Leitfaden · DATEV Unternehmen online
Der Pendelordner hat ausgedient.
DATEV Unternehmen online ist der digitale Aktenschrank zwischen Ihrem Betrieb und Ihrem Steuerberater: Rechnungen kommen von allein an, Sie öffnen sie einmal, bezahlen mit einem Haken – und die Kanzlei bucht direkt aus dem Beleg. Kein Sortieren, kein Lochen, kein Weg zur Kanzlei. Ab etwa 15 € im Monat.
Was es bringt
Einmal anfassen statt dreimal.
Heute wird eine Rechnung geöffnet, ausgedruckt, abgeheftet, zur Kanzlei gefahren, dort abgetippt und zurückgebracht. In Unternehmen online wird sie einmal geöffnet – von Ihnen. Alles andere passiert von allein.
Rechnungen kommen von allein
E-Rechnungen landen automatisch im Belegarchiv – geprüft, ausgelesen, archiviert. Was per E-Mail kommt, leiten Sie an Ihre Rechnungsadresse weiter, Quittungen fotografieren Sie mit der App.
Bezahlen mit einem Haken
Betrag, IBAN und Verwendungszweck sind schon ausgelesen. Sie öffnen die Rechnung, setzen den Haken – die Überweisung geht an Ihre Bank. Keine Zahlendreher, kein Abtippen.
Suchen statt blättern
Jede Rechnung ist in Sekunden gefunden – nach Lieferant, Betrag, Datum. Auch die von vor drei Jahren. Ohne Keller, ohne Ordnerrücken.
Rechtssicher ohne Zutun
Unveränderbar, vollständig, über die ganze Aufbewahrungsfrist lesbar – die Anforderungen der GoBD sind eingebaut. Ein E-Mail-Postfach oder ein Ordner auf dem Rechner kann das nicht.
Zahlen, die aktuell sind
Weil die Belege zeitnah da sind, bucht die Kanzlei zeitnah. BWA, Summen- und Saldenliste und Lohnauswertungen liegen in Unternehmen online – für Sie, für die Bank, jederzeit.
Es ist Ihr Bestand
Unternehmen online läuft auf Ihren Namen. Sie geben der Kanzlei Zugriff – nicht umgekehrt. Wechseln Sie einmal den Steuerberater, nehmen Sie alles mit.
So läuft eine Rechnung
Vier Stationen. Eine davon ist Ihre.
Sie kommt an
Als E-Rechnung direkt ins Belegarchiv, als E-Mail über Ihre Rechnungsadresse, als Papier per Foto. Alles landet an einem Ort.
Sie öffnen sie
Neue Rechnungen stehen fett wie ungelesene E-Mails. Öffnen, kurz prüfen, Haken für die Überweisung setzen. Zehn Sekunden.
Die Bank zahlt
Die Überweisung geht mit Ihrer TAN an Ihre Bank – aus dem Beleg heraus, mit den ausgelesenen Daten.
Ihr Steuerberater bucht
Direkt aus dem Beleg, ohne Abtippen, ohne Rückfragen. Die Auswertung liegt wenig später wieder bei Ihnen.
Vorher und nachher
Was sich für Sie ändert.
Bisher: der Pendelordner
- Rechnungen ausdrucken, lochen, abheften, zur Kanzlei bringen
- Die Kanzlei tippt ab, was Sie schon einmal in der Hand hatten
- Rückfragen vier Wochen später: „Fehlt da eine Rechnung?“
- IBAN und Betrag von Hand ins Online-Banking
- Die BWA zeigt das letzte Quartal, nicht den letzten Monat
- Suchen heißt: in den Keller gehen
Künftig: Unternehmen online
- Rechnungen kommen von allein an, Papier wird fotografiert
- Einmal öffnen, Haken setzen – bezahlt
- Die Kanzlei sieht jeden Beleg sofort und bucht daraus
- Kein Abtippen, keine Zahlendreher, keine Rückfragen
- Aktuelle Zahlen, jederzeit abrufbar – auch für die Bank
- Suchen heißt: Lieferanten eintippen
Was es kostet
Weniger, als die meisten denken. DATEV Unternehmen online wird nach Bausteinen abgerechnet; die Kanzlei bestellt und gibt die DATEV-Kosten an Sie weiter.
