebsausgabe). Eine „Spende“ mit Gegenleistung ist beides nicht richtig.
Was die Kanzlei für Buchführung, Jahresabschluss, Lohn und betriebliche Steuererklärungen berechnet, ist Betriebsausgabe. Die Erstellung der privaten Einkommensteuererklärung – Kinder, Sonderausgaben, Kapitalerträge – ist dagegen Privatsache und seit 2006 nicht mehr abziehbar; die Rechnung wird deshalb aufgeteilt, wobei die Anlagen für Betrieb, Vermietung und Lohn zum abziehbaren Teil gehören. Die Vergütung richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung mit Gegenstandswert und Rahmensatz, oder es wird ein Pauschalhonorar vereinbart.
Für Sie heißt das: Eine getrennte Rechnung für private und betriebliche Leistungen erspart Diskussionen. Für Beschäftigte gilt dasselbe: Beratungskosten für die Anlage N sind Werbungskosten, für den Rest nicht.
Der Steuerbescheid setzt die Steuer fest und ist nach einem Monat bestandskräftig. Bis dahin können Sie Einspruch einlegen (§ 355 AO) – formlos, schriftlich oder über ELSTER, ohne Gebühr. Die Frist beginnt mit der Bekanntgabe; ein Bescheid gilt am vierten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben (§ 122 AO). Ein Einspruch stoppt die Zahlung nicht: Wer nicht zahlen will, beantragt zusätzlich die Aussetzung der Vollziehung. Steht der Bescheid „unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“ (§ 164 AO), kann das Finanzamt ihn bis zur Verjährung noch ändern – und Sie auch, per Antrag.
Für Sie heißt das: Bescheid sofort an die Kanzlei, nicht erst nach dem Urlaub. Die Monatsfrist ist unerbittlich; danach hilft nur noch eine Änderung wegen neuer Tatsachen (§ 173 AO), und die gelingt selten.
Vier Nummern, vier Zwecke. Die Steuernummer vergibt das Finanzamt je Steuerart und Betrieb; sie ändert sich beim Umzug in einen anderen Bezirk und steht auf jeder Rechnung, wenn keine USt-IdNr. genannt wird. Die Steuer-Identifikationsnummer (elf Ziffern) bekommt jeder Mensch einmal fürs Leben; sie gehört in den Personalfragebogen und die Lohnabrechnung. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (DE plus neun Ziffern) beantragt man beim Bundeszentralamt für Steuern; sie ist Pflicht für EU-Geschäfte und ersetzt auf Rechnungen die Steuernummer. Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) wird seit November 2024 stufenweise an alle Unternehmen vergeben und soll die Steuernummer langfristig ablösen.
Für Sie heißt das: Auf Rechnungen lieber die USt-IdNr. als die Steuernummer – sie verrät weniger und ändert sich nicht. Der E-Rechnungsschreiber prüft ihren Aufbau.
Einkommen- und Körperschaftsteuer werden nicht erst nach der Erklärung fällig, sondern vierteljährlich vorab: am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember (§ 37 EStG, § 31 KStG). Das Finanzamt bemisst sie nach der letzten Veranlagung; die Gewerbesteuer-Vorauszahlungen setzt die Gemeinde fest, fällig am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November. Vorauszahlungen fallen erst an, wenn sie im Jahr mindestens 400 € und je Termin mindestens 100 € betragen. Läuft das Jahr besser oder schlechter als das letzte, können sie auf Antrag angepasst werden – nach oben wie nach unten. Mit der Erklärung werden sie angerechnet; der Rest ist Nachzahlung oder Erstattung.
Für Sie heißt das: Ein gutes Vorjahr erzeugt hohe Vorauszahlungen im laufenden Jahr, auch wenn es gerade schlechter läuft. Sagen Sie Ihrer Kanzlei früh Bescheid, dann stellt sie den Antrag auf Herabsetzung. Und umgekehrt: Vorauszahlungen sind kein Sparbuch – nach einem starken Jahr kommt die Nachzahlung obendrauf. Die Termine: Steuertermine.
