Die Begriffe, die in jedem Gespräch mit der Kanzlei fallen – kurz erklärt, mit dem Satz, der für Sie zählt, und dem Werkzeug, das dazu passt. Keine Paragrafensammlung, sondern das, was man wissen muss, um mitzureden.
Dazu steht hier noch nichts. Schreiben Sie uns den Begriff an support@steuerpapiere.de – wir nehmen ihn auf. Eine Beratung ist das nicht.
Anschaffungen, die länger als ein Jahr genutzt werden, mindern den Gewinn nicht sofort, sondern verteilt über die Nutzungsdauer – das ist die Absetzung für Abnutzung (§ 7 EStG). Die Nutzungsdauer steht in den AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums: ein Büromöbel 13 Jahre, ein Pkw 6 Jahre; Computer, Software und Zubehör dürfen seit 2021 in einem Jahr abgeschrieben werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto werden sofort abgezogen; zwischen 250 € und 1.000 € netto ist alternativ ein Sammelposten über fünf Jahre möglich. Für bewegliche Wirtschaftsgüter, die zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 angeschafft werden, gibt es wieder die degressive Abschreibung mit bis zu 30 % im Jahr.
Für Sie heißt das: Für die Buchhaltung zählt das Lieferdatum, nicht das Zahlungsdatum. Heben Sie die Rechnung auf – sie belegt Anschaffungskosten und Beginn der Abschreibung für Jahre.
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsanweisungen: zehn Jahre. Buchungsbelege – Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Verträge, soweit sie Buchungen belegen: acht Jahre (seit 2025, vorher zehn). Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen: sechs Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Elektronisch empfangene Belege – E-Rechnungen, PDF-Rechnungen, Kontoauszüge aus dem Online-Banking – müssen elektronisch und unveränderbar aufbewahrt werden; ein Ausdruck reicht nicht.
Für Sie heißt das: Ein Beleg aus 2026 muss bis Ende 2034 vorhanden sein. Läuft eine Betriebsprüfung, endet keine Frist vorher. Wie man Dateien richtig aufbewahrt, erklärt der Leitfaden E-Rechnung verstehen, Station 3.
Die Sozialversicherungsbeiträge eines Monats sind am drittletzten Bankarbeitstag dieses Monats fällig (§ 23 Abs. 1 SGB IV) – nicht am Monatsende und nicht mit der Lohnzahlung. Zwei Arbeitstage vorher, um 0 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstags, muss der Beitragsnachweis elektronisch bei jeder Krankenkasse vorliegen. Bankarbeitstage sind Montag bis Freitag ohne gesetzliche Feiertage; der 24. und der 31. Dezember zählen nicht. Steht der Lohn noch nicht fest, wird der Nachweis geschätzt und im Folgemonat berichtigt.
Für Sie heißt das: Am sechstletzten Bankarbeitstag müssen die Löhne abgerechnet sein. Wer eine Kanzlei abrechnen lässt, liefert Stunden und Änderungen entsprechend früher. Alle Termine des Jahres: Steuertermine.
Alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG), mindern den Gewinn – vorausgesetzt, es gibt einen Beleg. Manche sind nur eingeschränkt abziehbar: Bewirtung zu 70 %, Geschenke an Geschäftspartner nur bis 50 € je Person und Jahr, das häusliche Arbeitszimmer nur unter Bedingungen. Gar nicht abziehbar sind Geldbußen, die Gewerbesteuer und private Anteile, etwa am Auto oder am Telefon. Wo sich Privates und Betriebliches mischen, wird geschätzt und aufgeteilt.
Für Sie heißt das: Betriebliches vom Geschäftskonto, Privates vom Privatkonto – das spart bei jeder Prüfung Diskussionen. Und: kein Beleg, keine Betriebsausgabe.
Wer Geschäftspartner bewirtet, darf 70 % der angemessenen Kosten als Betriebsausgabe abziehen, die Vorsteuer aber zu 100 % (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Dafür muss der Beleg mehr enthalten als eine normale Rechnung: Ort, Tag, die Namen aller Teilnehmer einschließlich des Gastgebers, den konkreten Anlass („Besprechung Auftrag Halle 3“, nicht „Geschäftsessen“) und die Höhe einschließlich Trinkgeld. Die Rechnung selbst muss maschinell aus einer elektronischen Kasse stammen und ab 250 € den Namen des Bewirtenden tragen.