- Grundpreis 10,50 € für bis zu zehn Nutzer
- Belege online (das Archiv) 3,50 €
- Bank online (Bezahlen aus dem Beleg) 1,30 €
- Mehr Speicher 1 € je Gigabyte, Zusatzmodule wie Auftragswesen next 5 €
Die E-Rechnungsplattform, über die E-Rechnungen ankommen, ist kostenlos. Kaum ein kleiner Betrieb liegt insgesamt über 40 € im Monat. Zum Vergleich: Ein einziger verlorener Vorsteuerabzug, weil eine Rechnung fehlte, kostet mehr als ein Jahr Unternehmen online. Den genauen Betrag für Ihren Betrieb nennt Ihnen Ihre Kanzlei vorab.
So fangen Sie an
Drei Schritte, etwa eine Stunde – verteilt auf ein paar Tage.
Ihrer Kanzlei Bescheid sagen
Sie nennen die Personen, die Zugang bekommen sollen. Die Kanzlei bestellt Unternehmen online und die Zugänge; der Registrierungsbrief kommt per Post.
Leitfaden, Station 1 → SCHRITT 2Anmelden und E-Rechnungsadresse einrichten
SmartLogin-App auf dem Handy, erste Anmeldung, dann die E-Rechnungsplattform – das machen Sie selbst, Schritt für Schritt mit dem Leitfaden und den DATEV-Videos.
Leitfaden, Station 2 und 3 → SCHRITT 3Loslegen – mit dem Handbuch in Reichweite
Belege sichten, Bankkonto anbinden, Kasse führen, Monatsdaten melden: Für jede Aufgabe eine Anleitung, mit Suchfeld. Stichwort eintippen, hinspringen.
Handbuch öffnen →Häufige Einwände
Kurz beantwortet.
Ich bin nicht so der digitale Typ. Schaffe ich das?
Ja. Unternehmen online läuft im Browser, es gibt nichts zu installieren. Der Alltag besteht aus drei Handgriffen: Rechnung öffnen, Haken setzen, Quittung fotografieren. Wer eine E-Mail schreiben und ein Foto machen kann, kann das auch. Für alles Weitere gibt es das Handbuch mit Suchfeld und die Klick-Anleitungen von DATEV.
Meine Kanzlei macht die Buchhaltung doch – warum soll ich etwas tun?
Die Kanzlei bucht weiterhin. Was sich ändert, ist der Weg dorthin: Statt Ordner zu fahren, Belege abzutippen und Fehlendes nachzufragen, arbeitet die Kanzlei direkt mit Ihren Belegen. Ihre Arbeit war nie das Buchen, sondern das Sammeln und Transportieren – und genau das fällt weg.
Ich bekomme noch viele Rechnungen auf Papier.
Die fotografieren Sie mit der App DATEV Upload mobil oder scannen sie – zehn Sekunden je Beleg. Das Papier kommt in eine Kiste pro Jahr, gesucht wird in Unternehmen online. Und: Seit 2025 dürfen Ihnen Lieferanten E-Rechnungen schicken, ab 2027 beziehungsweise 2028 müssen sie es. Fordern Sie sie jetzt konsequent an; die Papierstapel werden von allein kleiner.
Wem gehören die Daten – und was ist bei einem Kanzleiwechsel?
Ihnen. Unternehmen online ist als Ihr Bestand angelegt; Sie räumen der Kanzlei den Zugriff ein. Wechseln Sie den Steuerberater, nehmen Sie den Bestand mit allen Belegen mit und knüpfen ihn an die neue Kanzlei an. Die Aufbewahrungspflicht liegt ohnehin bei Ihrem Unternehmen, nicht beim Steuerberater – und so bleibt sie erfüllt.
Ist das sicher?
Die Daten liegen im DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg, nicht bei einem Konzern, der mit Daten Geld verdient: DATEV ist eine Genossenschaft der Steuerberater. Die Anmeldung läuft mit zwei Faktoren über die SmartLogin-App, Ihr Online-Banking bleibt bei Ihrer Bank und wird nur mit Ihrer TAN angesprochen.
Muss ich meine Rechnungen dann auch mit DATEV schreiben?
Nein. Rechnungseingang und Rechnungsausgang sind zwei getrennte Prozesse. Für den Eingang gibt es zu Unternehmen online kaum eine Alternative; für den Ausgang ist ein branchenspezifisches Rechnungsprogramm fast immer die bessere Lösung. Ihre Ausgangsrechnungen landen am Ende trotzdem im Belegarchiv – automatisch oder per Upload.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Etwa eine Stunde Ihrer Zeit, verteilt auf einige Tage: Personen melden, auf den Registrierungsbrief warten, App registrieren, E-Rechnungsplattform einrichten, Lieferanten informieren. Der Leitfaden E-Rechnung mit DATEV Unternehmen online führt in vier Stationen hindurch.