Kann eine fällige Steuer nicht bezahlt werden, ohne den Betrieb zu gefährden, kann das Finanzamt sie stunden (§ 222 AO): Die Fälligkeit wird hinausgeschoben, meist gegen Raten und Stundungszinsen von 0,5 % je Monat. Der Antrag muss vor der Fälligkeit gestellt und begründet werden – warum jetzt nicht, wann und wie stattdessen. Lohnsteuer und Umsatzsteuer werden fast nie gestundet, weil es fremdes Geld ist. Ohne Stundung droht nach der Mahnung die Vollstreckung, wahlweise mit Vollstreckungsaufschub gegen Ratenzahlung.
Für Sie heißt das: Nicht abwarten, bis die Mahnung kommt. Ein Antrag vor der Fälligkeit mit realistischem Ratenplan wird oft bewilligt, ein Antrag nach der Vollstreckungsankündigung selten. Sozialversicherungsbeiträge stundet nicht das Finanzamt, sondern die Krankenkasse.
Betrieblich veranlasste Telefon- und Internetkosten sind Betriebsausgabe; bei gemischter Nutzung wird geschätzt oder über drei Monate aufgezeichnet. Nutzen Mitarbeiter ihr privates Telefon beruflich, darf der Arbeitgeber pauschal 20 % der Rechnung, höchstens 20 € im Monat, steuerfrei erstatten (R 3.50 LStR). Umgekehrt ist die private Nutzung eines betrieblichen Handys oder Laptops für Mitarbeiter komplett steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG) – auch zu Hause, auch für die Familie –, solange das Gerät dem Betrieb gehört.
Für Sie heißt das: Das Diensthandy mit privater Nutzung ist einer der günstigsten steuerfreien Vorteile: Der Betrieb zahlt Gerät und Vertrag, der Mitarbeiter versteuert nichts. Beim Unternehmer selbst wird der Privatanteil dagegen herausgerechnet.
Jede GmbH, UG, AG, eingetragene Genossenschaft und Partnerschaft – und die eingetragene GbR – muss ihre wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister eintragen: jede natürliche Person mit mehr als 25 % der Anteile oder Stimmrechte oder vergleichbarer Kontrolle (§ 20 GwG). Die frühere Erleichterung, dass der Handelsregistereintrag genügt, ist seit 2022 abgeschafft. Änderungen – neue Gesellschafter, Adresswechsel – sind unverzüglich nachzumelden. Verstöße kosten Bußgelder, die veröffentlicht werden können.
Für Sie heißt das: Beim Gründen und bei jedem Anteilsverkauf gehört das Register auf die Liste; meist erledigt es der Notar oder die Kanzlei. Einsehen dürfen Banken, Notare und – begrenzt – jeder mit berechtigtem Interesse.
Drei Umlagen zahlt der Arbeitgeber allein an die Krankenkassen. U1 erstattet Betrieben mit höchstens 30 Beschäftigten einen Teil der Lohnfortzahlung bei Krankheit (Erstattungssatz wählbar, meist 40 bis 80 %). U2 erstattet allen Betrieben den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld und das Entgelt bei Beschäftigungsverboten vollständig. Die Insolvenzgeldumlage (2026: 0,15 %) sichert die Löhne, falls der Betrieb zahlungsunfähig wird. Die Sätze für U1 und U2 legt jede Krankenkasse selbst fest.
Für Sie heißt das: Erstattungen aus U1 und U2 müssen beantragt werden – die Lohnabrechnung macht das, wenn Krankheit und Mutterschutz gemeldet sind. Was die Umlagen kosten, zeigt der Brutto-Netto-Rechner.
Die Umsatzsteuer, die Sie Ihren Kunden berechnen, gehört dem Finanzamt; die Umsatzsteuer, die Ihnen Lieferanten berechnen, holen Sie sich als Vorsteuer zurück. Die Differenz melden Sie in der Voranmeldung an: monatlich, wenn die Steuer des Vorjahres über 9.000 € lag, vierteljährlich darunter, gar nicht mehr, wenn sie 2.000 € nicht überstieg (Grenzen seit 2025) – bis zum 10. des Folgemonats, mit Dauerfristverlängerung einen Monat später. Die Jahreserklärung fasst alles zusammen und gleicht Abweichungen aus.
Für Sie heißt das: Vorsteuer gibt es nur mit ordnungsgemäßer Rechnung und nur für betriebliche Ausgaben. Die Termine des Jahres: Steuertermine.