Für Sie heißt das: Der Vordruck auf der Rückseite der Gaststättenrechnung ist genau dafür da – vor Ort ausfüllen, Trinkgeld notieren, unterschreiben. Die Bewirtung eigener Mitarbeiter ist zu 100 % abziehbar, gehört aber nicht auf diesen Beleg.
Ein Monat mehr Zeit für jede Umsatzsteuer-Voranmeldung (§§ 46 bis 48 UStDV): Die Voranmeldung für Januar ist dann am 10. März fällig statt am 10. Februar. Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres, fällig bis zum 10. Februar und verrechnet mit der letzten Voranmeldung des Jahres. Vierteljahreszahler bekommen die Verlängerung ohne Sondervorauszahlung. Der Antrag wird einmal elektronisch gestellt und gilt weiter, bis er widerrufen wird.
Für Sie heißt das: Für die Lohnsteuer gibt es keine Dauerfristverlängerung. Wie sich die Termine verschieben, zeigt Steuertermine mit einem Haken.
Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software auslesen kann – in Deutschland XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Eine PDF allein oder ein Scan ist keine E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie im Geschäft mit anderen Unternehmen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Rechnungen an Privatkunden; Kleinunternehmer dürfen weiter gewöhnliche Rechnungen ausstellen.
Für Sie heißt das: Ein E-Mail-Postfach reicht zum Empfangen, aber die Datei muss als Datei aufbewahrt werden. Alles Weitere: Leitfaden E-Rechnung verstehen; erstellen, prüfen und bezahlen im E-Rechnungs-Cockpit.
Fehlt ein Beleg – verloren, nie erhalten, Parkuhr, Trinkgeld –, ersetzt ihn ein selbst geschriebener Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck, Empfänger, dem Grund für das Fehlen und Ihrer Unterschrift. Das Finanzamt erkennt ihn als Betriebsausgabe an, wenn der Vorgang glaubhaft und die Höhe üblich ist. Vorsteuer gibt es aus einem Eigenbeleg nie, denn dafür braucht es eine ordnungsgemäße Rechnung.
Für Sie heißt das: Ausnahme, nicht Regel. Wer bei jedem zehnten Beleg einen Eigenbeleg schreibt, bekommt Fragen – und verliert bei jedem die Vorsteuer.
ELStAM sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale – Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuer, Freibeträge –, die der Arbeitgeber mit Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum beim Bundeszentralamt für Steuern abruft; die Lohnsteuerkarte aus Papier gibt es seit 2013 nicht mehr. Die Steuerklassen I bis VI bestimmen nur, wie viel Lohnsteuer monatlich einbehalten wird; die endgültige Steuer ergibt sich aus der Jahreserklärung. Ehepaare wählen zwischen IV/IV, III/V und IV/IV mit Faktor.
Für Sie heißt das: Ohne Steuer-ID landet eine neue Kraft in Steuerklasse VI mit dem höchsten Abzug. Die ID fragt der Personalfragebogen ab; was je Steuerklasse netto bleibt, zeigt der Brutto-Netto-Rechner.
Zwei verschiedene Dinge. Die Entfernungspauschale gilt für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: je Arbeitstag und Entfernungskilometer – also nur die einfache Strecke – 0,30 €, ab dem 21. Kilometer 0,38 €, unabhängig vom Verkehrsmittel; ab 2026 gilt der Satz von 0,38 € bereits ab dem ersten Kilometer. Die Kilometerpauschale gilt für Dienstreisen: 0,30 € für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer mit dem eigenen Pkw, hin und zurück, ohne Nachweis der Kosten.
Für Sie heißt das: Wer zur Baustelle, zum Kunden oder zur Fortbildung fährt, rechnet eine Dienstreise ab, keinen Arbeitsweg – Reisekostenrechner.
Darf ein Firmenwagen privat genutzt werden, ist das ein geldwerter Vorteil. Pauschal: 1 % des Bruttolistenpreises je Monat, dazu 0,03 % je Entfernungskilometer für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Reine Elektroautos werden nur mit einem Viertel angesetzt (0,25 %), wenn der Listenpreis 70.000 € nicht übersteigt – für Anschaffungen ab dem 1. Juli 2025 gilt die Grenze von 100.000 €; Plug-in-Hybride mit der Hälfte unter Bedingungen. Alternativ ein Fahrtenbuch: lückenlos, zeitnah, unveränderbar, mit Datum, Ziel, Zweck und Kilometerstand jeder Fahrt.
Für Sie heißt das: Ein nachträglich in Excel getipptes Fahrtenbuch wird verworfen – dann gilt rückwirkend die 1-%-Regel. Entweder ein elektronisches Fahrtenbuch oder gar keins. Ob sich der Wagen lohnt und welche Methode passt, zeigt der Firmenwagen-Rechner.
Ein Minijob liegt vor, wenn das regelmäßige Entgelt 603 € im Monat nicht übersteigt (2026; die Grenze folgt dem Mindestlohn und entspricht zehn Wochenstunden). Die beschäftigte Person zahlt keine Steuer und – nach schriftlichem Antrag auf Befreiung – keine Rentenversicherung; der Betrieb zahlt Pauschalabgaben von rund 31 % an die Minijob-Zentrale. Zwischen 603,01 € und 2.000 € liegt der Übergangsbereich (Midijob) mit ermäßigten Arbeitnehmerbeiträgen. Mehrere Minijobs werden zusammengerechnet; neben einer Hauptbeschäftigung ist nur ein Minijob abgabenfrei.
Für Sie heißt das: Ein Minijob mit 603 € kostet den Betrieb rund 790 € (Brutto-Netto-Rechner). Den Befreiungsantrag erzeugt der Personalfragebogen – er wirkt nur unterschrieben.
Bis 50 € je Empfänger und Jahr sind Geschenke an Kunden und Geschäftspartner Betriebsausgabe (seit 2024; vorher 35 €), darüber gar nicht – auch nicht anteilig. Bei Vorsteuerabzug gilt die Grenze netto. Die Geschenke müssen getrennt aufgezeichnet werden, mit Namen des Empfängers. Damit der Beschenkte das Geschenk nicht versteuern muss, kann der Schenker die Steuer pauschal mit 30 % übernehmen (§ 37b EStG) – dann einheitlich für alle Geschenke des Jahres. Streuartikel bis 10 € zählen nicht als Geschenk.
Für Sie heißt das: Präsentkorb 49 €: abziehbar. Präsentkorb 51 €: nichts. Die Grenze gilt für alle Geschenke an dieselbe Person im Jahr zusammen.
Jeder Gewerbebetrieb zahlt Gewerbesteuer an die Gemeinde; Freiberufler und Land- und Forstwirte nicht. Grundlage ist der Gewinn mit Hinzurechnungen und Kürzungen, davon 3,5 % (Steuermesszahl), multipliziert mit dem Hebesatz der Gemeinde (mindestens 200 %, in Städten oft über 400 %). Einzelunternehmen und Personengesellschaften haben einen Freibetrag von 24.500 €; die gezahlte Gewerbesteuer wird bei ihnen weitgehend auf die Einkommensteuer angerechnet (§ 35 EStG). Kapitalgesellschaften zahlen ohne Freibetrag und ohne Anrechnung.
Für Sie heißt das: Für Einzelunternehmer ist die Gewerbesteuer bis zu einem Hebesatz von etwa 400 % fast ein Nullsummenspiel. Vorauszahlungen am 15. Februar, Mai, August und November – Steuertermine.
Kleine Betriebe ermitteln den Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG): Was zufließt und abfließt, zählt – keine Inventur, keine Forderungen, keine Rückstellungen. Bilanzieren müssen im Handelsregister eingetragene Kaufleute und alle Kapitalgesellschaften – und Gewerbetreibende, deren Umsatz 800.000 € oder deren Gewinn 80.000 € im Jahr übersteigt (§ 141 AO, Grenzen seit 2024). Freiberufler dürfen immer die EÜR wählen. Die EÜR wird elektronisch mit der Anlage EÜR übermittelt.
Für Sie heißt das: Der Wechsel zur Bilanz kommt nicht automatisch, sondern nach Mitteilung des Finanzamts – ab dem Jahr danach. Bis dahin lohnt es sich, Bestände und Forderungen wenigstens zu kennen.