Die Voranmeldungen sind nur Abschlagszahlungen; die Jahreserklärung rechnet das Jahr endgültig ab (§ 18 Abs. 3 UStG). Sie fasst alle Umsätze, die Umsatzsteuer und die Vorsteuer zusammen und stellt sie den geleisteten Vorauszahlungen gegenüber. Ergibt sich eine Nachzahlung, ist sie einen Monat nach Abgabe fällig – ohne besonderen Bescheid, die Erklärung wirkt selbst als Festsetzung. Kleinunternehmer müssen seit dem Jahr 2024 keine Jahreserklärung mehr abgeben, solange sie keine Umsatzsteuer schulden.
Für Sie heißt das: Kleine Differenzen zwischen Voranmeldungen und Jahreserklärung sind normal, große ziehen Rückfragen nach sich. Die Fristen: Steuertermine.
Der Regelsatz beträgt 19 %. Der ermäßigte Satz von 7 % gilt für Lebensmittel, Bücher und Zeitungen, den Nahverkehr, Hotelübernachtungen und Kunstgegenstände (§ 12 UStG mit Anlage 2) – und seit 1. Januar 2026 dauerhaft für Speisen in der Gastronomie, während Getränke bei 19 % bleiben. Die Abgrenzung ist im Detail tückisch: Milch 7 %, Sojadrink 19 %, Hundefutter 7 %, Katzenstreu 19 %. Steuerfrei sind unter anderem Heilbehandlungen, Wohnungsvermietung, Bank- und Versicherungsumsätze und der Export (§ 4 UStG).
Für Sie heißt das: Wer Speisen und Getränke zusammen verkauft, muss den Bon trennen – die Kasse braucht beide Sätze. Falscher Satz in der Rechnung: Der zu hoch ausgewiesene Betrag wird trotzdem geschuldet (§ 14c UStG).
Nutzen Sie Firmenvermögen privat oder entnehmen Waren, für die Sie Vorsteuer abgezogen haben, holt sich das Finanzamt die Vorsteuer über die Umsatzsteuer zurück (§ 3 Abs. 1b und 9a UStG): der Firmenwagen für Privatfahrten, das Firmenhandy, Waren aus dem eigenen Laden, Strom aus der eigenen Photovoltaikanlage. Bemessungsgrundlage sind die Kosten beziehungsweise der Einkaufspreis. Für Gastronomie und Lebensmittelhandel gibt das Finanzamt jährliche Pauschbeträge für Sachentnahmen vor, damit nicht jedes Brötchen aufgeschrieben werden muss. Ertragsteuerlich ist dasselbe die Privatentnahme.
Für Sie heißt das: Die Privatnutzung des Firmenwagens kostet bei der 1 %-Regelung zusätzlich Umsatzsteuer auf 80 % des Wertes – auch beim Elektroauto nach vollem Listenpreis. Wie viel: Firmenwagen-Rechner.
Bei einem geplanten Vorhaben mit unklarer Steuerfolge – Umwandlung, Übergabe, große Investition – kann man das Finanzamt vorab um eine verbindliche Auskunft bitten (§ 89 AO). Sie bindet das Finanzamt, wenn der Sachverhalt später so umgesetzt wird wie beschrieben. Die Auskunft kostet eine Gebühr nach dem Gegenstandswert, also nach der steuerlichen Bedeutung: schnell mehrere hundert bis einige tausend Euro. Für bereits verwirklichte Sachverhalte gibt es sie nicht.
Für Sie heißt das: Sinnvoll, wenn viel Steuer von einer Rechtsfrage abhängt und die Zeit reicht – die Bearbeitung dauert Monate. Für Alltagsfragen genügt die Einschätzung der Kanzlei.
Bekommt ein Gesellschafter von seiner GmbH einen Vorteil, den ein fremder Dritter nicht bekommen hätte, behandelt das Finanzamt ihn wie eine Ausschüttung (§ 8 Abs. 3 KStG): ein unangemessen hohes Geschäftsführergehalt, der Firmenwagen ohne Vereinbarung im Vertrag, ein zinsloses Darlehen, Privatkosten über die Firma, Mietzahlungen über Marktniveau. Die GmbH darf den Betrag nicht als Betriebsausgabe abziehen, der Gesellschafter versteuert ihn als Kapitalertrag – doppelt ungünstig, oft erst Jahre später in der Betriebsprüfung mit Zinsen.
Für Sie heißt das: Alles zwischen Ihnen und Ihrer GmbH gehört schriftlich, im Voraus und zu marktüblichen Bedingungen vereinbart: Gehalt, Auto, Miete, Darlehen. Nachträglich hilft kein Beschluss.