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – das Regelwerk des Bundesfinanzministeriums für die digitale Buchführung. Kern: Belege müssen vollständig, richtig, zeitnah (unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen, Kasse täglich), geordnet und unveränderbar erfasst und im Ursprungsformat aufbewahrt werden; jede Änderung muss nachvollziehbar bleiben. Wer digital arbeitet, braucht eine Verfahrensdokumentation: Wie kommt ein Beleg ins System, wer darf was, wie wird archiviert.
Für Sie heißt das: Ein Ordner auf dem Rechner ist kein GoBD-Archiv, denn dort kann jeder Dateien löschen. E-Rechnungen gehören in ein System, das Unveränderbarkeit protokolliert – Leitfaden E-Rechnung verstehen, Station 3.
Das Wort hat zwei Bedeutungen, und die Verwechslung ist teuer. Im Umsatzsteuerrecht ist eine Gutschrift eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt – etwa der Auftraggeber für den Subunternehmer oder der Verlag für den Autor –, nach vorheriger Vereinbarung (§ 14 Abs. 2 UStG). Was im Alltag „Gutschrift“ heißt, die Korrektur einer zu hohen Rechnung, ist umsatzsteuerlich eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur. Trägt eine Korrektur das Wort „Gutschrift“, kann das Finanzamt sie als eigenständige Rechnung lesen – mit unberechtigt ausgewiesener Steuer nach § 14c UStG.
Für Sie heißt das: Korrekturen als „Stornorechnung“ oder „Rechnungskorrektur“ bezeichnen und auf die Ursprungsrechnung verweisen. Das E-Rechnungs-Cockpit erzeugt beides richtig.
Für jeden Tag, an dem Sie überwiegend zu Hause arbeiten und keine erste Tätigkeitsstätte aufsuchen, gibt es 6 €, höchstens 1.260 € im Jahr (210 Tage) – seit 2023 dauerhaft, auch wenn im Betrieb ein Arbeitsplatz zur Verfügung stünde und auch am Küchentisch. Die Pauschale gehört zu den Werbungskosten und wirkt nur, wenn diese den Pauschbetrag von 1.230 € übersteigen. Wer ein echtes häusliches Arbeitszimmer als Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit hat, kann stattdessen die tatsächlichen Kosten oder eine Jahrespauschale von 1.260 € ansetzen.
Für Sie heißt das: Führen Sie eine einfache Liste der Homeoffice-Tage. Der Arbeitgeber muss nichts bescheinigen, das Finanzamt darf aber fragen.
Liefern Sie Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, ist die Lieferung umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 1b, § 6a UStG), wenn der Kunde eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet, die Ware nachweislich in den anderen Staat gelangt und Sie die Lieferung in der Zusammenfassenden Meldung melden – bis zum 25. des Folgemonats oder Folgequartals. Ohne diese Meldung entfällt die Steuerfreiheit. Die USt-IdNr. des Kunden prüfen Sie beim Bundeszentralamt für Steuern (qualifizierte Bestätigung, Nachweis aufbewahren). Der Kunde versteuert den Erwerb in seinem Land.
Für Sie heißt das: Auf die Rechnung gehören Ihre und die USt-IdNr. des Kunden und der Hinweis „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“. Der E-Rechnungsschreiber kennt diesen Fall.
Betriebe mit einem Gewinn bis 200.000 € dürfen für geplante Anschaffungen beweglicher Wirtschaftsgüter schon vorher bis zu 50 % der voraussichtlichen Kosten vom Gewinn abziehen (§ 7g EStG) – die Steuer sinkt, bevor investiert wird. Die Investition muss innerhalb der drei folgenden Jahre erfolgen und das Wirtschaftsgut fast ausschließlich betrieblich genutzt werden; sonst wird der Abzug rückwirkend gestrichen, mit Zinsen. Dazu kommt eine Sonderabschreibung von 40 % in den ersten Jahren nach der Anschaffung.
Für Sie heißt das: Ein Instrument für Betriebe, die wirklich investieren wollen – kein Trick, um Steuern nur zu verschieben. Besprechen Sie geplante Anschaffungen vor dem Jahresende mit Ihrer Kanzlei.
Bei der Soll-Versteuerung – dem Regelfall – entsteht die Umsatzsteuer mit der Leistung: Sie führen sie ab, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat. Bei der Ist-Versteuerung entsteht sie erst, wenn das Geld eingeht (§ 20 UStG). Beantragen dürfen sie Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € (seit 2024), Freiberufler ohne Buchführungspflicht immer. Die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen bleibt in beiden Fällen sofort abziehbar.
Für Sie heißt das: Für Betriebe mit langen Zahlungszielen ein echter Liquiditätsvorteil. Der Antrag ist formlos; die Zustimmung des Finanzamts gilt bis auf Widerruf.
Wer Bargeld einnimmt, muss jede Einnahme einzeln aufzeichnen. Elektronische Kassen brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), müssen jeden Verkauf mit Beleg quittieren (Belegausgabepflicht) und seit 2025 dem Finanzamt über ELSTER gemeldet sein. Eine offene Ladenkasse ist erlaubt, verlangt aber einen täglichen Kassenbericht mit Zählprotokoll. Das Finanzamt darf unangekündigt zur Kassen-Nachschau kommen. Formfehler in der Kasse führen regelmäßig zu Hinzuschätzungen.
Für Sie heißt das: Kassenbuch nie in Excel – Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. Ein tägliches Zählprotokoll mit Unterschrift ist die beste Versicherung gegen Schätzungen.
Rechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben (§ 33 UStDV): Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz. Empfänger, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen. Der Vorsteuerabzug ist trotzdem möglich – die Steuer wird aus dem Bruttobetrag herausgerechnet. Kleinbetragsrechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Für Sie heißt das: Tankquittung, Baumarkt, Büromaterial – fast alles sind Kleinbetragsrechnungen. Ab 250,01 € braucht es die vollständige Rechnung mit Ihrem Namen und Ihrer Anschrift.
Wer im Vorjahr höchstens 25.000 € Umsatz hatte und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet, ist Kleinunternehmer (Grenzen seit 2025): keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen, keine Voranmeldungen, aber auch kein Vorsteuerabzug. Wird die 100.000-€-Grenze im Jahr überschritten, gilt ab diesem Umsatz die Regelbesteuerung. Auf die Rechnung gehört der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Ein Verzicht auf die Regelung bindet fünf Jahre. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, dürfen aber weiter gewöhnliche Rechnungen ausstellen.
Für Sie heißt das: Lohnend, wenn die Kunden Privatpersonen sind. Wer vor allem an Unternehmen liefert und investiert, fährt mit der Regelbesteuerung oft besser – das ist eine Rechnung für die Kanzlei.
Der Arbeitgeber behält die Lohnsteuer seiner Beschäftigten ein und meldet sie elektronisch an: monatlich, wenn die Lohnsteuer des Vorjahres über 5.000 € lag, vierteljährlich zwischen 1.080 € und 5.000 €, sonst jährlich – jeweils bis zum 10. nach Ablauf des Zeitraums, zusammen mit Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Die Zahlung hat bei Überweisung drei Tage Schonfrist. Bis Ende Februar des Folgejahres übermittelt der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigungen an das Finanzamt.
Für Sie heißt das: Auch wenn die Kanzlei abrechnet, ist der Betrieb der Schuldner. Die Termine des Jahres mit Schonfristen: Steuertermine.
13,90 € je Stunde seit dem 1. Januar 2026, 14,60 € ab dem 1. Januar 2027 – für alle Beschäftigten ab 18 Jahren, auch Minijobber, mit wenigen Ausnahmen (Pflichtpraktika, Auszubildende, Langzeitarbeitslose in den ersten sechs Monaten). Für Minijobber und in Branchen mit Schwarzarbeitsrisiko – Bau, Gastronomie, Logistik, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft – müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit innerhalb von sieben Tagen aufgezeichnet sein (§ 17 MiLoG). Verstöße kosten Nachzahlung und Bußgeld.
Für Sie heißt das: Bei einem Minijob mit 603 € sind 2026 höchstens 43 Stunden im Monat drin. Die Aufzeichnung übernimmt der Stundenzettel.