Ein Verlust geht nicht verloren. Er wird zunächst in die beiden Vorjahre zurückgetragen (bis 1 Mio. €, bei Zusammenveranlagung 2 Mio. €) – das bringt eine Erstattung bereits gezahlter Steuer – und der Rest in die Folgejahre vorgetragen (§ 10d EStG). Beim Vortrag ist bis 1 Mio. € alles verrechenbar, darüber in den Jahren 2024 bis 2027 70 % des übersteigenden Einkommens. Auf den Rücktrag kann man verzichten, etwa wenn der Steuersatz im Vorjahr niedrig war. Bei der Gewerbesteuer gibt es nur den Vortrag, keinen Rücktrag.
Für Sie heißt das: Ein Verlustjahr braucht eine Steuererklärung, sonst wird der Verlust nicht festgestellt. Bei einer GmbH kann der Verlust bei einem Gesellschafterwechsel über 50 % untergehen (§ 8c KStG) – vor dem Verkauf von Anteilen fragen.
Die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen bekommen Sie vom Finanzamt zurück, wenn vier Dinge stimmen (§ 15 UStG): Sie sind Unternehmer mit steuerpflichtigen Umsätzen, die Leistung ist für Ihr Unternehmen, es liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor, und die Leistung wurde ausgeführt. Keinen Vorsteuerabzug gibt es bei umsatzsteuerfreien Umsätzen (Ärzte, Wohnungsvermieter, Kleinunternehmer), bei Privatanteilen und bei Geschenken über 50 €. Gemischt genutzte Gegenstände dürfen ab 10 % unternehmerischer Nutzung ganz zugeordnet werden – dann wird die Privatnutzung nachversteuert. Bei Bewirtung gibt es die Vorsteuer voll, obwohl ertragsteuerlich nur 70 % abziehbar sind.
Für Sie heißt das: Ohne Rechnung keine Vorsteuer, und eine fehlerhafte Rechnung kann Jahre später in der Prüfung den Abzug kosten. Ob eine E-Rechnung alle Pflichtangaben hat: E-Rechnung prüfen.
Studierende, die neben dem Studium arbeiten, sind mit dem Werkstudentenprivileg nur rentenversicherungspflichtig – keine Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung –, solange sie in der Vorlesungszeit höchstens 20 Stunden pro Woche arbeiten; in den Semesterferien darf es mehr sein. Pflichtpraktika nach Studienordnung sind sozialversicherungsfrei und ohne Mindestlohn, freiwillige Praktika über drei Monate sind normale Beschäftigungen mit Mindestlohn. Schüler dürfen ab 15 Jahren in den Ferien arbeiten, mit den Grenzen des Jugendarbeitsschutzgesetzes; unter 18 ohne abgeschlossene Ausbildung gilt kein Mindestlohn.
Für Sie heißt das: Die Immatrikulationsbescheinigung gehört jedes Semester in die Lohnakte – ohne sie entfällt das Privileg rückwirkend. Zur Anmeldung: Personalfragebogen.
Seit November 2024 erhält jeder wirtschaftlich Tätige – Unternehmen, Selbständige, Vermieter – eine dauerhafte Wirtschafts-Identifikationsnummer nach dem Muster DE plus neun Ziffern, gestaffelt bis 2026 (§ 139c AO). Sie ergänzt die Steuernummer und die USt-IdNr., ersetzt sie vorerst nicht; wer eine USt-IdNr. hat, bekommt dieselbe Ziffernfolge als W-IdNr. Ein Unterscheidungsmerkmal am Ende (-00001) kennzeichnet einzelne Betriebe. Langfristig soll sie die Steuernummer im Verkehr mit Behörden ablösen.
Für Sie heißt das: Die Nummer kommt ohne Antrag per Brief oder in ELSTER. Ablegen, in die Stammdaten aufnehmen – und weiterhin die Steuernummer auf Rechnungen verwenden, bis das Gesetz etwas anderes sagt. Welche Nummer wofür: Steuernummern.
Stand September 2026. Beträge und Grenzen ändern sich fast jährlich; maßgeblich ist das Gesetz zum jeweiligen Stichtag. Dieses Lexikon erklärt, es berät nicht – Ihren Fall beurteilt Ihre Kanzlei. Fehlt ein Begriff? support@steuerpapiere.de (nur Anregungen, keine Beratung).