Eine Rechnung über 250 € muss enthalten: vollständigen Namen und Anschrift des Leistenden und des Empfängers, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag, bei Steuerbefreiung den Grund. Fehlt etwas, verliert der Empfänger den Vorsteuerabzug, bis die Rechnung berichtigt ist. Bei Gutschriften, Reverse-Charge und innergemeinschaftlichen Umsätzen kommen Pflichtvermerke hinzu.
Für Sie heißt das: Eingangsrechnungen vor der Zahlung prüfen – die falsche eigene Adresse ist der häufigste Fehler. E-Rechnung öffnen & prüfen und der Schreiber kennen alle Pflichtangaben.
Wer beruflich außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unterwegs ist, darf Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten steuerfrei erstattet bekommen oder als Werbungskosten ansetzen. Verpflegung läuft über Pauschalen: 28 € je vollem Kalendertag, 14 € für An- und Abreisetag und für eintägige Reisen über acht Stunden; gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale um 5,60 € (Frühstück) und 11,20 € (Mittag- oder Abendessen). Nach drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte endet die Verpflegungspauschale. Fahrten mit dem eigenen Pkw 0,30 € je Kilometer, Übernachtung und Nebenkosten nach Beleg.
Für Sie heißt das: Reisen sauber abrechnen, sonst wird aus der steuerfreien Erstattung Arbeitslohn. Der Reisekostenrechner rechnet und erzeugt die Abrechnung als PDF.
Bei bestimmten Leistungen schuldet nicht der Leistende, sondern der Empfänger die Umsatzsteuer: Bauleistungen an Unternehmer, die selbst Bauleistungen erbringen; Gebäudereinigung an Gebäudereiniger; Leistungen ausländischer Unternehmer; Lieferungen von Mobilfunkgeräten, Schrott und Edelmetallen über 5.000 €; Emissionszertifikate. Die Rechnung wird netto ausgestellt mit dem Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Der Empfänger meldet die Steuer an und zieht sie im selben Zug als Vorsteuer ab – ein Nullsummenspiel, wenn alles stimmt.
Für Sie heißt das: Bekommt ein Bauunternehmer vom Subunternehmer eine Rechnung mit 19 %, darf er die Steuer nicht als Vorsteuer ziehen – die Rechnung ist falsch. Der E-Rechnungsschreiber kennt den Fall § 13b.
Waren und Dienstleistungen an Beschäftigte sind Arbeitslohn – mit Ausnahmen. Sachbezüge bis 50 € im Monat bleiben steuer- und beitragsfrei (Freigrenze: ein Cent darüber, und alles ist steuerpflichtig); Gutscheine nur, wenn sie zusätzlich zum Lohn gewährt werden und den Regeln des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes entsprechen. Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen wie Geburtstag oder Hochzeit bis 60 €. Mahlzeiten werden mit amtlichen Sachbezugswerten angesetzt; Jobtickets und Diensträder sind begünstigt.
Für Sie heißt das: Ein 50-€-Gutschein jeden Monat ist beliebt – aber nicht als Gehaltsumwandlung. Was mit dem Lohn verrechnet wird, ist Lohn.
Zwei verschiedene Sanktionen. Der Säumniszuschlag entsteht, wenn eine Steuer zu spät gezahlt wird: 1 % des auf volle 50 € abgerundeten Betrags für jeden angefangenen Monat (§ 240 AO), automatisch, ohne Ermessen. Der Verspätungszuschlag trifft die verspätete Abgabe einer Erklärung oder Anmeldung: Bei Jahreserklärungen 0,25 % der festgesetzten Steuer je angefangenem Monat, mindestens 25 € pro Monat (§ 152 AO); bei Voranmeldungen nach Ermessen. Auch die Sozialversicherung erhebt Säumniszuschläge von 1 % je Monat.
Für Sie heißt das: Die Anmeldung pünktlich abgeben, auch wenn das Geld knapp ist – dann bleibt es beim Säumniszuschlag statt beidem. Termine: Steuertermine.
Wer eine Steuer bis zu drei Tage nach dem Fälligkeitstag überweist, zahlt keinen Säumniszuschlag (§ 240 Abs. 3 AO). Die Schonfrist gilt nur für Überweisungen, nicht für Scheckzahlungen, und nicht für die Sozialversicherung. Sie verschiebt nicht die Abgabefrist der Anmeldung – die muss pünktlich sein. Fällt das Ende der Schonfrist auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verlängert sie sich bis zum nächsten Werktag.
Für Sie heißt das: Ein Sicherheitsnetz, kein zweiter Termin. Wer regelmäßig die Schonfrist nutzt, fällt dem Finanzamt auf. Steuertermine zeigt beide Daten.
In Branchen mit hohem Schwarzarbeitsrisiko – Bau, Gastronomie und Beherbergung, Speditionen und Logistik, Schausteller, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Prostitution, Wach- und Sicherheitsgewerbe – muss der Arbeitgeber jede neue Kraft spätestens bei Arbeitsbeginn bei der Rentenversicherung melden (§ 28a Abs. 4 SGB IV), zusätzlich zur normalen Anmeldung. Die Beschäftigten müssen ihren Ausweis mitführen. Fehlt die Sofortmeldung bei einer Kontrolle des Zolls, drohen Bußgelder bis 25.000 €.
Für Sie heißt das: Die Sofortmeldung braucht nur Name, Versicherungsnummer, Geburtsdatum, Betriebsnummer und Beginn – sie geht auch am Sonntagabend. Der Personalfragebogen liefert die Daten.
Vier Nummern, vier Zwecke. Die Steuernummer vergibt das Finanzamt je Steuerart und Betrieb; sie ändert sich beim Umzug in einen anderen Bezirk und steht auf jeder Rechnung, wenn keine USt-IdNr. genannt wird. Die Steuer-Identifikationsnummer (elf Ziffern) bekommt jeder Mensch einmal fürs Leben; sie gehört in den Personalfragebogen und die Lohnabrechnung. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (DE plus neun Ziffern) beantragt man beim Bundeszentralamt für Steuern; sie ist Pflicht für EU-Geschäfte und ersetzt auf Rechnungen die Steuernummer. Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) wird seit November 2024 stufenweise an alle Unternehmen vergeben und soll die Steuernummer langfristig ablösen.
Für Sie heißt das: Auf Rechnungen lieber die USt-IdNr. als die Steuernummer – sie verrät weniger und ändert sich nicht. Der E-Rechnungsschreiber prüft ihren Aufbau.
Drei Umlagen zahlt der Arbeitgeber allein an die Krankenkassen. U1 erstattet Betrieben mit höchstens 30 Beschäftigten einen Teil der Lohnfortzahlung bei Krankheit (Erstattungssatz wählbar, meist 40 bis 80 %). U2 erstattet allen Betrieben den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld und das Entgelt bei Beschäftigungsverboten vollständig. Die Insolvenzgeldumlage (2026: 0,15 %) sichert die Löhne, falls der Betrieb zahlungsunfähig wird. Die Sätze für U1 und U2 legt jede Krankenkasse selbst fest.
Für Sie heißt das: Erstattungen aus U1 und U2 müssen beantragt werden – die Lohnabrechnung macht das, wenn Krankheit und Mutterschutz gemeldet sind. Was die Umlagen kosten, zeigt der Brutto-Netto-Rechner.
Die Umsatzsteuer, die Sie Ihren Kunden berechnen, gehört dem Finanzamt; die Umsatzsteuer, die Ihnen Lieferanten berechnen, holen Sie sich als Vorsteuer zurück. Die Differenz melden Sie in der Voranmeldung an: monatlich, wenn die Steuer des Vorjahres über 9.000 € lag, vierteljährlich darunter, gar nicht mehr, wenn sie 2.000 € nicht überstieg (Grenzen seit 2025) – bis zum 10. des Folgemonats, mit Dauerfristverlängerung einen Monat später. Die Jahreserklärung fasst alles zusammen und gleicht Abweichungen aus.
Für Sie heißt das: Vorsteuer gibt es nur mit ordnungsgemäßer Rechnung und nur für betriebliche Ausgaben. Die Termine des Jahres: Steuertermine.
Stand September 2026. Beträge und Grenzen ändern sich fast jährlich; maßgeblich ist das Gesetz zum jeweiligen Stichtag. Dieses Lexikon erklärt, es berät nicht – Ihren Fall beurteilt Ihre Kanzlei. Fehlt ein Begriff? support@steuerpapiere.de (nur Anregungen, keine Beratung).
